Xem chi tiết các trường thông tin trên hóa đơn điện tử

Để xem danh sách hóa đơn hoặc tra cứu thông tin chi tiết trên hóa đơn điện tử, tài khoản cần được cấp quyền Quản lý hóa đơn trên hệ thống.

Sau khi được phân quyền, người dùng có thể:

Xem tổng quan các hóa đơn tại màn hình Danh sách hóa đơn (Hóa đơn đầu ra > Hóa đơn hoặc Hóa đơn đầu ra > HĐ từ máy tính tiền).
Theo dõi trạng thái hóa đơn, ngày lập, khách hàng và giá trị hóa đơn.
Truy cập màn hình Chi tiết hóa đơn để xem đầy đủ thông tin của từng hóa đơn.

1. Thông tin chung của hóa đơn

Thông tin chung của hóa đơn là nhóm thông tin dùng để nhận diện hóa đơn điện tử và phục vụ việc tra cứu, đối chiếu trên hệ thống.

Ngày lập hóa đơn

Ngày lập hóa đơn là ngày người bán thực hiện phát hành hóa đơn điện tử cho giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Ngày lập hóa đơn được sử dụng để:

Xác định thời điểm ghi nhận doanh thu.
Xác định kỳ kê khai thuế.
Đối chiếu với chứng từ bán hàng.

Ví dụ: Ngày lập trên hóa đơn là: 25/06/2026 và hóa đơn này cần phải được phát hành gửi dữ liệu lên CQT vào ngày 25/6/2026.

Lưu ý:

Ngày lập hóa đơn cần tuân thủ quy định về thời điểm lập hóa đơn theo quy định của cơ quan thuế.

Mã chứng từ gốc

Mã chứng từ gốc là mã tham chiếu đến đơn hàng hoặc chứng từ bán hàng được tạo trên hệ thống trước khi xuất hóa đơn.

Thông tin này giúp doanh nghiệp:

Đối chiếu hóa đơn với đơn hàng bán hàng trên hệ thống.
Tra cứu nhanh giao dịch phát sinh.
Kiểm tra nguồn gốc dữ liệu khi cần rà soát hoặc xử lý sai sót.

Ví dụ: Mã chứng từ gốc: SAPO13371 cho biết hóa đơn được tạo từ đơn hàng hoặc chứng từ bán hàng mang mã SAPO13371 trên hệ thống Sapo.

Lưu ý:

Mã chứng từ gốc chỉ hiển thị trên các màn hình Tạo hóa đơn, Lưu nháp hóa đơn hoặc Chỉnh sửa hóa đơn.
Khi xem hóa đơn ở chế độ Xem trước hóa đơn hoặc sau khi hóa đơn đã được phát hành lên Cơ quan Thuế, thông tin mã chứng từ gốc sẽ không được hiển thị trên mẫu hóa đơn điện tử.
Đây là thông tin phục vụ công tác quản lý nội bộ của doanh nghiệp và không phải là chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn điện tử theo quy định của cơ quan thuế.
Người dùng có thể sử dụng mã chứng từ gốc để đối chiếu nhanh giữa hóa đơn và đơn hàng tương ứng trên hệ thống Sapo khi cần tra cứu hoặc kiểm tra giao dịch.

Ký hiệu hóa đơn

Ký hiệu hóa đơn là dãy ký tự dùng để nhận diện loại hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng. Thông tin này được quy định theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và được hiển thị trên hóa đơn điện tử.

Ký hiệu hóa đơn giúp xác định:

Hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế.
Năm phát hành hóa đơn.
Loại hóa đơn đang sử dụng.
Mẫu hóa đơn do doanh nghiệp đăng ký.

Ví dụ: Ký hiệu hóa đơn: 1C26MHJ

Trong đó:

1: Hóa đơn giá trị gia tăng.
C: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
26: Hóa đơn được lập trong năm 2026.
M: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
HJ: Ký hiệu do doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thiết lập để phân biệt các mẫu hóa đơn.

Lưu ý:

Ký hiệu hóa đơn được hệ thống tự động tạo theo mẫu đã đăng ký với cơ quan thuế.
Mỗi ký hiệu hóa đơn sẽ có một dải số hóa đơn riêng.
Người dùng không nên tự ý chỉnh sửa ký hiệu hóa đơn sau khi đã đăng ký và phát hành.
Khi tra cứu hoặc đối chiếu hóa đơn, cần kết hợp Ký hiệu hóa đơn và Số hóa đơn để xác định chính xác chứng từ cần tìm.

2. Thông tin người bán

Thông tin người bán là nhóm thông tin thể hiện đơn vị phát hành hóa đơn điện tử. Các thông tin này được lấy từ hồ sơ doanh nghiệp đã đăng ký trên hệ thống và được hiển thị trên hóa đơn theo mẫu hóa đơn doanh nghiệp đang sử dụng.

Lưu ý:

Việc hiển thị hoặc ẩn một số trường thông tin của người bán được cấu hình tại màn hình Tùy chỉnh mẫu hóa đơn.
Người dùng có thể lựa chọn các trường cần hiển thị ở khung tùy chỉnh bên phải trước khi phát hành hóa đơn.

Đơn vị bán hàng

Hiển thị tên doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh phát hành hóa đơn điện tử. Thông tin được lấy từ hồ sơ đăng ký thuế và sẽ xuất hiện trên tất cả các hóa đơn phát hành.

Ví dụ: CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAPO

MST/MSĐVCQHVNS

Hiển thị mã số thuế của đơn vị phát hành hóa đơn do cơ quan thuế cấp. Thông tin này được sử dụng để xác định doanh nghiệp phát hành hóa đơn và hỗ trợ tra cứu hóa đơn trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

Trường hợp đơn vị thuộc đối tượng có quan hệ với ngân sách nhà nước, hệ thống sẽ hiển thị Mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách nhà nước (MSĐVCQHVNS) theo quy định.

Lưu ý:

MSĐVCQHVNS chỉ áp dụng đối với một số đơn vị đặc thù có quan hệ với ngân sách nhà nước. Nếu doanh nghiệp không thuộc đối tượng này, người dùng chỉ cần quan tâm đến thông tin Mã số thuế trên hóa đơn.

Địa chỉ

Hiển thị địa chỉ trụ sở chính hoặc địa điểm kinh doanh theo thông tin đã đăng ký với cơ quan thuế.

Mã cửa hàng

Hiển thị mã định danh của cửa hàng hoặc chi nhánh trên hệ thống Sapo. Thông tin này hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và đối chiếu hóa đơn theo từng điểm bán.

Tên cửa hàng

Hiển thị tên cửa hàng hoặc chi nhánh phát sinh giao dịch. Thông tin này giúp phân biệt hóa đơn được phát hành từ từng cửa hàng trong trường hợp doanh nghiệp quản lý nhiều điểm bán.

Số điện thoại

Hiển thị số điện thoại liên hệ của đơn vị bán hàng.

Số tài khoản ngân hàng

Hiển thị thông tin tài khoản ngân hàng của đơn vị bán hàng để khách hàng thực hiện thanh toán bằng hình thức chuyển khoản.

Thông tin thường bao gồm: Số tài khoản và Tên ngân hàng.

Lưu ý chung:

Các trường thông tin trong mục Thông tin người bán có thể tùy chọn hiển thị hoặc ẩn tại màn hình Tùy chỉnh mẫu hóa đơn.
Người dùng nên kiểm tra thông tin người bán trước khi phát hành hóa đơn để đảm bảo tính chính xác.

3. Thông tin người mua

Thông tin người mua thể hiện các thông tin của khách hàng nhận hóa đơn điện tử. Dữ liệu có thể được lấy từ thông tin khách hàng trên hệ thống Sapo hoặc được nhập trực tiếp khi tạo hóa đơn. Khi chọn khách hàng đã có sẵn trong danh mục, hệ thống sẽ tự động điền các thông tin đã lưu.

Mã số thuế người mua

Hiển thị mã số thuế của người mua. Đối với khách hàng là doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh, đây là thông tin quan trọng để xác định đơn vị mua hàng và phục vụ kê khai thuế.

Lưu ý:

Nên nhập chính xác mã số thuế của khách hàng để tránh sai sót khi phát hành hóa đơn.
Nếu người mua là cá nhân không có mã số thuế thì có thể để trống theo quy định.

Tên đơn vị

Hiển thị tên doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc tổ chức mua hàng. Thông tin này cần trùng khớp với tên đã đăng ký cùng mã số thuế của khách hàng.

Ví dụ: CÔNG TY TNHH ABC

Địa chỉ

Hiển thị địa chỉ của người mua theo thông tin đăng ký thuế hoặc địa chỉ do khách hàng cung cấp.

Người mua hàng

Hiển thị tên người trực tiếp thực hiện giao dịch mua hàng. Trường hợp khách hàng không cung cấp thông tin, hệ thống có thể hiển thị: Khách hàng không cung cấp thông tin.

Số điện thoại

Hiển thị số điện thoại liên hệ của khách hàng.

Email

Hiển thị địa chỉ email của người mua. Thông tin này thường được sử dụng để gửi hóa đơn điện tử sau khi phát hành.

Căn cước công dân (CCCD)

Hiển thị số căn cước công dân của khách hàng cá nhân (nếu có).

Số hộ chiếu

Hiển thị số hộ chiếu của khách hàng là người nước ngoài (nếu có).

Lưu ý chung:

Các trường thông tin trong mục Thông tin người mua có thể tùy chỉnh hiển thị hoặc ẩn tại màn hình Tùy chỉnh mẫu hóa đơn.
Đối với khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức hoặc hộ kinh doanh, nên nhập đầy đủ Mã số thuế, Tên đơn vị và Địa chỉ để đảm bảo thông tin trên hóa đơn chính xác.
Trước khi phát hành hóa đơn, người dùng nên kiểm tra lại các thông tin của người mua để hạn chế sai sót.
Nếu thông tin người mua trống, bạn có thể chọn Người mua không lấy hóa đơn và Tên người mua xuất hiện mặc định trên hóa đơn Sapo Invoice là "Bán cho người tiêu dùng".

4. Thông tin giao dịch

Thông tin giao dịch thể hiện phương thức thanh toán và đơn vị tiền tệ được sử dụng trên hóa đơn.

Hình thức thanh toán

Hiển thị phương thức thanh toán mà người mua sử dụng. Có thể được thể hiện bằng ký hiệu hoặc ghi rõ bằng chữ.

TM: Thanh toán bằng tiền mặt.
CK: Thanh toán bằng chuyển khoản.
TM/CK: Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Loại tiền

Hiển thị đơn vị tiền tệ được sử dụng để lập hóa đơn (thường là VND). Việc sử dụng ngoại tệ phải tuân thủ quy định của pháp luật.

Tỷ giá

Hiển thị tỷ giá quy đổi giữa ngoại tệ và Đồng Việt Nam tại thời điểm lập hóa đơn. Trường này chỉ có ý nghĩa khi hóa đơn được lập bằng ngoại tệ.

Tên ngân hàng

Hiển thị tên ngân hàng của đơn vị bán hàng.

Tài khoản ngân hàng

Hiển thị số tài khoản ngân hàng của đơn vị bán hàng để khách hàng thực hiện thanh toán.

Lưu ý chung:

Các trường thông tin trong mục Thông tin giao dịch có thể tùy chọn hiển thị hoặc ẩn tại màn hình Tùy chỉnh mẫu hóa đơn.
Đối với hóa đơn lập bằng VND, trường Tỷ giá mặc định là 1.
Kiểm tra lại các thông tin giao dịch trước khi phát hành hóa đơn để đảm bảo chính xác.

5. Thông tin hàng hóa, dịch vụ

Thông tin hàng hóa, dịch vụ thể hiện chi tiết các sản phẩm hoặc dịch vụ được bán trên hóa đơn. Đối với mỗi dòng hàng hóa, hệ thống sẽ hiển thị các thông tin sau:

Tên hàng hóa, dịch vụ: Tên sản phẩm hoặc dịch vụ được bán cho khách hàng.
Đơn vị tính: Đơn vị dùng để tính số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ (Ví dụ: Cái, Hộp, Kg, Bình...).
Số lượng: Số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ được bán.
Đơn giá: Giá bán của một đơn vị hàng hóa hoặc dịch vụ.
Chiết khấu: Giá trị chiết khấu áp dụng cho từng dòng hàng hoặc toàn bộ hóa đơn (nếu có).
Thuế suất GTGT: Mức thuế GTGT áp dụng đối với hàng hóa, dịch vụ theo quy định hiện hành.
Thành tiền: Giá trị của từng dòng hàng hóa sau khi hệ thống tính toán dựa trên số lượng, đơn giá và chiết khấu (nếu có).

Hệ thống sẽ tự động tính toán giá trị Thành tiền, Tiền thuế GTGT và Tổng tiền thanh toán dựa trên các thông tin đã nhập. Người dùng cần kiểm tra lại các thông tin của từng dòng hàng để đảm bảo nội dung trên hóa đơn phản ánh đúng giao dịch thực tế trước khi phát hành.

Trợ lý Sapo