Xử lý Hóa đơn không hợp lệ trên phần mềm Sapo Invoice

Trạng thái "Hóa đơn không hợp lệ" trên hệ thống hóa đơn điện tử xuất hiện khi hóa đơn đó vi phạm các quy định về mặt pháp lý hoặc sai lệch cấu trúc dữ liệu theo chuẩn quy định. Để xác định vấn đề gặp phải, người dùng cần xem Lịch sử truyền nhận, tải file kết quả trả về từ cơ quan thuế và phát hành lại hóa đơn điện tử.

Bước 1: Truy cập Lịch sử truyền nhận

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Lịch sử truyền nhận.
• Chọn tiếp Hóa đơn hoặc Hóa đơn máy tính tiền (tùy thuộc vào loại hóa đơn bạn đã phát hành cần xử lý).

Bước 2: Kiểm tra nguyên nhân lỗi từ Cơ quan thuế

• Tại màn hình Lịch sử truyền nhận, bạn lọc trạng thái Hóa đơn không hợp lệ.
• Tại dòng hóa đơn bị lỗi, bạn nhấp vào biểu tượng 2 mũi tên đối chiều ở góc phải màn hình để mở chi tiết lịch sử.
• Nhấp vào biểu tượng Tải xuống tại dòng trạng thái báo hóa đơn không hợp lệ.
• Mở file XML vừa tải về bằng trình duyệt web (Chrome, Cốc Cốc,...) và kiểm tra lý do tại dòng <MTLoi>.

Bước 3: Thực hiện phương án xử lý theo từng trường hợp

Tùy thuộc vào mã lỗi hiển thị tại dòng <MTLoi>, bạn tiến hành khắc phục theo các trường hợp sau:

Trường hợp 1: Lỗi "Chữ ký số chưa được đăng ký"

• Nguyên nhân:
  • Chữ ký số dùng để ký hóa đơn không trùng khớp với chữ ký số trên Tờ khai đăng ký phát hành gần nhất được Cơ quan thuế chấp nhận.
• Cách kiểm tra:
  • Vào menu Đăng ký phát hành > Lập tờ khai, kiểm tra lại Tờ khai gần nhất có trạng thái CQT chấp nhận.
• Cách khắc phục:
  • Nếu có tờ khai từ nhà cung cấp HĐĐT khác: Kiểm tra xem tờ khai đó đã bổ sung chữ ký số hiện tại chưa. Nếu chưa, bạn cần lập lại tờ khai bổ sung chữ ký số.
  • Nếu không có tờ khai từ nhà cung cấp khác: Thực hiện phát hành lại hóa đơn và chọn đúng chữ ký số đã đăng ký trên tờ khai gần nhất.

Trường hợp 2: Lỗi "Hình thức áp dụng hóa đơn không hợp lệ/Sai hình thức áp dụng hóa đơn"

• Nguyên nhân:
  • Mẫu hóa đơn được chọn khi phát hành không đúng với loại hóa đơn đã đăng ký trên Tờ khai.
• Cách kiểm tra:
  • Kiểm tra Tờ khai gần nhất có trạng thái CQT chấp nhận tại Đăng ký phát hành > Lập tờ khai (hoặc Tờ khai 01 nếu dùng đơn vị HĐĐT khác).
• Cách khắc phục:
  • Vào menu Hóa đơn > Hóa đơn máy tính tiền (hoặc Hóa đơn), lọc trạng thái Hóa đơn không hợp lệ và chọn hóa đơn cần xử lý.
  • Nhấp chọn Sao chép hóa đơn, sau đó chọn lại đúng mẫu hóa đơn tương ứng với tờ khai đã đăng ký trên Sapo.
  • Ký số và phát hành lại hóa đơn.

Trường hợp 3: Lỗi "Ngày lập hóa đơn thuộc thời gian ngừng sử dụng hóa đơn"

• Nguyên nhân:
  • Hóa đơn được lập trong thời gian đơn vị đăng ký tạm ngừng sử dụng hóa đơn hoặc đang thuộc diện bị Cơ quan thuế cưỡng chế.
• Cách kiểm tra:
  • Kiểm tra lại thông báo tạm ngừng hoặc Tờ khai gần nhất tại Đăng ký phát hành > Lập tờ khai.
• Cách khắc phục:
  • Nếu do chủ động tạm ngừng: Lập Tờ khai mới gửi Cơ quan thuế để đăng ký sử dụng lại.
  • Nếu do bị cưỡng chế: Liên hệ trực tiếp với Cơ quan thuế quản lý địa phương để giải quyết vướng mắc.