Sổ công nợ phải trả nhà cung cấp trên Sapo Accounting - HKD

Sổ công nợ phải trả nhà cung cấp là báo cáo quản trị tổng hợp và chi tiết thuộc phân hệ Kế toán, giúp Chủ hộ kinh doanh và kế toán theo dõi, kiểm soát chặt chẽ tình hình công nợ, số tiền đã trả trước hoặc còn phải trả cho từng nhà cung cấp tại các chi nhánh trong kỳ báo cáo.

Mục đích: Quản lý kỳ hạn, số dư nợ phải trả và minh bạch các khoản tiền đặt cọc/trả trước cho Nhà cung cấp.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản cần được cấp quyền Báo cáo quản trị > Công nợ phải trả nhà cung cấp mới có thể truy cập và thao tác với báo cáo này. Xem hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.
Trạng thái chứng từ bắt buộc: Hệ thống chỉ ghi nhận và tính toán đối với các chứng từ ở trạng thái Đã ghi sổ (Đã hạch toán). Các chứng từ ở trạng thái Nháp hoặc Đã hủy sẽ hoàn toàn bị loại trừ và không làm thay đổi số liệu công nợ.

Bước 1: Truy cập báo cáo

Tại thanh menu chính bên trái màn hình, bạn click chọn theo lộ trình: Báo cáo → Báo cáo quản trị → Sổ công nợ phải trả nhà cung cấp.

Bước 2: Thiết lập Kỳ báo cáo và Chi nhánh

Khi vừa mở màn hình báo cáo, tại thanh công cụ phía trên danh sách, bạn tiến hành chọn các bộ lọc dữ liệu:

Kỳ báo cáo: Lựa chọn khoảng thời gian bạn muốn xem công nợ tại danh sách thả xuống (ví dụ: Hôm nay, Tuần này, Tháng này, Quý này, Năm nay, Tùy chọn từ ngày... đến ngày...). Hệ thống sẽ tự động lọc dữ liệu dựa trên Ngày hạch toán của chứng từ.
Chi nhánh: Chọn chi nhánh tương ứng tại ô lọc dữ liệu trên thanh tiêu đề.

Lưu ý:

Số liệu công nợ hiển thị trong bảng sẽ tự động thay đổi dựa theo chi nhánh được chọn. Nếu bạn chọn "Toàn hệ thống" hoặc chọn Trụ sở chính và tích “Bao gồm chứng từ chi nhánh phụ thuộc”, bảng dữ liệu sẽ tổng hợp công nợ tổng.

Bước 3: Tìm kiếm và Sử dụng các bộ lọc chuyên sâu

Hệ thống hỗ trợ các công cụ lọc thông minh ngay trên đầu bảng để bạn nhanh chóng tìm kiếm và đối soát dữ liệu:

Tìm kiếm nhanh nhà cung cấp: Nhập mã nhà cung cấp hoặc tên nhà cung cấp vào ô tìm kiếm "Tìm kiếm theo mã và tên nhà cung cấp" để hệ thống truy vấn nhanh.
Lọc theo Nhóm đối tượng: Chọn bộ lọc Nhóm nhà cung cấp để chọn một hoặc nhiều nhóm nhà cung cấp cần xem công nợ.

Bước 4: Tùy chỉnh các cột theo nhu cầu đối soát

Nhấn vào nút Tùy chỉnh cột (biểu tượng hình bánh răng nằm ở góc trên bên phải bảng dữ liệu). Bạn tích chọn trước tên cột để hiển thị hoặc bỏ tích để ẩn cột đi.

Các cột mặc định hiển thị chính: Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Chi nhánh, Đầu kỳ (Còn phải trả / Đã trả trước), Phát sinh (Còn phải trả / Đã trả trước), Cuối kỳ (Còn phải trả / Đã trả trước).

Ý nghĩa hiển thị và Công thức tính

Chỉ tiêu	Phân loại	Ý nghĩa và Công thức
Đầu kỳ (Số dư tại thời điểm bắt đầu)	Còn phải trả	Số tiền hộ kinh doanh nợ nhà cung cấp lũy kế trước kỳ báo cáo. Công thức: Tổng tiền các Chứng từ Mua hàng đã ghi sổ trước kỳ.
Đầu kỳ (Số dư tại thời điểm bắt đầu)	Đã trả trước	Số tiền đã đặt cọc hoặc trả thừa trước kỳ báo cáo. Công thức: Chứng từ Xuất kho/Phiếu Chi/Trả lại hàng mua đã ghi sổ trước kỳ.
Phát sinh (Biến động trong kỳ)	Còn phải trả	Phát sinh nợ mới khi mua hàng hóa, dịch vụ. Công thức: Chứng từ Nhập kho / Chứng từ Nhận hóa đơn mua.
Phát sinh (Biến động trong kỳ)	Đã trả trước	Phát sinh khi trả nợ cũ, đặt cọc thêm hoặc trả lại hàng mua. Công thức: Chứng từ Xuất kho / Phiếu Chi / Trả lại hàng mua.
Cuối kỳ (Số dư thực tế kết thúc kỳ)		Công thức: (Còn phải trả đầu kỳ - Đã trả trước đầu kỳ) + (Còn phải trả phát sinh - Đã trả trước phát sinh). Dương (+): Hiển thị Còn phải trả; Âm (-): Hiển thị Đã trả trước.

Mẹo:

Tìm kiếm cột nhanh: Nhập từ khóa vào ô “Tìm kiếm cột hiển thị” để tìm nhanh cột cần ẩn/hiện.
Khôi phục nhanh: Nhấn nút Quay về mặc định để đưa danh sách cột về trạng thái ban đầu, sau đó nhấn Lưu.

Xem chi tiết các giao dịch

Mở rộng dòng: Click vào biểu tượng mũi tên mở rộng ở đầu dòng của một nhà cung cấp cụ thể để xem danh sách các giao dịch phát sinh gần nhất.
Xem tại Pop-up: (Áp dụng khi có từ 5 chứng từ trở lên) Chọn nút Xem thêm ở cuối lưới phụ để mở cửa sổ chi tiết. Tại đây, bạn có thể xem dòng tổng quan, dòng tổng và chi tiết toàn bộ chứng từ (Mã NK, PC...).
Đối chiếu nhanh: Nhấp chuột trực tiếp vào Số chứng từ (hyperlink màu xanh) để chuyển hướng đến màn hình chi tiết của chứng từ gốc.

Lưu ý:

Dòng Tổng: Luôn hiển thị in đậm và cố định ở đầu bảng, tự động tổng hợp số liệu cho toàn bộ các dòng thỏa mãn bộ lọc.
Cột cố định: Mã nhà cung cấp và Tên nhà cung cấp là cố định, hệ thống không cho phép ẩn.

Bước 5: Xuất dữ liệu công nợ ra file Excel

Cập nhật số liệu mới nhất: Nhấn nút Lấy lại dữ liệu ở góc trên cùng bên phải để đồng bộ các phát sinh vừa được ghi sổ.
Xuất file: Nhấn vào nút Xuất file và chọn một trong hai phương thức:
- Xuất sổ tổng hợp: Xuất danh sách tổng hợp công nợ của toàn bộ nhà cung cấp (mỗi đối tượng một dòng).
- Xuất sổ chi tiết: Xuất đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ, giúp đối chiếu chi tiết quá trình hình thành và thanh toán công nợ.

Tên file tải về mặc định: So_chi_tiet_mua_hang (dd_MM_yyyy_-_dd_MM_yyyy).xlsx.

Lưu ý:

Hệ thống xuất dữ liệu theo đúng kết quả báo cáo đang hiển thị. Chỉ những cột đang được lựa chọn hiển thị trên màn hình mới xuất hiện trong file Excel.

Trợ lý Sapo