Xuất file bảng kê hóa đơn điện tử trên Sapo Invoice

Xuất file bảng kê hóa đơn điện tử đã sử dụng trên Sapo Invoice phục vụ cho công việc kiểm soát tình hình bán hàng và phục vụ cho lưu trữ, kê khai thuế của hộ kinh doanh/ doanh nghiệp.

Bước 1: Truy cập màn hình Bảng kê

• Từ màn hình chính của phần mềm, trên thanh menu bên trái, bạn chọn: Báo cáo > Bảng kê.
• Hệ thống sẽ hiển thị màn hình quản lý Bảng kê hóa đơn đã sử dụng.

Bước 2: Thiết lập điều kiện lọc dữ liệu

Trước khi xuất báo cáo, bạn có thể thiết lập các điều kiện lọc tại thanh công cụ phía trên bên phải màn hình để hệ thống chỉ lấy những hóa đơn phù hợp với nhu cầu tra cứu. Các tiêu chí lọc bao gồm:

• Ngày hóa đơn: Chọn khoảng thời gian cần xuất bảng kê dữ liệu hóa đơn.
• Ký hiệu: Lọc theo ký hiệu của mẫu hóa đơn cần thống kê.
• Bộ lọc khác: Nhấp vào nút này để mở rộng thêm các tiêu chí lọc chuyên sâu, bao gồm:
  • Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn hợp lệ, hóa đơn không hợp lệ.
  • Trạng thái phát hành: Lọc theo trạng thái hóa đơn như Đã phát hành, Chưa phát hành, Đã cấp mã, Mới, Thay thế, Điều chỉnh....

Bước 3: Xuất báo cáo và tải file

Sau khi hoàn tất việc thiết lập các điều kiện lọc, bạn nhấn nút Xuất báo cáo ở góc trên bên phải màn hình để gửi yêu cầu xuất file đến hệ thống.

Khi hệ thống xử lý hoàn tất, file bảng kê (định dạng .xlsx) sẽ được tự động gửi đến địa chỉ email nhận thông báo của tài khoản.

Nếu muốn thay đổi địa chỉ email nhận file báo cáo khi hệ thống xuất xong, bạn thực hiện theo các bước sau:

1. Nhấn vào biểu tượng tài khoản cá nhân ở góc trên bên phải màn hình.
2. Chọn mục Tài khoản của tôi.
3. Tiến hành cập nhật địa chỉ email mới.
4. Nhấn Lưu để hoàn tất thay đổi.

Ngoài ra, bạn có thể tải file trực tiếp trên phần mềm bằng cách:

1. Vào thanh menu góc dưới bên trái, chọn Cấu hình > Quản lý xuất/nhập file.
2. Tại danh sách hiện ra, tìm đúng file báo cáo vừa xuất (Ví dụ: Bang_ke_hoa_don_da_su_dung.xlsx).
3. Tại cột Thao tác, nhấn nút Tải xuống để lưu file về máy tính.

Bước 4: Xem file bảng kê đã xuất

Khi xuất thành công file Bang_ke_hoa_don_da_su_dung.xlsx, dữ liệu trong file sẽ bao gồm các cột thông tin chi tiết sau đây:

1. Nhóm thông tin định danh và thời gian hóa đơn

• STT: Số thứ tự của dòng hóa đơn trong danh sách bảng kê.
• Ký hiệu: Ký hiệu của mẫu hóa đơn điện tử (ví dụ: 2C26MKZ, 1C26TVV) phục vụ cho việc quản lý mẫu và phân loại hóa đơn.
• Ngày hóa đơn: Ngày chính thức phát hành hóa đơn hiển thị trên hệ thống.
• Số hóa đơn: Dãy số định danh duy nhất của hóa đơn trong ký hiệu mẫu đó.
• Mã chứng từ gốc: Mã tham chiếu đến chứng từ bán hàng hoặc đơn hàng ban đầu trên hệ thống Sapo tạo ra hóa đơn này.
• Mã của CQT: Mã cơ quan thuế cấp cho hóa đơn điện tử (đối với hóa đơn có mã của Cơ quan Thuế).
• Mã tra cứu: Mã dùng để người mua hàng hoặc doanh nghiệp tra cứu thông tin hóa đơn trực tuyến trên cổng thông tin.

2. Nhóm thông tin khách hàng (Người mua)

• Mã khách hàng: Mã định danh của khách hàng trên hệ thống.
• Mã số thuế: Mã số thuế của đơn vị/doanh nghiệp mua hàng (nếu có).
• Địa chỉ: Địa chỉ đăng ký kinh doanh hoặc địa chỉ nhận hóa đơn của người mua.
• Tên đơn vị: Tên công ty/doanh nghiệp mua hàng (đối với khách hàng doanh nghiệp).
• Người mua hàng: Tên cá nhân người mua hàng (hệ thống sẽ hiển thị mặc định là "Người mua không lấy hóa đơn", "Người mua không cung cấp thông tin" hoặc "Bán cho người tiêu dùng" nếu khách lẻ không lấy hóa đơn).
• Email: Địa chỉ email của người mua dùng để nhận hóa đơn điện tử.
• Số điện thoại: Số điện thoại liên hệ của người mua hàng.
• CCCD: Số Căn cước công dân của người mua hàng (nếu có).
• MSĐVCQHVNS: Mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách (áp dụng đối với các đơn vị cơ quan nhà nước, hành chính sự nghiệp).

3. Nhóm thông tin giá trị và tài chính

• Loại tiền: Loại tiền tệ sử dụng trong hóa đơn (ví dụ: VND, USD).
• Tỷ giá: Tỷ giá quy đổi tại thời điểm lập hóa đơn (bằng 1 nếu là VND).
• Hình thức TT: Hình thức thanh toán được áp dụng (ví dụ: TM/CK - Tiền mặt/Chuyển khoản, Tiền mặt, Sapo Money).
• Tổng tiền hàng: Giá trị tổng của các mặt hàng trước khi trừ chiết khấu và thuế.
• Tiền chiết khấu: Số tiền được giảm giá, chiết khấu trực tiếp trên hóa đơn cho khách hàng (nếu có).
• Tổng tiền trước thuế: Tổng giá trị hàng hóa/dịch vụ sau khi đã trừ chiết khấu nhưng chưa tính thuế GTGT.
• Tiền thuế GTGT: Tổng số tiền thuế giá trị gia tăng cấu thành trên hóa đơn.
• Tổng tiền thuế GTGT được giảm: Số tiền thuế được miễn giảm theo các chính sách hỗ trợ thuế của nhà nước (nếu có).
• Tổng tiền: Tổng số tiền cuối cùng người mua phải thanh toán (đã bao gồm thuế và trừ chiết khấu/giảm thuế).

4. Nhóm thông tin trạng thái và ràng buộc

• Trạng thái HĐ: Trạng thái hiện tại của hóa đơn trên hệ thống (ví dụ: Mới, Thay thế, Điều chỉnh, Đã bị thay thế, Đã bị điều chỉnh).
• Trạng thái phát hành: Tình trạng xử lý với Cơ quan Thuế (ví dụ: Hóa đơn hợp lệ, Đã cấp mã).
• Ký hiệu hóa đơn gốc / Ngày hóa đơn gốc / Số hóa đơn gốc: Các thông tin này chỉ hiển thị dữ liệu khi hóa đơn hiện tại là hóa đơn Thay thế hoặc Điều chỉnh cho một hóa đơn gốc trước đó.