Sổ chi tiết mua hàng trên Sapo Accounting - HKD

Sổ chi tiết mua hàng là báo cáo quản trị chuyên sâu trong phân hệ Kế toán, giúp Chủ hộ kinh doanh và kế toán theo dõi chi tiết số lượng, giá trị của từng mặt hàng, dịch vụ thông qua các nghiệp vụ mua hàng và trả lại hàng mua phát sinh trong kỳ báo cáo.

Mục đích: Kiểm soát chi tiết chi phí mua vào, Quản lý hàng trả lại nhà cung cấp.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản cần được cấp quyền mục Báo cáo quản trị > Sổ chi tiết mua hàng mới có thể truy cập và thao tác với báo cáo này. Xem hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.
Trạng thái chứng từ bắt buộc: Hệ thống chỉ ghi nhận và tính toán đối với các chứng từ mua hàng và trả lại hàng mua ở trạng thái Đã ghi sổ (Đã hạch toán). Các chứng từ ở trạng thái Nháp hoặc Đã hủy sẽ hoàn toàn bị loại trừ và không làm thay đổi số liệu công nợ.

Bước 1: Truy cập báo cáo

Tại thanh menu bên trái, chọn phân hệ Báo cáo → Báo cáo quản trị → 01. Sổ chi tiết mua hàng.

Bước 2: Thiết lập Kỳ báo cáo và Chi nhánh

Tại thanh công cụ phía trên danh sách dữ liệu, bạn tiến hành thiết lập các bộ lọc:

Kỳ báo cáo: Chọn vào bộ lọc thời gian (mặc định là Tháng hiện tại) → Chọn khoảng thời gian muốn xem tại danh sách thả xuống (ví dụ: Hôm nay, Tuần này, Tháng này, Tùy chọn từ ngày... đến ngày...). Hệ thống sẽ tự động tổng hợp số liệu dựa trên Ngày hạch toán của chứng từ trong kỳ được chọn.
Chi nhánh: Nếu đơn vị quản lý đa chi nhánh, bạn click chọn chi nhánh tương ứng tại ô lọc dữ liệu ở góc trên cùng để hệ thống hiển thị chính xác công nợ của đơn vị đó.

Bước 3: Sử dụng các bộ lọc chuyên sâu

Hệ thống hỗ trợ các công cụ lọc thông minh ngay trên đầu bảng để bạn nhanh chóng tìm kiếm và rà soát dữ liệu mua hàng:

Tìm kiếm nhanh theo từ khóa tại Ô tìm kiếm: Nhập số chứng từ hoặc số hóa đơn vào ô Tìm kiếm theo số chứng từ, số hóa đơn... để hệ thống truy vấn dữ liệu lập tức.
Lọc theo Hàng hóa, dịch vụ: Nhấn vào ô bộ lọc Hàng hóa, dịch vụ để tích chọn một hoặc nhiều mặt hàng cụ thể cần xem chi tiết giá trị nhập kho.
Lọc theo Nhà cung cấp: Nhấn vào bộ lọc Nhà cung cấp để chọn nhà cung cấp cụ thể.
Lọc nâng cao qua nút Bộ lọc khác: Nhấn vào nút Bộ lọc khác ở góc phải để mở rộng thêm các điều kiện lọc chuyên sâu:
- Hàng hóa, dịch vụ
- Mã hàng / SKU
- Nhóm hàng hóa, dịch vụ (HHDV)
- Nhà cung cấp
- Mã nhà cung cấp
- Mã số thuế
- Nhóm nhà cung cấp
- Kho

Lưu ý:

Lọc thời gian thực: Ngay khi bạn chọn bất kỳ điều kiện lọc nào (Thời gian, Nhà cung cấp, Hàng hóa, Kho), danh sách dữ liệu và dòng Tổng cộng ở đầu bảng sẽ lập tức cập nhật lại số liệu tương ứng mà không cần thao tác tải lại trang.
Xóa bộ lọc nhanh: Nếu muốn quay về trạng thái hiển thị mặc định ban đầu, bạn chỉ cần nhấn vào nút Xóa bộ lọc ở thanh công cụ.

Bước 4: Tùy chỉnh các cột hiển thị theo nhu cầu đối soát

Nhấn vào nút Tùy chỉnh cột (biểu tượng hình bánh răng nằm ở góc trên bên phải bảng dữ liệu).

Trên giao diện Điều chỉnh cột hiển thị vừa mở ra, tại khung Thêm cột hiển thị, bạn tích chọn trước tên cột để đưa cột đó lên bảng, hoặc bỏ tích để ẩn cột đi.

Dòng Tổng: Luôn hiển thị in đậm và cố định ngay ở đầu bảng dữ liệu. Dòng Tổng tính tổng các giá trị bao gồm: Số lượng mua, Giá trị mua, Chiết khấu, Số lượng/Giá trị trả lại, Thuế GTGT, Giá trị nhập kho, Phí hàng về kho của toàn bộ các dòng chứng từ thỏa mãn bộ lọc hiện tại.
Các cột mặc định hiển thị chính: Ngày hạch toán, Số chứng từ, Ngày chứng từ, Ngày hóa đơn, Số hóa đơn, Diễn giải chung, Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính, Số lượng mua, Đơn giá, Giá trị mua, Chiết khấu, Số lượng trả lại, Giá trị trả lại.
Các cột bổ sung chọn thêm: Mẫu số hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Địa chỉ, Số CCCD, Mã kho, Tên kho, Phí hàng về kho, Giá trị nhập kho, Thuế GTGT, Mã khoản mục phí, Tên khoản mục phí, Mã nhân viên mua hàng, Tên nhân viên mua hàng, Loại chứng từ, Mã nhóm nhà cung cấp, Tên nhóm nhà cung cấp, Mã nhóm HHDV, Tên nhóm HHDV.

Quy tắc hiển thị số liệu

Để phục vụ việc tính toán chính xác tổng giá trị mua hàng thực tế, hệ thống tự động phân loại số tiền trên báo cáo thành 2 nhóm giao dịch đối lập:

Giao dịch Mua hàng (Từ Hóa đơn/Phiếu nhập mua): Hiển thị tất cả các cột số liệu (Số lượng mua, Đơn giá, Giá trị mua, Chiết khấu) dưới dạng Số dương (+) nhằm ghi nhận tăng giá trị hàng nhập kho và nghĩa vụ phải trả.
Giao dịch Trả lại hàng (Từ Chứng từ xuất trả hàng Nhà cung cấp): Cột Số lượng mua / Giá trị mua sẽ được Để trống. Cột Số lượng trả lại và Giá trị trả lại hiển thị Số dương (+). Cột Chiết khấu mua hàng hiển thị dưới dạng Số âm (-) để khấu trừ phần chiết khấu được hưởng.

Mẹo:

Tìm kiếm cột nhanh: Nhập từ khóa vào ô Tìm kiếm cột hiển thị ở đầu khung bên trái để tìm nhanh cột cần mở.
Thay đổi thứ tự hiển thị: Tại khung Cột hiển thị bên phải, bạn có thể nhấn vào dấu X để xóa nhanh cột, hoặc kéo thả trực tiếp tên cột lên/xuống để thay đổi thứ tự xuất hiện.
Khôi phục nhanh: Nhấn nút [Quay về mặc định] nếu bạn muốn đưa toàn bộ danh sách cột về lại trạng thái ban đầu của hệ thống, sau đó nhấn [Lưu] để hoàn tất cài đặt.

Lưu ý:

Hai cột Ngày hạch toán và Số chứng từ là cố định, hệ thống không cho phép ẩn để đảm bảo tính định danh của chứng từ.
Bạn có thể kéo thả trực tiếp tiêu đề các cột trong bảng dữ liệu để sắp xếp lại thứ tự cột. Hệ thống sẽ tự động lưu cấu hình giao diện này theo tài khoản của bạn.
Trên bảng danh sách, tại cột Số chứng từ, các số hiệu chứng từ hiển thị dưới dạng chữ màu xanh có gạch chân. Nhấp chuột trực tiếp vào số hiệu này để mở chi tiết chứng từ mua hàng gốc trong tab mới.

Bước 5: Xuất báo cáo ra file Excel

Lấy lại dữ liệu mới nhất: Nhấn vào nút Lấy lại dữ liệu (biểu tượng mũi tên vòng tròn ở góc trên bên phải báo cáo) để hệ thống cập nhật phát sinh mới nhất.
Xuất file: Nhấn vào nút Xuất file ở góc trên bên phải màn hình.
Lựa chọn định dạng xuất khẩu (.xlsx):
- File dạng mẫu in: Căn chỉnh chuẩn khổ ngang, đầy đủ thông tin Hộ kinh doanh và khu vực ký tên phục vụ in ấn, lưu trữ.
- File dạng dữ liệu: Dạng bảng phẳng, không gộp ô, tối ưu cho việc lọc dữ liệu và dùng hàm kiểm tra.

Tên file tải về tự động đặt theo mẫu: So_chi_tiet_mua_hang (dd_MM_yyyy_-_dd_MM_yyyy).xlsx.

Lưu ý:

Hệ thống xuất dữ liệu sổ chi tiết mua hàng theo đúng kết quả báo cáo đang hiển thị trên màn hình. Chỉ những cột đang được lựa chọn hiển thị mới xuất hiện trong file Excel.

Trợ lý Sapo