Nhân bản Chi nhánh, phòng ban trên Sapo Accounting - HKD

Nhân bản Chi nhánh, phòng ban là tính năng được xây dựng với mục tiêu sao chép nhanh cấu hình, thông tin địa chỉ và cơ quan thuế của một đơn vị mẫu sẵn có để khởi tạo một thực thể mới trên hệ thống. Đây là chức năng cơ bản giúp chủ hộ kinh doanh lập nhanh các cơ sở bán hàng hoặc tổ đội nội bộ có cùng cấu trúc cấp cha và chung kế hoạch hạch toán, giúp tối ưu hóa thời gian khai báo dữ liệu khi mở rộng quy mô sơ đồ tổ chức.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản phải được cấp quyền Chi nhánh, phòng ban trong phân hệ Danh mục.
Bạn có thể tham khảo hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.

Bước 1: Mở Popup Nhân bản

Truy cập vào menu Danh mục > Chọn Chi nhánh, phòng ban.
Tại màn hình danh sách sơ đồ cây, tìm đến dòng đơn vị (Chi nhánh hoặc Phòng ban) bạn muốn lấy làm mẫu để sao chép.
Di chuột ra cuối dòng, click vào biểu tượng Ba chấm … (Chức năng) > Chọn Nhân bản. Hệ thống sẽ lập tức mở ra Popup Nhân bản chi nhánh, phòng ban.

Bước 2: Kiểm tra và điều chỉnh thông tin

Mã đơn vị mới: Hệ thống copy thông tin từ chi nhánh ban đầu và tự động gợi ý theo cấu trúc {Mã gốc} (nhân bản). Bạn phải chủ động sửa thành mã mới duy nhất trước khi lưu.
Tên đơn vị mới: Hệ thống copy thông tin từ chi nhánh ban đầu và tự động gợi ý theo cấu trúc {Tên gốc} (nhân bản). Bạn có thể chỉnh sửa lại thành tên thực tế của đơn vị mới.
Các thông tin còn lại: Địa chỉ, Cấp tổ chức, Xác định hạch toán, Kê khai thuế riêng… được copy và giữ nguyên vẹn toàn bộ thông tin từ đơn vị gốc. Bạn có thể chỉnh sửa lại tùy theo nhu cầu thực tế của chi nhánh mới.

Bước 3: Hoàn tất

Nhấn nút Lưu hoặc Lưu & thêm để hệ thống tạo đơn vị mới và ghi nhận vào sơ đồ cây tổ chức. Nhấn Hủy nếu muốn hủy bỏ thao tác sao chép.

Cảnh báo:

Khi Lưu có thể xảy ra một số lỗi sau cần chú ý:

Lỗi hiển thị	Nguyên nhân cốt lõi	Hướng dẫn xử lý nhanh
"Mã đơn vị đã tồn tại trong hệ thống."	Bạn quên chưa nhập Mã đơn vị mới hoặc mã bạn vừa gõ vô tình trùng với một chi nhánh/phòng ban khác trên phần mềm.	Gõ lại một mã định danh khác duy nhất và chưa từng xuất hiện trên hệ thống.
Nút Lưu bị ẩn mờ	Bạn xóa nhầm một trường dữ liệu bắt buộc có dấu (*) được sao chép sang (như Tên đơn vị, Mã địa điểm, hoặc Cơ quan thuế).	Kiểm tra lại toàn bộ form, đảm bảo điền đầy đủ các ô có dấu sao đỏ để kích hoạt lại nút Lưu.

Lưu ý:

Không thể nhân bản đơn vị cấp Hộ kinh doanh / Trụ sở chính (C1) vì hệ thống Sapo Accounting quy định chỉ cho phép tồn tại duy nhất 1 đơn vị C1 trên một tài khoản.
Hệ thống cũng sẽ không cho phép bạn bấm nút Lưu nếu bạn bỏ trống bất kỳ trường thông tin bắt buộc nào có gắn dấu sao đỏ (*). Bạn nên rà soát lại một lượt biểu mẫu nhập liệu trước khi bấm nút Lưu.

Trợ lý Sapo