Thiết lập cấu hình tự động gửi email hóa đơn cho người mua trên Sapo Invoice

Thiết lập tự động gửi email hóa đơn cho người mua là tính năng trên Sapo Invoice giúp hệ thống tự động gửi bản thể hiện hóa đơn điện tử đến email của người mua ngay sau khi hóa đơn được phát hành thành công. Nhà bán hàng chỉ cần thiết lập cấu hình một lần theo từng mã số thuế trên Sapo Invoice, sau đó tính năng sẽ được áp dụng cho hóa đơn phát hành từ các kênh Sapo Invoice, Sapo FnB, Sapo Omni, Sapo Omni AI và hóa đơn được tạo từ file nhập. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm thao tác gửi email thủ công, hạn chế bỏ sót hóa đơn và thuận tiện theo dõi trạng thái gửi để kịp thời xử lý các hóa đơn chưa được gửi đến người mua.

Các bước thực hiện

Bước 1: Bật tùy chọn cấu hình tự động gửi email

Tại menu bên trái trang quản trị Sapo Invoice, bạn cuộn xuống dưới cùng và nhấp chọn Cấu hình (biểu tượng bánh răng ở góc dưới bên trái).

Tại danh mục menu Cấu hình vừa mở ra, bạn chọn Email gửi hóa đơn. Tại màn hình này, bạn tích chọn ô "Tự động gửi email cho người mua".

Bước 2: Lưu cấu hình tự động gửi email hóa đơn

Sau khi tích chọn, bạn nhấn nút Lưu ở góc dưới bên phải khung cấu hình.

Lọc và kiểm tra trạng thái gửi hóa đơn cho người mua

Để rà soát và kiểm tra hóa đơn đã được gửi cho khách hàng hay chưa, bạn thực hiện theo các cách sau:

Cách 1: Xem trực tiếp trên danh sách

Tại menu bên trái, chọn Hóa đơn đầu ra > Hóa đơn (hoặc Hóa đơn từ máy tính tiền). Tại bảng danh sách, bạn kéo ngang màn hình để xem cột Gửi email:

• Biểu tượng dấu tích xanh: Hóa đơn đã được gửi email thành công.
• Biểu tượng dấu gạch ngang xám: Hóa đơn chưa được gửi email.

Cách 2: Sử dụng bộ lọc nâng cao

Tại màn hình danh sách hóa đơn, nhấp mở Bộ lọc. Chọn tiêu chí Trạng thái gửi hóa đơn > chọn Đã gửi hoặc Chưa gửi, sau đó bấm áp dụng.

Các trường hợp hệ thống không gửi email và cách xử lý

1. Hóa đơn không gửi được do thiếu thông tin / lỗi dữ liệu

2. Các trường hợp hệ thống không kích hoạt gửi tự động