Cấu hình định dạng số thập phân trên Sapo Invoice

Bài viết này hướng dẫn bạn cách thiết lập định dạng số thập phân cho các trường dữ liệu như đơn giá, số lượng, thành tiền... trên hóa đơn. Giúp đảm bảo độ chính xác khi tính toán, phù hợp với đặc thù ngành nghề, tuân thủ quy định pháp luật, đồng thời thống nhất số liệu trên hóa đơn và hệ thống kế toán.

1. Các bước cấu hình định dạng số thập phân trên Sapo Invoice

Bước 1: Truy cập màn hình cấu hình

• Tại menu chức năng bên trái trang quản trị Sapo Invoice, bạn nhấp vào mục Cấu hình (biểu tượng bánh răng).
• Trong màn Cấu hình, trên menu con vừa xuất hiện, bạn chọn Số thập phân.

Bước 2: Điều chỉnh định dạng số thập phân

• Tại màn hình Cấu hình số thập phân, hệ thống cho phép bạn tùy chỉnh số chữ số thập phân hiển thị sau dấu phẩy cho từng trường thông tin trên hóa đơn.
• Nhập số chữ số thập phân mong muốn vào các ô tương ứng. Bạn có thể nhập một số nguyên từ 0 đến tối đa là 6.
• Ví dụ: Để làm tròn và không hiển thị số lẻ cho tổng tiền, tại trường Thành tiền, bạn nhập số 0. Khi đó, hóa đơn sẽ hiển thị là 150,000đ thay vì 150,000.50đ.
• Các trường bạn có thể cấu hình bao gồm: Số lượng, Đơn giá, Tiền thuế GTGT, Thành tiền, Tiền chiết khấu, Tỷ lệ chiết khấu…

Bước 3: Lưu cấu hình

• Sau khi đã điều chỉnh các thông số theo ý muốn, bạn nhấn nút Lưu ở góc trên hoặc dưới cùng bên phải để hệ thống áp dụng thay đổi.

2. Lưu ý quan trọng và Khuyến nghị cấu hình

2.1. Nguyên tắc áp dụng

• Cấu hình số thập phân sẽ được áp dụng và hiển thị trên các hoá đơn được tạo SAU thời điểm bạn thiết lập. Các hóa đơn đã phát hành trước đó sẽ không thay đổi.

2.2. Tính năng "Quay về thiết lập mặc định"

• Thiết lập mặc định là cấu hình do Sapo đề xuất, được tối ưu cho phần lớn các mô hình kinh doanh phổ thông tại Việt Nam.
• Thông thường, các thiết lập này sẽ đảm bảo các giá trị liên quan đến tổng tiền thanh toán được làm tròn về 0 (không có số lẻ), trong khi các giá trị như đơn giá hoặc số lượng có thể giữ lại một vài số thập phân để đảm bảo tính chính xác trong quá trình tính toán.

2.3. Khuyến nghị cấu hình theo mô hình kinh doanh

Việc cấu hình số thập phân hoàn toàn phụ thuộc vào đặc thù hàng hóa và quy trình của nhà bán hàng. Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo khuyến nghị sau:

2.3.1. Đối với doanh nghiệp bán lẻ (quần áo, mỹ phẩm, hàng tiêu dùng...):

Hàng hóa thường được bán theo đơn vị chẵn (cái, chiếc, hộp).

• Số lượng: Nên đặt là 0.
• Đơn giá, Thành tiền: Nên đặt là 0 để hóa đơn luôn chẵn, chuyên nghiệp và dễ đối soát.
• Tiền thuế GTGT: có thể hiển thị 2 chữ số thập phân để giảm tối đa việc làm tròn số dẫn đến tính toán bị lệch

2.3.2. Đối với doanh nghiệp bán hàng theo đơn vị đo lường (thực phẩm theo kg, vải theo mét...):

• Số lượng: Có thể có thể hiển thị 2 chữ số thập phân để tránh sai số khi bán theo đơn vị nhỏ (ví dụ: 1.50kg, 2.25m).
• Đơn giá: Có thể giữ 1 hoặc 2 số thập phân nếu đơn giá bị lẻ.
• Tiền thuế GTGT: có thể hiển thị 2 chữ số thập phân để giảm tối đa việc làm tròn số dẫn đến tính toán bị lệch
• Thành tiền, Thành tiền sau thuế (các trường tổng tiền cuối cùng): Luôn khuyến nghị đặt là 0. Theo quy định kế toán Việt Nam, tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn phải là số nguyên.

3. Lưu ý khi tạo hóa đơn từ Sapo Omni/ OmniAI/ FnB

Đây là một lưu ý rất quan trọng để tránh sai lệch dữ liệu giữa đơn hàng và hóa đơn.

• Vấn đề: Các phần mềm quản lý bán hàng thường không hỗ trợ số thập phân cho các giá trị tiền tệ trên đơn hàng. Khi bạn đẩy một đơn hàng từ các nền tảng này sang Sapo Invoice để xuất hóa đơn, có thể xảy ra tình trạng lệch tiền.
• Nguyên nhân: Đơn hàng trênSapo Omni/ OmniAI/ FnB có giá trị là số nguyên (ví dụ: 100,500đ). Nhưng Sapo Invoice, với cấu hình số thập phân của bạn, lại thực hiện làm tròn theo quy tắc riêng (ví dụ: làm tròn Đơn giá trước rồi mới nhân Số lượng), dẫn đến Thành tiền trên hóa đơn bị lệch vài đồng so với đơn hàng gốc.
• Giải pháp xử lý: Để đảm bảo dữ liệu khớp 100%, chúng tôi đặc biệt khuyến nghị khi bạn xuất hóa đơn từ Sapo Omni/ OmniAI/ FnB, hãy thiết lập tất cả các trường liên quan đến tiền tệ trong "Cấu hình số thập phân" của Sapo Invoice phù hợp