Sổ chi tiết bán hàng trên Sapo Accounting - HKD

Sổ chi tiết bán hàng là một báo cáo quản trị chuyên sâu trong phân hệ Kế toán, cung cấp cho kế toán và nhà quản trị cái nhìn chi tiết đến từng dòng hàng hóa, dịch vụ của các nghiệp vụ bán hàng và trả hàng phát sinh trong kỳ kế toán.

Mục đích: Kiểm soát chi tiết doanh thu; Quản lý giá vốn và lợi nhuận gộp; Đối chiếu và Khai báo thuế.

Bước 1: Truy cập báo cáo

Tại thanh menu bên trái, chọn phân hệ Báo cáo → Báo cáo quản trị → 03. Sổ chi tiết bán hàng.

Bước 2: Chọn Kỳ báo cáo và Chi nhánh xem báo cáo

Tại thanh công cụ phía trên danh sách dữ liệu, bạn tiến hành thiết lập các bộ lọc:

• Kỳ báo cáo: Chọn vào bộ lọc thời gian (mặc định là Tháng hiện tại) → Chọn khoảng thời gian muốn xem tại danh sách thả xuống (ví dụ: Hôm nay, Tuần này, Tháng này, Tùy chọn từ ngày... đến ngày...). Hệ thống sẽ tự động tổng hợp số liệu dựa trên Ngày hạch toán của chứng từ trong kỳ được chọn.
• Chi nhánh: Nếu đơn vị quản lý đa chi nhánh, bạn click chọn chi nhánh tương ứng tại ô lọc dữ liệu ở góc trên cùng để hệ thống hiển thị chính xác công nợ của đơn vị đó.

Bước 3: Sử dụng các bộ lọc chuyên sâu

Hệ thống hỗ trợ các công cụ lọc thông minh ngay trên đầu bảng để bạn nhanh chóng tìm kiếm dữ liệu:

• Tìm kiếm nhanh theo từ khóa ở Ô tìm kiếm: Nhập số chứng từ hoặc số hóa đơn vào ô tìm kiếm có hình kính lúp Tìm kiếm theo số chứng từ, số hóa đơn để hệ thống truy vấn nhanh.
• Lọc theo Hàng hóa, dịch vụ: Sử dụng bộ lọc Tên hàng hóa, dịch vụ (hệ thống tự động sắp xếp danh sách theo bảng chữ cái từ A-Z).
• Lọc theo Khách hàng: Click vào bộ lọc Tên khách hàng để chọn khách hàng cụ thể.
• Lọc theo Bộ lọc khác: Bấm chọn để mở rộng thêm các điều kiện lọc nâng cao của hệ thống:
  • Hàng hóa, dịch vụ
  • Mã hàng / SKU
  • Nhóm HHDV
  • Khách hàng
  • Mã khách hàng
  • Mã số thuế
  • Nhóm khách hàng
  • Kho

Bước 4: Tùy chỉnh các cột hiển thị theo nhu cầu đối soát

Nhấn vào nút Tùy chỉnh cột (biểu tượng bánh răng nằm ở góc trên bên phải bảng dữ liệu, cạnh nút Bộ lọc khác).

Trên danh sách các cột hiện ra, bạn tích chọn vào ô vuông trước tên cột để hiển thị cột đó lên bảng, hoặc bỏ tích để ẩn cột đi.

• Dòng Tổng (mặc định): Luôn hiển thị in đậm và cố định ngay ở đầu bảng dữ liệu (ngay phía dưới dòng tiêu đề cột). Dòng Tổng tính tổng các giá trị ở các cột có số, bao gồm: Số lượng bán, Doanh số bán, Chiết khấu, Số lượng trả lại, Giá trị trả lại, Thuế GTGT, Giá vốn, Tổng thanh toán.
• Các cột mặc định hiển thị chính: Ngày hạch toán, Số chứng từ, Ngày chứng từ, Ngày hóa đơn, Số hóa đơn, Diễn giải chung, Mã khách hàng, Tên khách hàng, Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính, Số lượng bán, Đơn giá, Doanh số bán, Chiết khấu, Số lượng trả lại, Giá trị trả lại, Giá vốn.
• Các cột bổ sung chọn thêm: Ký hiệu hóa đơn, Địa chỉ, Mã số thuế, Người liên hệ, Nhóm khách hàng, Nhóm hàng hóa, dịch vụ, Thuế GTGT, Tổng thanh toán, Số phiếu nhập/xuất, Đơn giá vốn, Mã nhân viên bán hàng, Tên nhân viên bán hàng, Mã kho, Tên kho.

Quy tắc hiển thị số liệu

Để phục vụ việc tính toán chính xác doanh thu thuần, hệ thống tự động phân loại và hiển thị số tiền trên các cột của báo cáo theo 2 nhóm giao dịch đối lập như sau:

• Giao dịch Bán hàng (Từ Hóa đơn bán hàng): Tất cả các cột số liệu (Số lượng bán, Đơn giá, Doanh số bán, Chiết khấu, Thuế GTGT, Tổng thanh toán và Giá vốn) đều hiển thị dưới dạng Số dương nhằm ghi nhận tăng doanh thu và dòng tiền đi vào trong kỳ.
• Giao dịch Trả lại hàng (Từ Chứng từ hàng bán trả lại): Cột Số lượng bán và Doanh số bán sẽ được để trống. Cột Số lượng trả lại và Giá trị trả lại hiển thị Số dương. Các cột Chiết khấu, Thuế GTGT, Tổng thanh toán, Giá vốn sẽ hiển thị số Âm (ghi dấu - hoặc nằm trong dấu ngoặc đơn).

Bước 5: Cập nhật dữ liệu và Xuất báo cáo ra file Excel

• Lấy lại dữ liệu mới nhất: Nhấn vào nút Lấy lại dữ liệu (biểu tượng mũi tên vòng tròn ở góc trên bên phải báo cáo) để hệ thống truy vấn và tính toán lại toàn bộ phát sinh vừa được ghi sổ.
• Xuất file: Nhấn vào nút Xuất file ở góc trên bên phải màn hình.
• Lựa chọn định dạng xuất khẩu (.xlsx):
  • File dạng mẫu in: File được căn chỉnh chuẩn khổ ngang, có đầy đủ thông tin Hộ kinh doanh và khu vực ký tên phục vụ in ấn, lưu trữ.
  • File dạng dữ liệu: File dạng bảng phẳng, không gộp ô, tối ưu cho việc sử dụng hàm kiểm tra hoặc so sánh chéo số liệu.

Tên file tải về tự động đặt theo mẫu: So_chi_tiet_ban_hang (dd_MM_yyyy_-_dd_MM_yyyy).xlsx.