Tra cứu lịch sử truyền nhận chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên Sapo Invoice

Tính năng "Lịch sử truyền nhận" cho phép bạn theo dõi chi tiết quá trình gửi và nhận phản hồi từ Cơ quan Thuế (CQT) đối với từng Chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã phát hành. Điều này giúp bạn xác nhận trạng thái thành công của chứng từ hoặc xử lý kịp thời các chứng từ không hợp lệ, đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn được phân quyền Chứng từ điện tử > Lập chứng từ, Lịch sử truyền nhận.
Xem hướng dẫn phân quyền trên Sapo Invoice tại đây.

1. Giải thích các trạng thái của Chứng từ

Khi tra cứu lịch sử, bạn sẽ gặp các trạng thái phổ biến sau:

Trạng thái	Ý nghĩa
CT hợp lệ	Cơ quan thuế đã tiếp nhận, kiểm tra và xác nhận chứng từ điện tử hợp lệ. Chứng từ có hiệu lực pháp lý, được ghi nhận trên hệ thống CQT.
CT không hợp lệ	CQT đã nhận nhưng từ chối chứng từ do có lỗi về thông tin hoặc nghiệp vụ. Bạn cần xem chi tiết lỗi để lập chứng từ điều chỉnh/thay thế.
Thông điệp không hợp lệ	File chứng từ điện tử gửi lên không đúng chuẩn dữ liệu (XML, định dạng truyền nhận) mà Cơ quan thuế quy định. Người nộp thuế cần kiểm tra và gửi lại chứng từ.
Chờ CQT phản hồi	Chứng từ đã gửi đi thành công nhưng Cơ quan thuế chưa phản hồi kết quả. Trạng thái tạm thời, sau khi xử lý sẽ chuyển sang CQT chấp nhận hoặc CQT không tiếp nhận/không chấp nhận (tùy trường hợp).

2. Xem lịch sử truyền nhận chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN với Cơ quan Thuế

Cách 1: Tra cứu tại màn hình Lịch sử truyền nhận

Đây là phương pháp tra cứu tập trung và đầy đủ nhất.

Bước 1: Truy cập Lịch sử truyền nhận

Từ menu Sapo Invoice, bạn chọn Chứng từ khấu trừ thuế > Lịch sử truyền nhận.

Bước 2: Chọn loại lịch sử cần xem

Tại màn hình lịch sử truyền nhận, bên cạnh tiêu đề Lịch sử truyền nhận: Tờ khai đăng ký bạn nhấn vào mũi tên trỏ xuống.
Trong các lựa chọn hiển thị bạn chọn Chứng từ.

Bước 3: Tìm kiếm và lọc danh sách

Hệ thống sẽ hiển thị danh sách tất cả các chứng từ đã gửi đi. Để tìm kiếm nhanh, bạn có thể:

Sử dụng thanh tìm kiếm: Nhập số chứng từ, mã thông điệp vào ô tìm kiếm.
Sử dụng bộ lọc:
- Trạng thái: Chọn một hoặc nhiều trạng thái (ví dụ: CQT không tiếp nhận) để xem các chứng từ tương ứng.
- Ngày lập: Chọn một khoảng thời gian để giới hạn kết quả tra cứu.

Bước 4: Xem chi tiết nhật ký truyền nhận

Để xem chi tiết quá trình xử lý của một chứng từ, bạn nhấn vào biểu tượng hai mũi tên ngược chiều (⇄) ở cuối dòng chứng từ đó.
Một cửa sổ chi tiết sẽ hiện ra, hiển thị từng bước thời gian và thông điệp phản hồi từ Cơ quan Thuế.

Bước 5: Tải file thông điệp (XML) để kiểm tra lỗi

Trong cửa sổ chi tiết nhật ký, mỗi thông điệp CQT trả về sẽ có biểu tượng tải xuống.
Nếu chứng từ bị từ chối, bạn có thể nhấn vào đây để tải file XML chứa nội dung lỗi chi tiết, từ đó xác định nguyên nhân và cách khắc phục.

Cách 2: Tra cứu nhanh từ màn hình Lập chứng từ

Nếu đang ở màn hình danh sách chứng từ, bạn có thể xem nhanh lịch sử của một chứng từ cụ thể mà không cần chuyển màn hình.
Truy cập Chứng từ khấu trừ thuế > Lập chứng từ.
Tại dòng chứng từ cần theo dõi, nhấn vào biểu tượng ba chấm (...) ở cuối dòng.
Chọn Nhật ký truyền nhận để xem chi tiết quá trình gửi nhận với Cơ quan Thuế.
Xem thêm hướng dẫn chi tiết tại đây.