Xóa chi nhánh, phòng ban trên Sapo Accounting - HKD

Xóa Chi nhánh, phòng ban là tính năng được xây dựng với mục tiêu loại bỏ hoàn toàn một thực thể ra khỏi sơ đồ tổ chức của hệ thống khi không còn nhu cầu sử dụng. Đây là chức năng cơ bản giúp chủ hộ kinh doanh và kế toán viên dọn dẹp các dữ liệu đơn vị bị khởi tạo sai thông tin hoặc nằm trong kế hoạch dự kiến nhưng chưa đưa vào vận hành thực tế, đảm bảo sơ đồ cây tổ chức luôn gọn gàng và chính xác.

Bước 1: Chọn chức năng Xóa

• Truy cập vào menu Danh mục > Chọn Chi nhánh, phòng ban.
• Trên sơ đồ hình cây, tìm đến đơn vị bạn muốn xóa hẳn.
• Di chuột ra cuối dòng, click vào biểu tượng Mấy chấm ⋮ (Chức năng) → Chọn Xóa.

Bước 2: Xác nhận yêu cầu từ hệ thống

Hệ thống sẽ lập tức hiển thị một Popup xác nhận để đảm bảo bạn không bấm nhầm, với nội dung: "Bạn có chắc chắn muốn xóa {Tên đơn vị} không? Hành động này sẽ ảnh hưởng đến các chứng từ, báo cáo liên quan."

Nếu bạn chắc chắn, hãy click chọn nút Đồng ý (hoặc nút Xóa tùy theo hiển thị trực quan). Nếu muốn rút lại quyết định, click Hủy bỏ.

Sau khi bạn bấm xác nhận, hệ thống Sapo Accounting sẽ tự động chạy một lệnh kiểm tra ngầm để rà soát toàn bộ lịch sử dữ liệu của đơn vị này. Tùy vào kết quả kiểm tra, hệ thống sẽ trả về 2 kịch bản sau:

Trường hợp 1 - Xóa vĩnh viễn thành công

• Điều kiện: Đơn vị chưa có bất kỳ dữ liệu phát sinh nào (chưa gắn với bất kỳ chứng từ nào, chưa có nhân viên trực thuộc, chưa có số dư đầu kỳ).
• Kết quả: Hệ thống cho phép xóa vĩnh viễn khỏi sơ đồ cây tổ chức.

Trường hợp 2 - Hệ thống chặn không cho Xóa

• Điều kiện: Đơn vị đã có dữ liệu phát sinh trên phần mềm.
• Kết quả hiển thị: Hệ thống sẽ chặn hành động xóa và hiển thị thông báo lỗi, đồng thời cung cấp một đường link dẫn trực tiếp đến danh sách các chứng từ liên quan để người dùng kiểm tra.
• Giải pháp cho người dùng: Bạn không thể xóa đơn vị này. Thay vào đó, hãy sử dụng tính năng Ngừng hoạt động để khóa đơn vị lại (giúp ẩn khỏi bộ lọc) nhưng vẫn giữ được lịch sử sổ sách.