Tra cứu và quản lý đơn hàng trên ứng dụng Sapo FnB

Bạn có thể tìm đúng đơn đang phục vụ hoặc hóa đơn đã hoàn tất, sau đó thu nợ, hoàn tiền, hủy đơn hoặc phát hành hóa đơn điện tử (HĐĐT) khi cần.

Phân biệt Đơn hàng và Hoá đơn

Danh sách	Đường dẫn	Nội dung	Khi sử dụng
Đơn hàng	Chọn Đơn hàng ở thanh menu dưới cùng	Đơn đang phục vụ, chưa hoàn tất	Tìm đơn tại quán, đơn chờ giao hoặc đơn từ ứng dụng giao đồ ăn
Hoá đơn	Chọn Thêm → Hoá đơn	Đơn đã kết thúc, gồm đơn đã thanh toán, ghi nợ, hoàn tiền hoặc đã hủy	Tra cứu đơn cũ, kiểm tra cuối ca, hoàn tiền, thu nợ hoặc phát hành HĐĐT

Đơn còn đang bán nằm trong Đơn hàng; đơn đã kết thúc nằm trong Hoá đơn.

Điều kiện tiên quyết:

Sử dụng tài khoản có quyền xem đơn hàng.
Kết nối các kênh giao đồ ăn trên trang quản trị Sapo FnB nếu cần xử lý đơn từ đối tác.
Sử dụng tài khoản có quyền hoàn tiền, hủy đơn hoặc thu nợ khi thực hiện các tác vụ tương ứng.
Nền tảng áp dụng: Ứng dụng Sapo FnB - Nhà hàng và dịch vụ trên máy tính bảng (iPad/máy tính bảng Android, gồm cả máy tính tiền Sapo) và điện thoại (iOS/Android). Các bước thao tác giống nhau trên cả hai. Điểm khác nhau về giao diện được ghi rõ trong từng mục.

1. Tìm đơn đang phục vụ

Bước 1: Mở danh sách Đơn hàng

Chọn Đơn hàng ở thanh menu dưới cùng.
Xem số đơn và thời điểm cập nhật gần nhất ở phía trên danh sách.

Bước 2: Chọn nguồn nhận đơn

Chọn một trong các mục đang hiển thị:

Tất cả: Tất cả đơn đang phục vụ.
Tại chỗ: Đơn khách hàng dùng tại quán.
Mang đi: Đơn khách hàng mua về.
Giao hàng: Đơn giao đến địa chỉ khách hàng.
Grab Food, Shopee Food, Xanh SM Ngon: Đơn từ ứng dụng giao đồ ăn đã kết nối.

Bước 3: Nhập mã đơn

Nhập mã đơn vào ô Tìm kiếm theo mã đơn.

Bước 4: Mở đơn

Chọn đơn trong danh sách để xem chi tiết.
Chọn Tạo đơn mới nếu muốn tạo đơn ngay tại màn hình này.
Xem bài Thao tác trên đơn đang phục vụ để thêm món hoặc xử lý đơn.
- Trên máy tính bảng: Danh sách đơn hiển thị bên trái và chi tiết đơn hiển thị bên phải.
- Trên điện thoại: Chọn đơn để mở màn hình chi tiết. Sau đó, dùng nút quay lại để trở về danh sách.
Để nhận, từ chối và cập nhật trạng thái đơn từ đối tác, xem bài Xử lý đơn từ ứng dụng giao đồ ăn.

2. Tra cứu hóa đơn đã hoàn tất

Bước 1: Mở danh sách hóa đơn

Chọn Thêm → Quản lý bán hàng → Hoá đơn.

Bước 2: Nhập mã tham chiếu

Nhập mã vào ô Tìm kiếm bằng mã tham chiếu.

Lưu ý:

Mã tham chiếu có đầu số riêng theo từng thiết bị. Thông tin này giúp bạn xác định hóa đơn được tạo trên thiết bị và ca nào khi kiểm tra cuối ca.

Bước 3: Mở chi tiết hóa đơn

Chọn hóa đơn cần xem.
Kiểm tra trạng thái đơn hàng, trạng thái thanh toán, khách hàng, thời gian, hình thức phục vụ, nhân viên, món đã gọi và các khoản tiền.
Kiểm tra phần Hoá đơn điện tử nếu cần.
- Trên máy tính bảng: Danh sách hóa đơn hiển thị bên trái và chi tiết hiển thị bên phải. Khi chưa chọn hóa đơn, cột bên phải hiển thị Chọn hoá đơn để xem chi tiết.
- Trên điện thoại: Chọn hóa đơn để mở màn hình chi tiết.

3. Lọc hóa đơn

Bước 1: Mở bộ lọc

Tại danh sách Hoá đơn, chọn Lọc.

Bước 2: Chọn điều kiện lọc

Mục lọc	Lựa chọn
Thời gian thanh toán	Hôm nay Hôm qua 7 ngày trước 30 ngày trước Tuỳ chỉnh
Trạng thái đơn hàng	Hoàn thành Đã huỷ
Trạng thái thanh toán	Đã thanh toán Hoàn tiền một phần Hoàn tiền toàn bộ Ghi nợ
Hình thức phục vụ	Tại chỗ Mang đi Giao hàng GrabFood ShopeeFood Green Food
Phương thức thanh toán	Tiền mặt Chuyển khoản Techcombank VietQR Pro MBBank QR Pro BIDV VietQr Pro
Nhân viên thu ngân	Tìm theo tên nhân viên
Khách hàng	Tìm theo tên hoặc số điện thoại; chọn Khách lẻ với đơn không gắn khách hàng

Bước 3: Áp dụng điều kiện

Chọn Áp dụng để xem các hóa đơn phù hợp.
Chọn Xoá lọc để bỏ toàn bộ điều kiện.

4. Thu nợ trên hóa đơn ghi nợ

Điều kiện tiên quyết:

Hóa đơn có trạng thái thanh toán Ghi nợ.
Hóa đơn đã gắn khách hàng. Không thể thu nợ cho đơn khách lẻ.
Hóa đơn đã được gửi lên hệ thống.

Bước 1: Tìm hóa đơn ghi nợ

Mở danh sách Hoá đơn.
Chọn Lọc → Trạng thái thanh toán → Ghi nợ.
Mở hóa đơn cần thu nợ.

Bước 2: Mở màn hình Thu nợ

Chọn Thu nợ trong chi tiết hóa đơn.

Bước 3: Nhập số tiền thu

Nhập Số tiền thu nợ.
Chọn Chọn phương thức thanh toán.

Bước 4: Xác nhận thu nợ

Chọn Xác nhận thu nợ.
Chờ thông báo Thu nợ thành công.
Mở Lịch sử thu nợ nếu cần kiểm tra các lần đã thu.

Lưu ý:

Nếu ứng dụng báo Đơn hàng chưa được đồng bộ, thiết bị đang có dữ liệu chưa gửi lên hệ thống. Hãy gửi dữ liệu lên hệ thống rồi thu nợ lại bằng cách chọn tab Thêm > nhấn nút Đồng bộ dữ liệu.

5. Hoàn tiền hoặc hủy hóa đơn

Điều kiện tiên quyết:

Hóa đơn đã hoàn tất.
Tài khoản có quyền hoàn tiền hoặc hủy đơn.

Hoàn tiền

Bước 1: Mở tác vụ hoàn tiền

Mở chi tiết hóa đơn.
Mở bảng Tác vụ khác.
Chọn Hoàn tiền đơn hàng.

Bước 2: Nhập thông tin hoàn tiền

Nhập Số tiền hoàn không vượt quá Hoàn tiền tối đa.
Nhập Lý do hoàn đơn.
Chọn Chọn phương thức thanh toán.

Bước 3: Xác nhận hoàn tiền

Kiểm tra số tiền và phương thức thanh toán.
Chọn Xác nhận hoàn tiền.
Chờ trạng thái chuyển thành Hoàn tiền một phần hoặc Hoàn tiền toàn bộ.

Lưu ý:

Không xác nhận nếu số tiền hoặc phương thức thanh toán chưa đúng. Một số phương thức không hỗ trợ hoàn tiền.

Hủy hóa đơn

Bước 1: Mở tác vụ hủy đơn

Mở chi tiết hóa đơn.
Mở bảng Tác vụ khác.
Chọn Huỷ đơn hàng.

Bước 2: Nhập lý do hủy

Nhập Lý do huỷ đơn.

Bước 3: Xác nhận hủy đơn

Kiểm tra lại hóa đơn.
Chọn Xác nhận huỷ đơn.

Lưu ý:

Nếu chỉ cần đổi phương thức thanh toán của hóa đơn đã hoàn tất, hãy dùng Đổi phương thức trong chi tiết hóa đơn. Không cần hoàn tiền rồi thu lại.

6. Xử lý tình huống thường gặp

Tình huống	Cách xử lý
Không tìm thấy đơn của khách hàng đang ngồi trong quán	Mở Đơn hàng ở thanh menu dưới cùng. Đơn đang phục vụ không nằm trong Hoá đơn.
Không tìm thấy đơn đã thanh toán hôm qua	Chọn Thêm → Hoá đơn. Đơn đã hoàn tất không nằm trong Đơn hàng.
Không thấy mục Hoá đơn	Kiểm tra quyền xem đơn hàng của tài khoản. Liên hệ chủ cửa hàng để được cấp quyền.
Không thấy Grab Food hoặc Shopee Food	Kiểm tra kết nối kênh trên trang quản trị Sapo FnB, sau đó mở lại ứng dụng.
Lọc theo Hôm nay nhưng thiếu đơn vừa tạo	Bộ lọc dùng thời gian thanh toán. Kiểm tra đơn chưa thanh toán trong Đơn hàng.
Muốn lọc theo khu vực hoặc bàn	Ứng dụng hiện chưa có hai mục lọc này. Lọc Hình thức phục vụ → Tại chỗ, sau đó tìm tiếp hoặc kiểm tra trên trang quản trị Sapo FnB.
Thu nợ báo Đơn hàng không có thông tin khách hàng	Hóa đơn chưa gắn khách hàng. Chỉ thu nợ được trên hóa đơn đã gắn khách hàng.
Thu nợ báo Đơn hàng chưa được đồng bộ	Gửi dữ liệu chưa gửi lên hệ thống, sau đó thu nợ lại.
Hoàn tiền báo Không thể hoàn tiền bằng phương thức này!	Chọn phương thức thanh toán khác có hỗ trợ hoàn tiền.
Không thể xác nhận hoàn tiền	Kiểm tra số tiền có vượt Hoàn tiền tối đa hoặc thiếu Lý do hoàn đơn hay không.
HĐĐT hiển thị Chưa có mã CQT	Chờ cơ quan thuế cấp mã rồi kiểm tra lại.
Cần biết hóa đơn được tạo trên thiết bị nào	Kiểm tra đầu số của mã tham chiếu hóa đơn. Mỗi thiết bị có đầu số riêng.

Trợ lý Sapo