Xuất file hóa đơn đầu vào trên phần mềm Sapo Invoice

Màn hình Danh sách hóa đơn đầu vào là nơi lưu trữ và quản lý toàn bộ hóa đơn mua vào của doanh nghiệp, giúp bạn nhanh chóng theo dõi, kiểm tra và xuất dữ liệu hóa đơn ra file Excel phục vụ cho công tác báo cáo, kê khai thuế hoặc lưu trữ nội bộ một cách tiện lợi và chính xác.

Bước 1: Truy cập danh sách Hóa đơn đầu vào

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn mục Hóa đơn đầu vào.
• Hệ thống sẽ hiển thị màn hình Danh sách hóa đơn đầu vào. Tại đây, bạn có thể xem danh sách tất cả hóa đơn hoặc hóa đơn từ CQT, tìm kiếm theo số hóa đơn, tên, mã số thuế, ký hiệu hoặc sử dụng các bộ lọc (Ngày hóa đơn, Nguồn hóa đơn, Bộ lọc khác) để giới hạn dữ liệu cần xuất.

Bước 2: Kích hoạt tính năng Xuất file

• Tại góc trên bên phải màn hình Danh sách hóa đơn đầu vào, bạn nhấp chọn nút Xuất file (nút bấm có biểu tượng mũi tên tải lên).
• Hệ thống sẽ hiển thị một cửa sổ pop-up (hộp thoại) có tên là Xuất file hóa đơn đầu vào.

Bước 3: Lựa chọn loại file và Tùy chọn dữ liệu xuất

Tại cửa sổ Xuất file hóa đơn đầu vào, bạn tiến hành cấu hình các thông tin sau:

• Lựa chọn hình thức xuất: Tùy theo nhu cầu, bạn tích chọn một trong hai định dạng:
  • File tổng hợp: Xuất file danh sách tổng quan các hóa đơn đầu vào (mặc định được chọn).
  • File chi tiết: Xuất file danh sách chi tiết theo từng mặt hàng, dịch vụ có trong hóa đơn.
• Cấu hình cột hiển thị: Nhấp chọn dòng chữ màu xanh Tùy chọn dữ liệu xuất để mở hộp thoại Điều chỉnh cột xuất dữ liệu. Tại đây, bạn có thể:
  • Tích chọn hoặc bỏ tích các trường thông tin trong danh sách Thêm cột hiển thị ở khung bên trái (STT, Ký hiệu, Ngày hóa đơn, Số hóa đơn, Nguồn hóa đơn, Mã của CQT, Tên đơn vị bán hàng, MST bên bán, Địa chỉ người bán, Số điện thoại người bán, Email người bán, Loại tiền, Tỷ giá, Hình thức thanh toán, Thành tiền, Tiền chiết khấu, Tổng tiền trước thuế, Tổng tiền thuế GTGT, Tổng tiền, Trạng thái hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn gốc, Ngày hóa đơn gốc, Số hóa đơn gốc).
  • Xem lại danh sách các cột sẽ xuất tại khung Cột hiển thị ở bên phải. Bạn có thể nhấn vào biểu tượng dấu X cạnh tên cột nếu muốn xóa nhanh cột đó.
  • Nhấn Lưu để áp dụng thay đổi, hoặc nhấn Quay về mặc định / Hủy để giữ nguyên cấu hình ban đầu.

Bước 4: Hoàn tất xuất file

• Sau khi thiết lập xong các tùy chọn, bạn nhấn nút Xuất file ở góc dưới bên phải cửa sổ.
• Hệ thống sẽ xử lý và tải xuống máy tính của bạn một file Excel dữ liệu (Bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào) chứa đầy đủ thông tin theo đúng các tiêu chí và cột hiển thị bạn đã thiết lập.