Xem và sửa thông tin chi tiết của chi nhánh, phòng ban trên Sapo Accounting - HKD

Sửa thông tin Chi nhánh, phòng ban là tính năng được xây dựng với mục tiêu linh hoạt thay đổi, cập nhật thông tin vận hành hoặc thông tin hành chính thuế của các đơn vị (Trụ sở chính, Chi nhánh, Văn phòng hoặc Phòng ban) trên sơ đồ tổ chức của hệ thống. Đây là chức năng cơ bản giúp chủ hộ kinh doanh và kế toán viên kịp thời điều chỉnh dữ liệu khi có sự điều chuyển đơn vị cha quản lý trực tiếp (thay đổi vị trí trên sơ đồ cây) hoặc khi phát sinh thay đổi về thông tin đăng ký kinh doanh, địa chỉ và cơ quan thuế trực thuộc, đảm bảo tính xác thực cho hoạt động hạch toán.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản phải được cấp quyền Chi nhánh, phòng ban trong phân hệ Danh mục.
Bạn có thể tham khảo hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.

1. Mở Popup chỉnh sửa

Trên thanh menu bên trái, truy cập mục Danh mục -> chọn mục con Chi nhánh, phòng ban.
Tại màn hình Danh sách chi nhánh, phòng ban, tìm đơn vị cần chỉnh sửa.
Di chuột đến cuối dòng của đơn vị đó, click vào biểu tượng Ba chấm … (Chức năng) > Chọn Sửa để hệ thống mở Popup nhập liệu.

2. Chỉnh sửa cấu trúc biểu mẫu theo từng cấp đơn vị

Tùy thuộc vào cấp tổ chức của đơn vị bạn đang sửa, hệ thống sẽ trả về các kịch bản giao diện và ràng buộc dữ liệu khác nhau:

Nhóm 1 - Đơn vị cấp "Trụ sở chính" (Cấp C1)

Banner thông báo: Xuất hiện banner màu xanh dương nổi bật ở trên cùng của Popup với nội dung: "Thông tin Tổng công ty/Công ty không thể chỉnh sửa. Vui lòng tạo yêu cầu hỗ trợ tại đây để bộ phận phụ trách cập nhật thông tin." Bạn có thể gửi yêu cầu thay đổi thông tin trụ sở chính tại: https://profiles.sapo.vn/tickets/create/ hoặc https://help.sapo.vn/createticket.html.

Các trường dữ liệu ĐƯỢC PHÉP chỉnh sửa:

Mã đơn vị: Mã trên phần mềm của Trụ sở chính, dùng để phân biệt (Ví dụ: HQ).
Tên đơn vị: Tên hiển thị pháp lý của Hộ kinh doanh.
Địa chỉ & Thông tin thuế: Bao gồm Mã địa điểm kinh doanh, Tỉnh/Thành phố, Xã/Phường, Số nhà đường phố, Mã địa bàn hành chính, Cơ quan thuế quản lý và Cơ quan thu.

Các trường dữ liệu CHỈ XEM, không thể sửa:

Thuộc chi nhánh, phòng ban: Mặc định bỏ trống hoặc không thể chọn do đây là cấp cao nhất trên sơ đồ cây.
Cấp chi nhánh, phòng ban: Hiển thị cố định là Trụ sở chính.
MST / Số đăng ký kinh doanh, Ngày cấp, Nơi cấp: Thông tin pháp lý trên giấy phép đăng ký kinh doanh.

Nhóm 2 - Đơn vị cấp "Chi nhánh" (Cấp C2)

Màn hình hiển thị đầy đủ thông tin hành chính và địa chỉ thuế kèm trạng thái "Đang hoạt động" ở góc trên bên trái Popup.

Các trường dữ liệu ĐƯỢC PHÉP chỉnh sửa:

Mã đơn vị: Mã trên phần mềm của Chi nhánh, dùng để phân biệt (Ví dụ: CN001).
Tên đơn vị: Thay đổi tên gọi hiển thị của chi nhánh khi in hoặc xuất các chứng từ kế toán.
Thuộc chi nhánh, phòng ban: Click chọn lại đơn vị cha để chuyển chi nhánh sang một nhánh quản lý khác trên sơ đồ tổ chức hình cây.
MST / Số đăng ký kinh doanh, Ngày cấp, Nơi cấp: Cho phép cập nhật thông tin đăng ký kinh doanh mới khi có thay đổi trên giấy phép.
Khối Địa chỉ và thông tin thuế: Bạn được phép sửa chi tiết các trường phục vụ hạch toán thuế bao gồm: Mã địa điểm kinh doanh, Tỉnh/Thành phố, Quận/Huyện, Xã/Phường, Số nhà đường phố, Cơ quan thuế quản lý và Cơ quan thu.

Các trường dữ liệu CHỈ XEM, không thể sửa:

Cấp chi nhánh, phòng ban: Khóa cố định thuộc tính là Chi nhánh, không cho phép hạ cấp hoặc nâng cấp thực thể sang loại hình khác.

Lưu ý:

Khi đổi đơn vị cha tại trường Thuộc chi nhánh, phòng ban, hệ thống sẽ tự động ẩn chính tên chi nhánh đó và tất cả các phòng ban con trực thuộc nó khỏi danh sách lựa chọn để tránh lỗi vòng lặp sơ đồ cây.
Không được để trống trường Mã địa bàn hành chính, nếu để trống hệ thống sẽ báo lỗi đỏ: "Địa bàn hành chính không được để trống".

Nhóm 3 - Đơn vị cấp "Văn phòng/Trung tâm" (C3) & "Phòng ban" (C4)

Biểu mẫu hiển thị cực kỳ tinh gọn, hoàn toàn lược bỏ khối thông tin địa chỉ hành chính và cơ quan thuế.

Các trường dữ liệu ĐƯỢC PHÉP chỉnh sửa:

Mã đơn vị: Đặc biệt đối với cấp C3 và C4, hệ thống cho phép thay đổi, cập nhật lại Mã đơn vị.
Tên đơn vị: Thay đổi tên gọi phòng ban phục vụ quản lý nội bộ (Ví dụ: Hành chính văn phòng).
Thuộc chi nhánh, phòng ban: Thay đổi, điều chuyển phòng ban này sang trực thuộc một Chi nhánh hoặc Văn phòng cha khác trên sơ đồ.

Các trường dữ liệu CHỈ XEM, không thể sửa:

Cấp chi nhánh, phòng ban: Cố định theo dữ liệu khởi tạo ban đầu (Văn phòng/Trung tâm hoặc Phòng ban), không thể thay đổi cấp bậc.

3. Lưu dữ liệu

Sau khi chỉnh sửa xong, click nút Cập nhật ở đáy Popup để ghi nhận thay đổi vào hệ thống.

Tác động: Hệ thống sẽ ngay lập tức tính toán lại toàn bộ đường dẫn cây thư mục dữ liệu cho chính đơn vị đó và toàn bộ các phòng ban con đang trực thuộc nó.

Cảnh báo:

Khi Lưu các thay đổi, có thể xảy ra một số lỗi sau cần chú ý:

Thông báo lỗi hiển thị	Nguyên nhân cốt lõi	Cách xử lý nhanh
"Mã đơn vị đã tồn tại trong hệ thống."	Khi sửa mã của Phòng ban (C3/C4), bạn vô tình gõ trùng với mã của một đơn vị khác đã có trên phần mềm.	Thay đổi mã thành một chuỗi ký tự duy nhất (Ví dụ: Thêm ký tự viết tắt chi nhánh cha ra phía trước).
"Không thể chọn Chi nhánh, phòng ban cấp trên là chính nó hoặc Chi nhánh, phòng ban con."	Bạn đang cố tình gán trường Thuộc chi nhánh, phòng ban vào chính nó hoặc vào một phòng ban cấp dưới của nó.	Click hủy chọn và tích chọn một đơn vị cấp cha khác nằm hoàn toàn ngoài nhánh tổ chức đang sửa.

Lưu ý:

Khi bạn thay đổi trường Thuộc chi nhánh, phòng ban (chọn đơn vị cha mới), hệ thống sẽ tự động ẩn chính đơn vị đó và tất cả các đơn vị con của nó khỏi danh sách lựa chọn. Bạn không thể chọn một đơn vị con làm đơn vị cha của chính nó.

Mẹo:

Đồng bộ mã đơn vị: Khi chỉnh sửa mã của phòng ban (C3/C4), bạn nên sửa theo quy chuẩn gắn liền với mã của chi nhánh cha để khi nhìn vào danh sách báo cáo phẳng sau này, bạn vẫn nhận diện được phòng ban đó thuộc cơ sở nào.
Nếu muốn thay đổi cấp bậc các chi nhánh, phòng ban từ C2 trở đi, bạn cần xóa chi nhánh/ phòng ban cũ và tạo mới hoặc nhân bản chi nhánh/ phòng ban để thiết lập lại Cấp chi nhánh, phòng ban.

Trợ lý Sapo