Nhập file hóa đơn đầu ra (hóa đơn điện tử) trên Sapo Invoice

Màn hình Nhập file hóa đơn mới là tính năng giúp bạn tải hàng loạt dữ liệu hóa đơn lên hệ thống Sapo Invoice một cách nhanh chóng. Tính năng này giúp tối ưu hóa thời gian nhập liệu, giảm thiểu sai sót thủ công và nâng cao hiệu suất quản lý hóa đơn cho doanh nghiệp.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản nhân viên của bạn cần được phân quyền: Quản lý hóa đơn, quản lý xuất/nhập file.

Bước 1: Truy cập chức năng nhập file

Tại menu bên trái màn hình quản trị, bạn chọn Hóa đơn hoặc Hóa đơn từ máy tính tiền (MTT) tùy theo loại hóa đơn cần nhập.
Tại góc trên bên phải màn hình, bạn nhấn chọn nút Nhập file để mở cửa sổ Nhập file danh sách hóa đơn.

Lưu ý:

Hệ thống Sapo Invoice chỉ hỗ trợ nhập loại hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn bán hàng.

Bước 2: Chuẩn bị dữ liệu trước khi nhập file

Tại cửa sổ Nhập file danh sách hóa đơn vừa hiển thị, bạn thực hiện các thao tác sau:

Tại trường Loại file nhập, bạn chọn Hóa đơn mới.
Nếu muốn hệ thống tự động tính toán giá trị các dòng hàng hóa, dịch vụ, bạn tích chọn ô Tự động tính toán giá trị trong các dòng hàng hóa, dịch vụ.
Nhấn chọn Tải file mẫu để tải file Excel tiêu chuẩn về máy tính và nhập dữ liệu theo đúng định dạng.
Chuẩn bị file dữ liệu có định dạng đuôi .xlsx hoặc .xls với dung lượng tối đa không quá 3 MB.

Lưu ý:

Nếu muốn hệ thống tự động tính lại các giá trị (bao gồm: Thành tiền, Thành tiền sau chiết khấu, Tiền thuế, Tổng tiền thanh toán), bạn cần tích chọn tùy chọn Tự động tính toán giá trị trong các dòng hàng hóa, dịch vụ này trước khi nhấn tải file mẫu.

Bước 3: Nhập dữ liệu vào file mẫu

Bạn mở file mẫu Excel đã tải xuống và tiến hành điền thông tin theo đúng cấu trúc quy định:

Thông tin người mua:

Mã khách: Nhập mã khách hàng đã có trên hệ thống Sapo Invoice.
Mã số thuế người mua: Nhập chính xác mã số thuế của đơn vị mua hàng.
Tên đơn vị: Nhập tên của đơn vị mua hàng.
Địa chỉ: Nhập địa chỉ của đơn vị mua hàng.
Người mua hàng: Nhập họ và tên người mua hàng.
Số điện thoại: Nhập số điện thoại của người mua hàng.
Email: Nhập địa chỉ Email của người mua hàng.

Thông tin giao dịch:

Hình thức thanh toán (*): Nhập hình thức thanh toán (Đây là trường bắt buộc).
Tên ngân hàng: Nhập tên ngân hàng giao dịch.
Số tài khoản ngân hàng: Nhập số tài khoản ngân hàng tương ứng.
Loại tiền: Nhập mã loại tiền tệ. Nếu bạn bỏ trống, Sapo sẽ mặc định là VND.
Tỷ giá: Nhập tỷ giá quy đổi tương ứng.

Chiết khấu và Thuế cả hóa đơn:

Chiết khấu cả hóa đơn: Nhập tổng chiết khấu của hóa đơn (Theo giá trị hoặc Theo %). Bạn chỉ cần nhập dữ liệu này tại dòng đầu tiên của hóa đơn tương ứng.
Thuế GTGT cả hóa đơn (%): Nhập mức thuế suất GTGT của hóa đơn (Chỉ cần nhập tại dòng đầu tiên của hóa đơn) bao gồm các giá trị hợp lệ: 0, 5, 8, 10, KCT (Không chịu thuế), KKKNT (Không kê khai nộp thuế).

Thông tin hàng hóa dịch vụ:

Tính chất: Chọn tính chất của dòng dữ liệu bao gồm: Hàng hóa dịch vụ / Chiết khấu thương mại / Khuyến mãi / Ghi chú. Hệ thống mặc định là “Hàng hóa, dịch vụ” nếu bỏ trống.
Mã hàng: Nhập mã của hàng hóa hoặc dịch vụ.
Tên hàng hóa/dịch vụ: Nhập tên chi tiết của hàng hóa/dịch vụ.
ĐVT: Nhập đơn vị tính của hàng hóa.
Số lượng/Đơn giá/Thành tiền: Nhập các giá trị số lượng, đơn giá và thành tiền tương ứng.
Chiết khấu sản phẩm: Nhập mức chiết khấu theo giá trị tiền hoặc theo tỷ lệ phần trăm.
% Tính thuế: Nhập tỷ lệ áp dụng (1, 5, 3, 2) theo quy định tại Nghị quyết 142/2024/QH15.
Thuế GTGT (%): Nhập mức thuế suất tương ứng của sản phẩm.

Lưu ý:

Không được thay đổi tên cột hoặc cấu trúc của file mẫu.
Không thêm mới hoặc xóa bỏ bất kỳ cột dữ liệu nào.
Chỉ nhập dữ liệu vào các ô được quy định.
Các trường thông tin có đánh dấu dấu sao (*) là bắt buộc phải điền.
Hãy lưu file dưới định dạng .xlsx hoặc .xls trước khi thực hiện tải lên hệ thống.
Nếu bạn đã tích chọn Tự động tính toán giá trị trong các dòng hàng hóa, dịch vụ, hệ thống sẽ tự động tính thành tiền, tiền thuế và tổng tiền của từng dòng hàng hóa khi nhập file.

Bước 4: Nhập file hóa đơn lên hệ thống

Sau khi đã hoàn thiện dữ liệu trong file Excel, tại cửa sổ Nhập file danh sách hóa đơn, bạn thực hiện kéo thả file vào khu vực tải lên hoặc nhấn chọn file trực tiếp từ máy tính của bạn.
Nhấn nút Nhập file.
Hệ thống hiển thị bảng điều khoản, bạn tích chọn ô Tôi đã biết và đồng ý chịu hoàn toàn trách nhiệm.
Nhấn Tiếp tục nhập file để hệ thống bắt đầu tiến trình xử lý dữ liệu.

Bước 5: Kiểm tra kết quả nhập file

Sau khi hệ thống Sapo Invoice hoàn tất xử lý, kết quả tiến trình sẽ được gửi trực tiếp đến Email của tài khoản thực hiện với hai trạng thái:

Nhập thành công: Email gửi xác nhận cụ thể số lượng hóa đơn đã được nhập thành công vào hệ thống.
Nhập thất bại: Email hiển thị chi tiết các lỗi của từng dòng hóa đơn bị lỗi. Lúc này, bạn cần chỉnh sửa lại dữ liệu trong file theo thông báo lỗi và thực hiện các bước nhập lại file.

Ngoài ra, bạn có thể theo dõi trạng thái và kết quả trực tiếp tại mục Cấu hình > Quản lý xuất nhập file. Tại đây, Sapo lưu lại toàn bộ lịch sử các lần nhập file, thời gian thực hiện, trạng thái và cho phép bạn tải file kết quả về để kiểm tra lỗi chi tiết.

Mẹo:

Nếu file của bạn chỉ có một vài hóa đơn bị báo lỗi, bạn nên giữ lại các dòng hóa đơn lỗi đó để sửa và nhập lại, đồng thời chủ động loại bỏ những hóa đơn đã báo nhập thành công trước đó nhằm tránh phát sinh dữ liệu trùng lặp trên hệ thống.

Bước 6: Kiểm tra danh sách hóa đơn

Sau khi hệ thống thông báo nhập thành công, bạn quay lại danh sách hóa đơn. Các hóa đơn mới nhập từ file sẽ được hiển thị đầy đủ trong danh sách với trạng thái mặc định ban đầu là Chưa phát hành.

Trợ lý Sapo