Xử lý các tình huống hóa đơn điện tử sai sót trên phần mềm Sapo

Trong thực tế, sau khi phát hành hóa đơn điện tử, người mua có thể hoàn trả, đổi hàng hoặc hủy đơn hàng. Tính năng Xử lý hóa đơn sai sót trên phần mềm Sapo giúp bạn nhanh chóng điều chỉnh, thay thế hoặc gửi thông báo sai sót đến Cơ quan Thuế đúng quy định, đảm bảo tính chính xác cho hoạt động kế toán của cửa hàng.

1. Sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng mã số thuế đúng

• Thao tác xử lý: Thực hiện Lập Thông báo hóa đơn sai sót gửi lên Cơ quan Thuế.
  • Tại giao diện Sapo Invoice, trên thanh menu chính, bạn chọn Xử lý hóa đơn > chọn Thông báo HĐ sai sót.
  • Trên màn hình Thông báo thông tin hóa đơn sai sót, bạn nhấn nút + Lập thông báo sai sót.
  • Bạn chọn Thêm hóa đơn để chọn hóa đơn sai sót cần xử lý.
    
  • Điền thông tin, ký số và gửi thông báo lên Cơ quan thuế.
• Hướng dẫn chi tiết: Xem Hướng dẫn tại đây.

2. Thay đổi thông tin mã số thuế người mua

Áp dụng cho các trường hợp sai thông tin mã số thuế của người mua hoặc thay đổi từ người mua không lấy hóa đơn sang người mua có mã số thuế.

• Thao tác xử lý: Thực hiện lập hóa đơn thay thế.
  • Tại giao diện Sapo Invoice, trên thanh menu chính, bạn chọn Xử lý hóa đơn > chọn Thay thế hóa đơn.
    

  • Trên màn hình Thay thế hóa đơn, bạn có thể tìm kiếm hóa đơn gốc dựa trên các tiêu chí như: Số hóa đơn, Tên, Mã số thuế người mua trên thanh tìm kiếm hoặc bộ lọc Ngày hoá đơn > Nhấn chọn dòng hoá đơn cần thay thế

  • Nhấn nút Lập hóa đơn để chuyển sang bước nhập nội dung cho hóa đơn thay thế.

  • Nhập nội dung, sau đó lưu và phát hành hóa đơn thay thế.
• Hướng dẫn chi tiết: Xem Hướng dẫn tại đây.

3. Người mua trả lại hàng (hoàn hàng) hoặc hủy đơn hàng

• Thao tác xử lý: Thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh.
  • Tại giao diện Sapo Invoice, trên thanh menu chính, bạn chọn Xử lý hóa đơn > chọn Điều chỉnh hóa đơn.
    

  • Trên màn hình Điều chỉnh hóa đơn, bạn có thể tìm kiếm hóa đơn gốc dựa trên các tiêu chí như: Số hóa đơn, Tên, Mã số thuế người mua trên thanh tìm kiếm hoặc bộ lọc Ngày hoá đơn > Nhấn chọn dòng hoá đơn cần điều chỉnh

  • Nhấn nút Lập hóa đơn để chuyển sang bước nhập nội dung cho hóa đơn thay thế.

  • Nhập nội dung điều chỉnh giảm giá trị và số lượng hàng hóa sao cho giá trị của hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh cộng lại bằng giá trị đúng (=0 nếu hoàn toàn bộ hàng/ hủy đơn, khác 0 nếu chỉ hoàn 1 phần hàng), sau đó lưu và phát hành hóa đơn điều chỉnh.
• Hướng dẫn chi tiết: Xem Hướng dẫn tại đây.

4. Người mua đổi hàng từ sản phẩm A sang sản phẩm B

Cách 1: Thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh cho sản phẩm A và lập hóa đơn mới cho sản phẩm B.

• Bước 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho sản phẩm A

  • Trên trang quản trị Sapo Invoice, tại thanh menu bên trái chọn Xử lý hóa đơn > Điều chỉnh hóa đơn.

  • Chọn chức năng Lập hóa đơn điều chỉnh. Chọn hóa đơn gốc có sản phẩm A cần đổi, rồi bấm nút Lập hóa đơn.

  • Chọn điều chỉnh giảm hoặc điều chỉnh thông tin/giá trị tương ứng với phần hàng hóa khách đổi trả.

  • Kiểm tra lại các thông tin điều chỉnh và bấm Lưu & Phát hành hóa đơn điều chỉnh cho sản phẩm A.

• Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới cho sản phẩm B

• • Trên trang quản trị Sapo Invoice, tại thanh menu bên trái chọn Hóa đơn đầu ra > chọn Hóa đơn hoặc HĐ từ máy tính tiền > chọn nút + Thêm mới.

     

  • Bạn tiến hành tạo hóa đơn mới cho sản phẩm B (có ghi nhận giá trị thực tế khách cần thanh toán sau khi trừ đi giá trị sản phẩm A đã đổi).

  • Kiểm tra thông tin người mua, số lượng và giá trị của sản phẩm B.

  • Bấm Lưu & Phát hành để hoàn tất quá trình xuất hóa đơn điện tử mới cho sản phẩm B.

Cách 2: Thực hiện lập hóa đơn thay thế, ở phần hàng hóa thay bằng sản phẩm B.

• Tại thanh menu bên trái trang quản trị Sapo Invoice, bạn chọn Xử lý hóa đơn > chọn Thay thế hóa đơn > chọn nút + Lập hóa đơn thay thế.

• Bạn tìm kiếm và nhấp chọn hóa đơn điện tử gốc đã xuất cho sản phẩm A để thay thế hóa đơn đó. Sau đó bấm nút Lập hóa đơn.

• Màn hình Lập hóa đơn thay thế hiển thị, tại mục Thông tin hàng hóa / dịch vụ, bạn tiến hành xóa thông tin sản phẩm A.

• Thêm thông tin sản phẩm B vào danh sách hàng hóa (bao gồm: Tên sản phẩm B, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá và Thuế suất tương ứng).

• Kiểm tra kỹ lại các thông tin trên giao diện xem trước và nhấp chọn Lưu & Phát hành.

Hướng dẫn chi tiết: Xem Hướng dẫn tại đây.

5. Thay đổi thông tin về sản phẩm, dịch vụ

Áp dụng cho việc thay đổi các thông tin như tên sản phẩm/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền hoặc thuế suất.

• Thao tác xử lý: Nếu đã phát hành hóa đơn, bạn cần lập hóa đơn thay thế.
  • Tại giao diện Sapo Invoice, trên thanh menu chính, bạn chọn Xử lý hóa đơn > chọn Thay thế hóa đơn.
    

  • Trên màn hình Thay thế hóa đơn, bạn có thể tìm kiếm hóa đơn gốc dựa trên các tiêu chí như: Số hóa đơn, Tên, Mã số thuế người mua trên thanh tìm kiếm hoặc bộ lọc Ngày hoá đơn > Nhấn chọn dòng hoá đơn cần thay thế

  • Nhấn nút Lập hóa đơn để chuyển sang bước nhập nội dung cho hóa đơn thay thế.

  • Nhập nội dung, sau đó lưu và phát hành hóa đơn thay thế.
• Hướng dẫn chi tiết: Xem Hướng dẫn tại đây.

6. Thay đổi phương thức thanh toán trên hóa đơn

• Thao tác xử lý: Nếu đã phát hành hóa đơn, bạn có thể lựa chọn lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh đều được
• Hướng dẫn chi tiết:
  • Xem Hướng dẫn lập hóa đơn thay thế tại đây.
  • Xem Hướng dẫn lập hóa đơn điều chỉnh tại đây.

7. Chọn sai ký hiệu hóa đơn điện tử

Nếu đã phát hành hóa đơn nhưng chọn sai ký hiệu hóa đơn (ví dụ: xuất bằng ký hiệu hóa đơn điện tử thông thường trong khi đúng phải là hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền - MTT), bạn thực hiện theo các bước hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, bạn cần thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã phát hành sai thông tin ký hiệu.

Bạn có thể tham khảo hướng dẫn lập hóa đơn điều chỉnh chi tiết tại đây.

Bước 2: Phát hành lại hóa đơn khởi tạo từ MTT

Sau khi hoàn tất hóa đơn điều chỉnh, bạn tiến hành tạo lại hóa đơn theo đúng quy trình của hóa đơn MTT:

• Truy cập menu Đăng ký > chọn Mẫu hóa đơn.
• Tạo hóa đơn mới và chọn đúng mẫu hóa đơn khởi tạo từ MTT đã đăng ký với cơ quan thuế.

Cách sao chép thông tin từ hóa đơn cũ

Nếu muốn giữ lại thông tin từ hóa đơn cũ để tiết kiệm thời gian nhập liệu, bạn thực hiện như sau:

• Mở chi tiết hóa đơn cũ > chọn nút Sao chép hóa đơn.
• Kiểm tra và chỉnh sửa lại các thông tin sản phẩm, khách hàng (nếu cần).
• Quan trọng: Chọn đúng ký hiệu hóa đơn MTT tại trường thông tin ký hiệu trước khi phát hành.
• Nhấn nút Phát hành hóa đơn để hoàn tất.