Nhập file Hóa đơn thay thế trên Sapo Invoice

Nhập file Hóa đơn thay thế trên Sapo Invoice là tính năng giúp bạn xử lý nhanh và đồng loạt các hóa đơn có sai sót. Thay vì phải thao tác thủ công từng hóa đơn, bạn có thể chuẩn bị dữ liệu theo file mẫu và nhập lên hệ thống để tạo hóa đơn thay thế hàng loạt. Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót nhập liệu và đảm bảo thông tin hóa đơn được cập nhật chính xác, thuận tiện cho quản lý và đối chiếu với Cơ quan Thuế.

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu để nhập file

• Tại Menu chức năng bên trái trang quản trị Sapo Invoice, bạn nhấn chọn Báo cáo > Bảng kê chi tiết, màn hình hiển thị Bảng kê chi tiết hóa đơn đã sử dụng.
• Tiếp theo, bạn sử dụng bộ lọc để lọc các hóa đơn cần thay thế và chọn Xuất báo cáo để xuất dữ liệu bảng kê.
• Từ file bảng kê xuất ra, người dùng sao chép các thông tin cần thiết (ký hiệu, số hóa đơn, hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, thuế, tổng tiền…) để nhập vào file mẫu hóa đơn thay thế.

Bước 2: Truy cập màn hình Nhập file danh sách Hóa đơn

• Tại Menu chức năng bên trái trang quản trị Sapo Invoice, bạn nhấn chọn Hóa đơn đầu ra > Chọn Hóa đơn hoặc Hóa đơn từ máy tính tiền.
• Tại màn hình Danh sách Hóa đơn hoặc Danh sách Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, bạn nhấn nút Nhập file (Góc phải màn hình cạnh nút Thêm mới).

Bước 3: Tải file dữ liệu mẫu

• Tại màn hình Nhập file danh sách Hóa đơn, bạn nhấn chọn Hóa đơn thay thế 
  
• Chọn dòng văn bản có gắn link (textlink) “Tải file dữ liệu mẫu”, hệ thống tiến hành tải file mẫu về máy.

Bước 4: Nhập liệu trong file mẫu

Bạn mở file mẫu vừa tải và thực hiện nhập liệu như sau:

1. Cách nhập dữ liệu:

Mỗi hóa đơn được xác định theo cặp Ký hiệu hóa đơn gốc – Số hóa đơn gốc. Với hóa đơn có nhiều dòng hàng hóa/dịch vụ, có thể nhập liệu như sau:

• Cách 1: Nhập đầy đủ thông tin cho từng dòng hàng hóa, dịch vụ.
• Cách 2: Nhập thông tin chung của hóa đơn (các trường màu xanh lá như: ký hiệu hóa đơn gốc, số hóa đơn gốc, thông tin người mua, thông tin giao dịch) tại dòng đầu tiên; không cần lặp lại cho từng dòng hàng hóa/dịch vụ, các dòng hàng hóa/dịch vụ (các trường màu vàng) bên dưới vẫn nhập đầy đủ thông tin.

2. Nhập thông tin theo hướng dẫn trong file mẫu:

Căn cứ vào ghi chú/hướng dẫn có sẵn trong file mẫu, bạn thực hiện nhập thông tin như sau:

2.1. Thông tin hóa đơn gốc:

• Ký hiệu hóa đơn gốc (*): Nhập ký hiệu hóa đơn gốc (Trạng thái hóa đơn: HĐ mới/ HĐ bị thay thế) đã có trên Sapo Invoice.
• Số hóa đơn gốc (*): Nhập ký hiệu hóa đơn gốc (Trạng thái hóa đơn: HĐ mới/ HĐ bị thay thế) đã có trên Sapo Invoice.

2.2. Lý do thay thế:

Nhập lý do điều chỉnh hóa đơn.

2.3. Ký hiệu (*):

Nhập ký hiệu hóa đơn đã có trên Sapo Invoice.

2.4. Mã chứng từ gốc:

Nhập mã chứng từ gốc của hóa đơn.

2.5. Thông tin người mua:

• Mã khách: Nhập mã khách hàng có trên Sapo Invoice.
• Mã số thuế người mua: Nhập mã số thuế đơn vị mua hàng.
• Tên đơn vị: Nhập tên đơn vị mua hàng.
• Địa chỉ: Nhập địa chỉ đơn vị mua hàng.
• Người mua hàng: Nhập tên người mua hàng.
• Số điện thoại: Nhập số điện thoại người mua hàng.
• Email: Nhập Email người mua hàng.

2.6. Thông tin giao dịch:

• Hình thức thanh toán (*): Nhập hình thức thanh toán.
• Tên ngân hàng: Nhập tên ngân hàng.
• Số tài khoản ngân hàng: Nhập số tài khoản ngân hàng.
• Loại tiền: Nhập mã loại tiền. Nếu để trống, hệ thống mặc định VND.
• Tỷ giá: Nhập tỷ giá.

2.7. Chiết khấu cả hóa đơn:

Nhập tổng chiết khấu của hóa đơn (Theo giá trị hoặc Theo %), chỉ cần nhập dữ liệu tại dòng đầu tiên của hóa đơn tương ứng.

2.8. Thuế GTGT cả hóa đơn (%):

Nhập thuế suất GTGT của hóa đơn (Chỉ cần nhập dữ liệu tại dòng đầu tiên của hóa đơn): 0, 5, 8, 10, KCT (Không chịu thuế), KKKNT (Không kê khai nộp thuế).

2.9. Thông tin hàng hóa, dịch vụ

• Tính chất: Chọn tính chất (Hàng hóa dịch vụ/ Chiết khấu thương mại/ Khuyến mãi/ Ghi chú). Mặc định là “Hàng hóa, dịch vụ”.
• Mã hàng: Nhập mã hàng hóa, dịch vụ.
• Tên hàng hóa/dịch vụ: Nhập tên hàng hóa/ dịch vụ.
• ĐVT: Nhập đơn vị tính.
• Số lượng/Đơn giá/Thành tiền: Nhập các giá trị tương ứng.
• Chiết khấu sản phẩm (Theo giá trị; Theo %): Nhập chiết khấu trên một đơn vị sản phẩm:
  • Theo giá trị: Nhập số tiền chiết khấu. (Hỗ trợ tối đa 11 chữ số và 2 chữ số sau dấu chấm).
  • Theo phần trăm: Nhập phần trăm chiết khấu.
    
• % Tính thuế: Nhập tỷ lệ (1, 5, 3, 2) theo nghị quyết 142/2024/QH15.
• Thuế GTGT (%): Nhập mức thuế suất tương ứng.
  • Nhập 0: 0%
  • Nhập 5: 5%
  • Nhập 8: 8%
  • Nhập 10: 10%
  • Nhập KCT: Không chịu thuế GTGT
  • Nhập KKKNT: Không kê khai nộp thuế GTGT
  • Trường hợp khác, vui lòng nhập giá trị. Ví dụ: Nhập 3.6 tương ứng thuế GTGT 3.6%.
• Thành tiền đã trừ chiết khấu: Nhập thành tiền đã trừ chiết khấu
• Tiền thuế GTGT được giảm: Nhập tiền thuế GTGT được giảm với hóa đơn bán hàng áp dụng giảm thuế theo Nghị quyết 204/2015/QH15.
  
• Tiền thuế GTGT: Nhập tiền thuế GTGT.
• Tổng tiền: Nhập thành tiền sau thuế (Tổng tiền trong file Excel tương ứng là Thành tiền sau thuế của mỗi dòng hàng hóa dịch vụ khi tạo hóa đơn trên phần mềm Sapo Invoice).
  

Bước 5: Nhập file hóa đơn thay thế

• Tại màn hình Nhập file danh sách hóa đơn, bạn nhấp vào khu vực tải file để chọn file hoặc kéo thả file trực tiếp.
  
• Sau khi tải lên, nhấn Nhập file.
• Tích chọn “Tôi đã biết và đồng ý chịu hoàn toàn trách nhiệm” rồi nhấn Tiếp tục nhập file.

Bước 6: Kiểm tra Email

Hệ thống sẽ gửi email thông báo kết quả:

• Thành công: Email xác nhận kết quả nhập file thành công.
• Thất bại: Email hiển thị chi tiết các lỗi. Người dùng sửa lại file và nhập lại.

Bước 7: Kiểm tra lại danh sách hóa đơn

Sau khi nhập thành công, hóa đơn sẽ ở trạng thái:

• Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn thay thế.
• Phát hành: Chưa phát hành.

Bạn kiểm tra lại thông tin rồi chọn Phát hành từng hóa đơn hoặc hàng loạt.