Xem và lọc đối trừ chứng từ của Nhà cung cấp trên Sapo Acccounting

Khi mua hàng, bạn thường có nhiều hóa đơn mua và nhiều phiếu chi tiền với cùng một Nhà cung cấp. Đối trừ chứng từ là việc ghép một hóa đơn mua (khoản bạn còn nợ) với một phiếu chi (khoản bạn đã trả) để biết chính xác: với mỗi Nhà cung cấp, bạn đã thanh toán bao nhiêu và còn nợ bao nhiêu.

Điều kiện tiên quyết

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn được phân quyền truy cập phân hệ Mua hàng -> Đối trừ chứng từ và quyền tạo đối trừ chứng từ. Xem hướng dẫn thêm mới người dùng và phân quyền chi tiết tại đây.
Nhà cung cấp cần đối trừ đã có sẵn trong danh mục và đang phát sinh công nợ.
Các chứng từ phải ở trạng thái Đã ghi sổ. Chứng từ còn ở dạng Nháp (chưa ghi sổ) sẽ không hiển thị để đối trừ.
Ngày đối trừ phải nằm ngoài kỳ kế toán đã khóa sổ.
Phiên bản hiện tại chỉ đối trừ được các chứng từ cùng loại tiền đồng Việt Nam (VND).

Hướng dẫn truy cập

Đăng nhập vào trang quản trị Sapo Accounting.
Trên thanh menu bên trái, bạn vào menu Mua hàng > chọn Đối trừ chứng từ.
Hệ thống sẽ mở màn hình Danh sách với 20 Nhà cung cấp đầu tiên, sắp xếp theo Mã Nhà cung cấp.

Lưu ý:

Màn hình chỉ hiển thị các Nhà cung cấp đang còn cặp đối trừ. Nếu một Nhà cung cấp đã bỏ hết đối trừ (không còn cặp nào đang hoạt động) thì sẽ không xuất hiện trong danh sách này nữa.

Các trường thông tin trên màn hình danh sách

Tại màn hình danh sách, bạn có thể kiểm tra các trường thông tin sau:

Mã nhà cung cấp
Số cặp đối trừ: Số lần bạn đã ghép thành công giữa hóa đơn mua và phiếu chi với Nhà cung cấp này. Số càng lớn nghĩa là giao dịch phát sinh càng nhiều.
Tổng tiền đã đối trừ: Tổng số tiền đã được ghép xong giữa hóa đơn và phiếu chi.
Số tiền công nợ chưa đối trừ: Tổng tiền các hóa đơn mua (khoản bạn đang nợ) chưa được ghép với phiếu chi nào.
Số tiền thanh toán chưa đối trừ: Tổng tiền các phiếu chi (khoản bạn đã trả) chưa được ghép với hóa đơn nào.
Thao tác Đối trừ hoặc Bỏ đối trừ: Cột ngoài cùng bên phải chứa nút … biểu thị menu thao tác nhanh, bạn lựa chọn Đối trừ hoặc Bỏ đối trừ đối với chứng từ tương ứng.
- Khi cả hai cột Số tiền công nợ chưa đối trừ và Số tiền thanh toán chưa đối trừ đều lớn hơn 0: Cột Thao tác hiển thị cả 2 nút Đối trừ và Bỏ đối trừ.
- Khi một trong hai cột bằng 0: Nút Đối trừ sẽ tự động ẩn đi. Các trường hợp ẩn gồm: Công nợ bằng 0 (không còn hóa đơn nợ để ghép)/Thanh toán bằng 0 (không còn phiếu chi để ghép)/Cả hai cột đều bằng 0: Đã đối trừ hết.

Thông tin chi tiết đối trừ

Khi bấm vào xem chi tiết đối trừ của từng Nhà cung cấp, màn hình Chi tiết đối trừ sẽ hiển thị một bảng danh sách các cặp chứng từ đã được đối trừ với nhau:

Trường thông tin	Mô tả
Chứng từ công nợ	Hiển thị mã của chứng từ làm phát sinh khoản nợ với nhà cung cấp.
Số tiền công nợ	Số tiền ghi trên chứng từ công nợ tương ứng.
Chứng từ thanh toán/ giảm trừ	Hiển thị mã của chứng từ dùng để thanh toán hoặc giảm trừ khoản nợ đó.
Số tiền thanh toán/ giảm trừ	Số tiền ghi trên chứng từ thanh toán hoặc giảm trừ tương ứng.
Số tiền đã đối trừ	Số tiền thực tế đã được phân bổ, ghép khớp giữa hai chứng từ công nợ và thanh toán này.
Ngày đối trừ	Ngày hệ thống thực hiện ghi nhận việc ghép hai chứng từ với nhau.
Hình thức	Cách thức thực hiện đối trừ chứng từ.
Cột thao tác nhanh (nút …)	Cho phép bạn thực hiện hành động Bỏ đối trừ nếu muốn gỡ bỏ cặp chứng từ đã ghép.

Tìm kiếm và lọc dữ liệu

Phía trên bảng danh sách có thanh công cụ giúp bạn lọc những trường dữ liệu cần xử lý:

Tìm kiếm theo Mã và Tên khách hàng: Gõ Mã hoặc Tên Nhà cung cấp vào ô tìm kiếm. Hệ thống tự lọc kết quả ngay sau khi bạn ngừng gõ.
Lọc theo Số tiền công nợ chưa đối trừ: Điền số tiền cần lọc.
Lọc theo Số tiền thanh toán chưa đối trừ: Cách dùng giống ô lọc Công nợ, nhưng áp dụng cho phía phiếu chi.
Lọc theo thời gian (Ngày đối trừ gần nhất): Chọn khoảng ngày để xem các Nhà cung cấp có đối trừ trong khoảng đó (mặc định là 30 ngày gần nhất).

Lưu ý:

Mỗi khi bạn đổi bộ lọc, đổi từ khóa tìm kiếm, đổi khoảng ngày hoặc chuyển trang, hệ thống sẽ tự bỏ chọn tất cả các dòng bạn đang tích để tránh thao tác hàng loạt nhầm lẫn.

Trợ lý Sapo