Sổ công nợ phải thu khách hàng trên Sapo Accounting - HKD

Sổ công nợ phải thu khách hàng là báo cáo quản trị tổng hợp và chi tiết thuộc phân hệ Kế toán, giúp Chủ hộ kinh doanh và kế toán theo dõi, kiểm soát chặt chẽ tình hình công nợ, số tiền đã thu trước hoặc còn phải thu của từng khách hàng tại các chi nhánh trong kỳ báo cáo.

Mục đích: Quản lý kỳ hạn và số dư công nợ, Minh bạch khoản thu trước.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản cần được cấp quyền Báo cáo quản trị > Công nợ phải thu khách hàng mới có thể truy cập và thao tác với báo cáo này. Xem hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.
Trạng thái chứng từ bắt buộc: Hệ thống chỉ ghi nhận và tính toán đối với các chứng từ ở trạng thái Đã ghi sổ (Đã hạch toán). Các chứng từ ở trạng thái Nháp hoặc Đã hủy sẽ hoàn toàn bị loại trừ và không làm thay đổi số liệu công nợ.

Bước 1: Truy cập báo cáo

Tại thanh menu chính bên trái màn hình, bạn chọn theo lộ trình: Báo cáo → Báo cáo quản trị → 04. Sổ công nợ phải thu khách hàng.

Bước 2: Chọn Kỳ báo cáo và Chi nhánh xem báo cáo

Khi vừa mở màn hình báo cáo, tại thanh công cụ phía trên danh sách, bạn tiến hành chọn các bộ lọc dữ liệu:

Kỳ báo cáo: Lựa chọn khoảng thời gian bạn muốn xem công nợ tại danh sách thả xuống (ví dụ: Hôm nay, Tuần này, Tháng này, Quý này, Năm nay, Tùy chọn từ ngày... đến ngày...). Hệ thống sẽ tự động lọc dữ liệu dựa trên Ngày hạch toán của chứng từ.
Chi nhánh: Chọn chi nhánh tương ứng tại ô lọc dữ liệu trên thanh tiêu đề.

Lưu ý:

Số liệu công nợ hiển thị trong bảng sẽ tự động thay đổi dựa theo chi nhánh được chọn. Nếu bạn chọn Toàn hệ thống hoặc chọn Trụ sở chính và tích Bao gồm chứng từ chi nhánh phụ thuộc, bảng dữ liệu sẽ tổng hợp công nợ tổng.

Bước 3: Tìm kiếm và Sử dụng các bộ lọc

Tìm kiếm nhanh khách hàng: Nhập mã khách hàng hoặc tên khách hàng cần tìm vào ô tìm kiếm Tìm kiếm theo mã hoặc tên khách hàng ở phía trên danh sách.
Lọc theo nhóm đối tượng: Chọn bộ lọc Nhóm khách hàng để chọn một hoặc nhiều nhóm khách hàng cần xem công nợ.

Bước 4: Tùy chỉnh các cột theo nhu cầu đối soát

Nhấn vào nút Tùy chỉnh cột (biểu tượng hình bánh răng nằm ở góc trên bên phải bảng dữ liệu). Bạn tích chọn trước tên cột để đưa cột đó lên bảng, hoặc bỏ tích để ẩn cột đi.

Các cột mặc định hiển thị chính: Mã khách hàng, Tên khách hàng, Chi nhánh, Đầu kỳ (Còn phải thu / Đã thu trước), Phát sinh (Còn phải thu / Đã thu trước), Cuối kỳ (Còn phải thu / Đã thu trước).

Ý nghĩa hiển thị và Công thức tính

Chỉ tiêu	Phân loại	Ý nghĩa và Công thức
Số dư Đầu kỳ	Còn phải thu (Nợ)	Số tiền khách hàng còn nợ doanh nghiệp lũy kế từ trước kỳ báo cáo.
Số dư Đầu kỳ	Đã thu trước (Có)	Số tiền khách hàng đã đặt cọc hoặc thanh toán thừa trước kỳ báo cáo.
Phát sinh trong kỳ	Còn phải thu	Tổng giá trị thanh toán trên các Chứng từ bán hàng đã ghi sổ trong kỳ.
Phát sinh trong kỳ	Đã thu trước	Số tiền thực thu của các Chứng từ Phiếu thu/Thu tiền gửi/Trả lại hàng bán đã ghi sổ trong kỳ.
Số dư Cuối kỳ		Công thức: (Còn phải thu đầu kỳ - Đã thu trước đầu kỳ) + (Còn phải thu phát sinh - Đã thu trước phát sinh)

Mẹo:

Tìm kiếm cột nhanh: Nhập từ khóa vào ô Tìm kiếm cột hiển thị để tìm nhanh cột cần ẩn/hiện.
Khôi phục nhanh: Nhấn nút Quay về mặc định để đưa danh sách cột về trạng thái ban đầu, sau đó nhấn Lưu.

Xem chi tiết nhanh các giao dịch gần nhất (Mở rộng dòng)

Tại bảng danh sách tổng hợp công nợ, click vào biểu tượng mũi tên mở rộng ở đầu dòng của một khách hàng cụ thể. Hệ thống sẽ mở ra một lưới phụ ngay phía dưới, hiển thị chi tiết từng dòng chứng từ phát sinh nợ của khách hàng đó (Số chứng từ, Số hóa đơn, Ngày hạch toán, Diễn giải, Giá trị phát sinh...).

Xem toàn bộ chi tiết công nợ tại cửa sổ Pop-up

Nếu khách hàng có từ 5 chứng từ trở lên, tại lưới phụ sẽ xuất hiện nút Xem thêm. Khi nhấn vào, hệ thống hiển thị cửa sổ Pop-up chi tiết chứa đầy đủ thông tin:

Dòng tổng quan phía trên: Hiển thị Số dư đầu kỳ, Cộng phát sinh trong kỳ và Số dư cuối kỳ.
Thao tác đối chiếu: Nhấp chuột trực tiếp vào Số chứng từ (dòng chữ màu xanh có hyperlink), hệ thống sẽ mở màn hình chi tiết của chứng từ gốc trong tab mới.

Lưu ý:

Dòng Tổng: Luôn hiển thị in đậm và cố định ở đầu bảng dữ liệu, tự động tổng hợp số liệu của toàn bộ khách hàng thỏa mãn bộ lọc.
Cột cố định: Mã nhà cung cấp và Tên nhà cung cấp là cố định, hệ thống không cho phép ẩn.

Bước 5: Xuất dữ liệu công nợ ra file Excel

Cập nhật số liệu mới nhất: Nhấn nút Lấy lại dữ liệu ở góc trên cùng bên phải để hệ thống quét và đồng bộ các phát sinh công nợ vừa được ghi sổ.
Xuất file: Nhấn vào nút Xuất file và lựa chọn một trong hai phương thức:
- Xuất sổ tổng hợp: Xuất danh sách tổng hợp công nợ của toàn bộ khách hàng. Mỗi khách hàng được thể hiện trên một dòng duy nhất.
- Xuất sổ chi tiết: Xuất chi tiết công nợ theo từng khách hàng, bao gồm đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh, ngày chứng từ và diễn giải chi tiết.

Trợ lý Sapo