Tra cứu lịch sử truyền nhận Hóa đơn điện tử trên Sapo Invoice

Sapo Invoice cung cấp tính năng tra cứu lịch sử gửi nhận hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế, giúp bạn dễ dàng theo dõi trạng thái xử lý của các hóa đơn và phản hồi từ cơ quan thuế. Tính năng này giúp kiểm soát dữ liệu, phát hiện nhanh chóng các vấn đề phát sinh và đảm bảo tính chính xác, tuân thủ quy định pháp lý trong quá trình giao dịch thuế.

Trường hợp 1: Hóa đơn có mã/không có mã

Bước 1: Truy cập màn hình Lịch sử truyền nhận dữ liệu hóa đơn

• Từ thanh menu bên trái màn hình quản trị SI > Lịch sử truyền nhận > Hóa đơn > Màn hình hiển thị danh sách lịch sử truyền nhận dữ liệu hóa đơn.

Bước 2: Tìm kiếm và lọc dữ liệu

• Tìm kiếm: Để tìm kiếm nhanh chóng các hóa đơn, bạn có thể sử dụng ô Tìm kiếm theo số hóa đơn, mã thông điệp ở phía trên. Nhập số hóa đơn hoặc mã thông điệp vào ô tìm kiếm để lọc kết quả ngay lập tức.
• Lọc: Hệ thống cũng cung cấp các bộ lọc thời gian để bạn có thể dễ dàng tìm các hóa đơn trong các khoảng thời gian cụ thể. Bạn có thể chọn các mốc thời gian như: Hôm nay, Hôm qua, 7 ngày qua, 30 ngày qua, Tuần trước, Tháng trước, Năm trước, Năm nay.
• Tùy chọn: Bạn tự nhập khoảng thời gian cần lọc. Sau khi chọn xong, nhấn nút Lọc để áp dụng bộ lọc.

Bước 3: Xem danh sách lịch sử truyền nhận

Bảng lịch sử truyền nhận dữ liệu hóa đơn sẽ hiển thị các thông tin sau:

• Ngày hóa đơn: Ngày gửi hóa đơn.
• Ký hiệu: Mã ký hiệu của hóa đơn.
• Số hóa đơn: Mã số duy nhất của hóa đơn.
• Thời gian gửi: Thời điểm chính xác hóa đơn được gửi đi.
• Trạng thái: Tình trạng của hóa đơn (ví dụ: đã cấp mã).

Bước 4: Xem chi tiết lịch sử truyền nhận từng hóa đơn

Từ màn hình lịch sử truyền nhận dữ liệu hóa đơn, nhấn vào biểu tượng mũi tên ở cuối mỗi dòng hóa đơn, màn hình hiển thị lịch sử truyền nhận của hóa đơn đó gồm các thông điệp được sắp xếp theo thứ tự thời gian kể từ lúc Gửi dữ liệu lên CQT.

1. Thông tin hóa đơn

• Số hóa đơn và Ký hiệu: Số hóa đơn (ví dụ: 00000011) và Ký hiệu (ví dụ: 1C26TOO) giúp bạn nhận diện chính xác hóa đơn.
• Ngày và Thời gian gửi: Bạn sẽ thấy ngày giờ chính xác khi thông điệp được gửi hoặc nhận, ví dụ: 23/01/2026 14:28:58.

2. Danh sách các thông điệp phản hồi

• Nội dung thông điệp: Hệ thống sẽ cung cấp các thông điệp phản hồi từ cơ quan thuế hoặc từ hệ thống, bao gồm: Thông điệp thông báo kết quả cấp mã, Thông điệp phản hồi kỹ thuật từ cơ quan thuế, Thông điệp gửi hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế để cấp mã tới CQT.
• Trạng thái của mỗi thông điệp: Đã cấp mã, Đã tiếp nhận thông điệp, Chờ CQT phản hồi, Đã gửi TCTN, CQT tiếp nhận, CQT chấp nhận…
• Mã thông điệp: Mỗi thông điệp có một mã duy nhất giúp bạn theo dõi chi tiết hơn về các phản hồi.

3. Mã lỗi

Nếu thông điệp từ CQT trả về trạng thái màu đỏ (từ chối cấp mã, thông điệp không hợp lệ, hóa đơn không hợp lệ), Mã lỗi và Tên mã lỗi (mô tả lỗi) sẽ được hiển thị trên thông điệp hoặc trong nội dung file XML kèm hướng dẫn xử lý.

4. Tải xuống thông điệp file XML

Để kiểm tra chi tiết hơn nội dung thông điệp, bạn nhấn vào biểu tượng tải xuống (↓) ở cuối mỗi dòng thông điệp, file tải xuống là định dạng XML. Nếu CQT không tiếp nhận và trả về trạng thái lỗi, bạn có thể tìm kiếm (Phím tắt: Ctrl + F) các thẻ sau trong file XML:

• Thẻ Mã lỗi: <MLoi>
• Thẻ Mô tả lỗi: <MTLoi>
• Thẻ Hướng dẫn xử lý: <HDXLy>

Trường hợp 2: Hóa đơn từ máy tính tiền

Bước 1: Truy cập

• Từ thanh menu bên trái màn hình quản trị SI > Lịch sử truyền nhận > Hóa đơn từ máy tính tiền > Màn hình hiển thị danh sách lịch sử truyền nhận dữ liệu hóa đơn từ máy tính tiền.

Bước 2: Tìm kiếm và lọc dữ liệu

• Tương tự như trường hợp 1, bạn sử dụng ô Tìm kiếm và bộ lọc Thời gian để giới hạn danh sách dữ liệu cần tra cứu. Sau khi chọn xong, nhấn nút Lọc để áp dụng.

Bước 3: Xem danh sách lịch sử truyền nhận

Bảng lịch sử truyền nhận dữ liệu hóa đơn từ máy tính tiền sẽ hiển thị:

• Thời gian gửi: Hiển thị ngày và giờ gửi của các hóa đơn.
• Số lượng hóa đơn: Số lượng hóa đơn được gửi trong mỗi lần truyền nhận.
• Trạng thái: Trạng thái của các hóa đơn (ví dụ: HĐ hợp lệ).

Bước 4: Xem chi tiết lịch sử truyền nhận từng hóa đơn

Nhấn vào biểu tượng mũi tên ở cuối mỗi dòng hóa đơn để xem chi tiết quá trình gửi hóa đơn lên cơ quan thuế:

1. Thông tin hóa đơn

• Tiêu đề: "Gửi hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế để cấp mã".
• Số lượng hóa đơn: Hiển thị tổng số hóa đơn đã gửi trong lần truyền nhận này. Bạn có thể nhấn vào Xem danh sách hóa đơn để xem chi tiết từng hóa đơn.

2. Danh sách các thông điệp phản hồi

• Nội dung thông điệp: Thông điệp thông báo mẫu số 01/TB-KTDL, Thông điệp phản hồi kỹ thuật của cơ quan thuế, Thông điệp gửi hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền để cấp mã.
• Trạng thái và Mã thông điệp: Theo dõi tình trạng xử lý và mã định danh của từng thông điệp phản hồi.

3. Mã lỗi

Nếu có lỗi (trạng thái màu đỏ), hệ thống sẽ hiển thị Mã lỗi và Tên mã lỗi để bạn xác định nguyên nhân và thực hiện khắc phục.

4. Tải xuống thông điệp file XML

Nhấn biểu tượng tải xuống (↓) để nhận file XML. Sử dụng Ctrl + F để tìm các thẻ <MLoi>, <MTLoi>, <HDXLy> để xem chi tiết thông tin lỗi và hướng dẫn xử lý từ Cơ quan Thuế.