Mở ca và kết ca thu tiền trên ứng dụng Sapo FnB

Ca thu tiền giúp bạn theo dõi tiền mặt trong két, đối chiếu chênh lệch và bàn giao ca. Bạn thực hiện các thao tác này tại tab Thêm → tính năng Quản lý két tiền.

1. Mở ca thu tiền

Đầu ngày hoặc đầu mỗi ca, bạn đếm số tiền mặt đang có trong két và nhập vào ứng dụng để mở ca. Số tiền này là mốc để hệ thống tính ra số tiền dự kiến phải có trong két khi kết ca.

Kết quả:

• Ghi nhận số tiền mặt có sẵn trong két khi bắt đầu ca
• Bắt đầu ghi nhận doanh thu, tiền thu, tiền chi vào ca mới

Bước 1: Truy cập ca thu tiền

• Tại thanh điều hướng dưới cùng, bạn chọn tab Thêm.
• Tại nhóm Quản lý bán hàng, bạn chọn mục Quản lý két tiền để mở rộng danh sách.
• Bạn chọn Ca thu tiền hiện tại.

Bước 2: Nhập tiền mặt đầu kỳ

• Nếu trên thiết bị chưa có ca nào đang mở, hệ thống sẽ chuyển bạn đến màn hình Mở ca thu tiền.
• Tại ô Tiền mặt đầu kì, bạn nhập số tiền mặt thực tế đang có trong két tiền.

Bước 3: Xác nhận mở ca

• Bạn nhấn nút Bắt đầu ca thu tiền.
• Hệ thống hiển thị thông báo Mở ca thu tiền thành công và chuyển bạn sang màn hình Ca thu tiền hiện tại.

2. Theo dõi ca đang mở trong lúc bán hàng

Trong suốt ca, màn hình Ca thu tiền hiện tại cập nhật liên tục doanh thu và các khoản tiền ra vào két, giúp bạn đối chiếu bất cứ lúc nào mà không cần chờ đến cuối ca.

Kết quả:

• Nắm được số tiền đang có trong két và doanh thu đã ghi nhận
• Kiểm tra chi tiết từng khoản thu, chi phát sinh trong ca

Bước 1: Mở màn hình ca thu tiền đang chạy

• Bạn vào tab Thêm → Quản lý két tiền → Ca thu tiền hiện tại.
• Vì thiết bị đang có ca mở, hệ thống hiển thị luôn thông tin ca đang chạy.

Bước 2: Đọc thông tin ca

Màn hình hiển thị các nhóm thông tin sau:

1. Trạng thái: trạng thái ca hiện tại: Mới (ca đang mở), Chưa bàn giao (đã đóng, chưa bàn giao) hoặc Đã bàn giao.
2. Thông tin ca: Nhân viên mở ca, Thời gian bắt đầu, và Thời gian kết thúc nếu ca đã đóng.
3. Tiền trong két: Tiền đầu ca, Tiền trong két, Tiền dự kiến, Tiền thực thu và Chênh lệch.
4. Tiền mặt: Doanh thu tiền mặt, Hoàn / Huỷ, Trả đối tác giao hàng, Tiền thu, Tiền chi, Tiền tip, Tiền rút.
5. Phương thức khác: Doanh thu thẻ, Hoàn / Huỷ, Trả đối tác giao hàng, Tiền thu, Tiền chi.
6. Ghi chú: ghi chú của ca, nếu có.

Bước 3: Xem chi tiết từng khoản

• Nhấn vào dòng Doanh thu tiền mặt để mở màn hình Doanh thu tiền mặt, xem doanh thu tách theo Ăn tại bàn, Mang đi, Giao hàng cùng danh sách hóa đơn tương ứng.
• Nhấn vào dòng Doanh thu thẻ để xem chi tiết doanh thu theo từng phương thức thanh toán khác tiền mặt.
• Nhấn vào dòng Tiền thu hoặc Tiền chi để xem danh sách các phiếu đã phát sinh trong ca.
  • Trên máy tính bảng: danh sách phiếu thu / phiếu chi mở ra dạng cửa sổ ngay trên màn hình ca, bạn đóng cửa sổ là quay lại luôn.
  • Trên điện thoại: danh sách mở thành một màn hình riêng và bạn dùng nút quay lại để trở về. Lưu ý: Dòng Doanh thu thẻ chỉ mở được chi tiết khi trong ca đã có phát sinh thanh toán bằng phương thức khác tiền mặt.

Bước 4: In phiếu ca (tùy chọn)

• Nhấn biểu tượng máy in ở góc trên bên phải màn hình để in phiếu thông tin ca.
  • Nếu in thành công, hệ thống hiển thị thông báo In phiếu thành công.
  • Nếu thất bại, hệ thống hiển thị In phiếu thất bại. Vui lòng kiểm tra lại kết nối máy in tại quầy.

3. Rút tiền mặt khỏi két giữa ca

Khi két tiền quá nhiều tiền mặt, bạn có thể rút một phần ra để mang đi nộp hoặc cất vào nơi an toàn. Khoản rút được ghi nhận vào ca nên không làm lệch số liệu đối soát cuối ca.

Kết quả:

• Giảm lượng tiền mặt tồn trong két để hạn chế rủi ro
• Ghi nhận minh bạch số tiền đã rút, ai rút và vì sao

Bước 1: Mở màn hình rút tiền

• Tại màn hình Ca thu tiền hiện tại, bạn nhấn nút Rút tiền ở cuối màn hình.

Bước 2: Nhập thông tin rút tiền

• Tại ô Số tiền rút, bạn nhập số tiền muốn rút. Hệ thống hiển thị mức Rút tối đa ngay phía trên để bạn không rút vượt số tiền đang có.
• Tại ô ghi chú, bạn nhập lý do rút tiền để dễ đối chiếu về sau.

Bước 3: Xác nhận

• Bạn nhấn nút Rút tiền.
• Hệ thống hiển thị thông báo Rút tiền thành công và cập nhật lại dòng Tiền rút trong ca.

4. Kết ca thu tiền cuối ngày

Cuối ca, bạn đếm số tiền mặt thực tế trong két và nhập vào ứng dụng. Hệ thống so với số tiền dự kiến để tính ra chênh lệch, giúp bạn phát hiện ngay nếu két thiếu hoặc thừa tiền.

Kết quả:

• Đối soát tiền mặt thực tế trong két với doanh thu đã ghi nhận
• Chốt số liệu ca để bàn giao cho ca sau

Bước 1: Bắt đầu kết ca

• Tại màn hình Ca thu tiền hiện tại, bạn nhấn nút Kết ca thu tiền.

Bước 2: Kiểm tra lại các đơn trong ca

• Hệ thống hiển thị hộp thoại Kết ca thu tiền với nội dung nhắc Vui lòng kiểm tra lại các đơn để hoàn tất doanh thu ca.
• Bạn chọn một trong hai:
  • Kiểm tra: hệ thống mở màn hình danh sách hóa đơn để bạn soát lại các đơn chưa hoàn tất. Sau khi xử lý xong, bạn quay lại và kết ca.
  • Kết ca: bỏ qua bước soát và chuyển sang bước đối soát tiền.

Bước 3: Đối soát tiền mặt

Màn hình Kết ca thu tiền hiển thị:

• Số tiền dự kiến: số tiền hệ thống tính ra là phải có trong két.
• Tiền mặt thực tế: bạn đếm tiền trong két và nhập vào đây. Hệ thống điền sẵn bằng số tiền dự kiến, bạn sửa lại nếu đếm ra số khác.
• Chênh lệch: hệ thống tự tính phần lệch giữa tiền thực tế và tiền dự kiến.

Bước 4: Chọn có bàn giao ca hay không

• Bật Bàn giao ca nếu bạn muốn ca này được bàn giao luôn cho ca sau. Khi bật, hệ thống hiển thị dòng nhắc Ca thu tiền được tự động bàn giao cho ca sau và sẽ in phiếu bàn giao sau khi đóng ca.
• Tắt Bàn giao ca nếu bạn muốn đóng ca trước, bàn giao sau.

Bước 5: Hoàn tất

• Bạn nhấn nút Đóng ca.
• Hệ thống hiển thị thông báo Đóng ca thành công. Ca chuyển sang trạng thái Chưa bàn giao hoặc Đã bàn giao tùy lựa chọn ở bước 4.

5. Bàn giao ca và in lại phiếu bàn giao

Ca đã đóng nhưng chưa bàn giao sẽ chờ bạn bàn giao cho người nhận ca sau. Khi bàn giao, hệ thống in phiếu bàn giao để hai bên cùng ký xác nhận.

Kết quả:

• Xác nhận rõ trách nhiệm về tiền mặt giữa hai ca
• Có phiếu giấy làm bằng chứng đối soát

Trường hợp 1: Bàn giao ca đã đóng

Bước 1: Mở ca chưa bàn giao

Mở chi tiết ca có trạng thái Chưa bàn giao.

Bước 2: Bàn giao ca

Nhấn Bàn giao ca. Sau khi bàn giao thành công, hệ thống in phiếu và hiển thị In phiếu thành công.

Trường hợp 2: In lại phiếu của ca đã bàn giao

Bước 1: Mở ca đã bàn giao

Mở chi tiết ca có trạng thái Đã bàn giao.

Bước 2: In lại phiếu

Nhấn In lại phiếu bàn giao.

6. Xem lịch sử ca thu tiền

Danh sách các ca đã mở trên thiết bị hiện tại, tách theo ca đã bàn giao và chưa bàn giao, giúp bạn tra lại số liệu của những ca trước.

Kết quả:

• Tra lại doanh thu và chênh lệch của các ca đã qua
• Phát hiện ca còn treo chưa bàn giao

Bước 1: Mở lịch sử ca

• Bạn vào tab Thêm → Quản lý két tiền → Lịch sử ca thu tiền.

Bước 2: Chọn tab cần xem

• Tab Ca chưa bàn giao: các ca đã đóng nhưng chưa bàn giao.
• Tab Ca đã bàn giao: các ca đã hoàn tất bàn giao.
• Màn hình có dòng ghi chú Lịch sử ca thu tiền trên thiết bị hiện tại để nhắc bạn rằng danh sách này chỉ tính ca mở trên thiết bị đang dùng.

Bước 3: Xem chi tiết một ca

Bạn chọn ca cần xem trong danh sách. Thông tin chi tiết ca hiển thị giống mục 2 của bài này.

• Trên máy tính bảng: màn hình chia hai cột: danh sách ca ở bên trái, chi tiết ca ở bên phải. Khi chưa chọn ca nào, cột bên phải hiển thị dòng nhắc Chọn ca thu tiền để xem chi tiết. Bạn chọn ca khác ở cột trái là cột phải đổi theo, không cần quay lại.
• Trên điện thoại: bạn nhấn vào ca để mở màn hình Chi tiết ca, xem xong dùng nút quay lại để về danh sách.

7. Xử lý tình huống thường gặp