Điều chỉnh trạng thái hoạt động của chi nhánh, phòng ban trên Sapo Accounting - HKD

Điều chỉnh trạng thái hoạt động là tính năng được xây dựng với mục tiêu linh hoạt chuyển đổi trạng thái (Ngừng hoạt động hoặc Kích hoạt lại) của các đơn vị trên sơ đồ tổ chức nhằm đáp ứng sự thay đổi về mô hình vận hành thực tế của Hộ kinh doanh. Đây là chức năng cơ bản giúp chủ hộ kinh doanh và kế toán viên bảo toàn vẹn nguyên dữ liệu sổ sách lịch sử khi có cơ sở đóng cửa/giải thể, đồng thời tự động tối ưu hóa các bộ lọc hạch toán và ẩn hiển thị trên thanh Header để tránh tình trạng chọn nhầm dữ liệu khi lập chứng từ mới.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản phải được cấp quyền Chi nhánh, phòng ban trong phân hệ Danh mục.
Bạn có thể tham khảo hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.

Hệ thống quản lý hành động này rất trực quan thông qua 2 trường hợp cụ thể dưới đây:

Trường hợp A - Ngừng hoạt động

Bước 1: Tại màn hình sơ đồ cây tổ chức, tìm đến dòng đơn vị cần tạm dừng → Di chuột ra cuối dòng, click biểu tượng Mấy chấm ⋮ (Chức năng) → Chọn Ngừng hoạt động.
Bước 2: Hệ thống hiển thị Popup cảnh báo: "Chi nhánh, phòng ban này có các Chi nhánh, phòng ban con đang hoạt động. Bạn có chắc chắn muốn ngừng hoạt động toàn bộ sơ đồ tổ chức trực thuộc không?"
Bước 3: Nhấn Đồng ý để xác nhận, hoặc Hủy bỏ để giữ nguyên trạng thái.

Tác động khi Ngừng hoạt động

Ẩn hiển thị trên header (thanh điều hướng ở top trên màn hình): Các đơn vị này không xuất hiện trên header -> Người dùng không thể thực hiện khai báo thông tin chứng từ/ danh mục.
Bảo lưu chứng từ: Dữ liệu và chứng từ cũ vẫn được giữ nguyên để tra cứu và in báo cáo.
Cơ chế tìm kiếm: Bạn vẫn thấy các đơn vị đã ngừng hoạt động khi chọn lọc Tất cả trạng thái hoặc Ngừng hoạt động trên màn hình quản lý.

Trường hợp B - Hoạt động (Kích hoạt lại)

Khi cơ sở hoặc phòng ban đó mở cửa hoạt động trở lại, bạn thực hiện mở khóa như sau:

Bước 1: Tại màn hình danh sách, tìm đơn vị đang có nhãn đỏ Ngừng hoạt động.
Bước 2: Di chuột ra cuối dòng, click vào biểu tượng Mấy chấm ⋮ (Chức năng) → Chọn Hoạt động.
Bước 3: Hệ thống sẽ ngay lập tức kích hoạt lại thực thể này mà không cần qua popup xác nhận, nhãn trạng thái đổi thành xanh Đang hoạt động.

Lưu ý:

Tác động dây chuyền từ chi nhánh cấp Cha xuống chi nhánh cấp Con: Khi bạn cho Ngừng hoạt động một đơn vị cấp cha (Ví dụ: Chi nhánh Miền Bắc), hệ thống sẽ tự động chuyển toàn bộ các đơn vị con trực thuộc nó (như Phòng Kế toán, Phòng Nhân sự thuộc chi nhánh đó) sang trạng thái Ngừng hoạt động.
Quy tắc kích hoạt từ Con lên Cha: Ngược lại, nếu một Chi nhánh cha đang Ngừng hoạt động, bạn không thể kích hoạt riêng lẻ một Phòng ban con của nó hoạt động trở lại. Bạn bắt buộc phải kích hoạt đơn vị Cấp cha trước, sau đó mới mở lại đơn vị Cấp con.
Không thể dừng Trụ sở chính: Hệ thống khóa tính năng Ngừng hoạt động đối với đơn vị cấp Hộ kinh doanh / Trụ sở chính (C1). Biểu tượng Ba chấm … tại dòng này sẽ không có nút Ngừng hoạt động.

Trợ lý Sapo