Nguyên tắc đối trừ chứng từ trên Sapo Acccounting

Để quá trình đối trừ chứng từ diễn ra nhanh chóng và chính xác, phần mềm áp dụng các nguyên tắc xử lý dữ liệu và cân bằng tài chính như sau:

1. Nguyên tắc ưu tiên nợ cũ (FIFO – Vào trước, Xuất trước)

Khi đưa ra gợi ý khớp nợ, hệ thống luôn ưu tiên tất toán các khoản nợ theo đúng thứ tự thời gian phát sinh, giống như cách kế toán xử lý thủ công:

• Cách hoạt động: Hệ thống tự động ưu tiên gạch nợ cho các hóa đơn cũ nhất trước. Nếu số tiền thanh toán còn dư, phần tiền thừa mới được gạch tiếp sang các hóa đơn mới hơn.

2. Quyền linh hoạt điều chỉnh (Đối trừ thủ công)

Nguyên tắc FIFO chỉ đóng vai trò là gợi ý từ hệ thống. Bạn hoàn toàn có toàn quyền chỉnh sửa và quyết định theo nhu cầu thực tế:

• Đối trừ thủ công: Nếu bạn muốn chỉ định khoản tiền chi trả cho một hóa đơn mới hơn (thay vì hóa đơn cũ theo gợi ý), bạn có thể tự chọn chứng từ thanh toán và chứng từ công nợ tương ứng để đối trừ một cách thủ công.
• Quy định về việc hủy/gỡ cặp đối trừ:
  • Màn hình danh sách chi tiết chỉ hiển thị và chỉ cho phép bạn hủy các cặp do người dùng thao tác đối trừ thủ công.
  • Đối với các cặp đối trừ tự động, nếu muốn đảo hoặc gỡ bỏ, bạn bắt buộc phải truy cập vào chứng từ gốc (Hóa đơn mua hàng hoặc Phiếu chi), sau đó bấm Bỏ ghi sổ. Lúc này, hệ thống sẽ tự động gỡ cặp đối trừ tương ứng ra.

3. Quy tắc cân bằng tài chính

Để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối cho số liệu kế toán, hệ thống bắt buộc tuân thủ điều kiện:

Tổng tiền khớp bên Thanh toán = Tổng tiền khớp bên Công nợ