Bước 1: Truy cập trang quản trị và tạo đơn hàng

• Trên trang quản trị Sapo OmniAI, truy cập thanh menu bên trái, click chọn mục Đơn hàng > Chọn Danh sách đơn hàng
• Ở góc trên bên phải màn Danh sách đơn hàng, bấm nút Tạo đơn hàng

Bước 2: Thực hiện thêm thông tin vào đơn hàng

1. Thêm thông tin mục Sản phẩm

Tìm kiếm sản phẩm: Có 3 cách để thêm sản phẩm vào đơn hàng

• Dùng chuột kích vào ô tìm kiếm hoặc nhấn phím tắt F3 để trỏ chuột vào ô tìm kiếm.
• Nhập từ khóa tìm kiếm theo Tên sản phẩm hoặc Mã SKU.
• Quét mã barcode sản phẩm thường để thêm sản phẩm vào đơn hàng.

Sau khi tìm kiếm/quét mã chọn thêm sản phẩm cho đơn hàng. Thông tin sản phẩm đã thêm được hiển thị ở trung tâm màn hình bán hàng. Các cột thông tin sản phẩm hiển thị trên màn hình đơn hàng gồm có:

• Ảnh sản phẩm
• Tên sản phẩm
  • Khi sản phẩm hết hàng, sẽ có chú thích ! Hết hàng dưới tên sản phẩm.
• Số lượng
• Đơn giá
• Thành tiền

Tại đây, bạn có thể thao tác điều chỉnh sản phẩm:

• Xóa sản phẩm: click chọn biểu tượng X ở cuối dòng để xóa
• Tăng giảm số lượng sản phẩm: bằng cách điền trực tiếp hoặc sử dụng icon mũi tên tăng giảm bên cạnh ô số lượng
• Ngoài ra, khi di chuột lên ô số lượng sản phẩm mà không click, bạn có thể xem được số lượng có thể bán của sản phẩm (= Tồn kho - Đang giao dịch).

Kiểm tra tồn kho: Nhấn vào nút Kiểm tra tồn kho (góc trên bên phải mục Sản phẩm trong đơn) để xem số lượng tồn kho của các sản phẩm đã chọn trong đơn.

• Tồn kho có thể kiểm tra theo từng chi nhánh hoặc tất cả chi nhánh (tùy lựa chọn và tùy phân quyền của tài khoản).
• Trong pop-up Kiểm tra tồn kho, bạn có thể xem được tổng Tồn kho của sản phẩm và số lượng Có thể bán (sau khi trừ số lượng chưa xuất kho nhưng đang nằm trong các đơn đang giao dịch của cửa hàng).

Chỉnh sửa giá:

• Nhấn vào đơn giá sản phẩm > tích bật Đặt giá mới cho sản phẩm
• Điền giá mới cho sản phẩm rồi ấn Xác nhận
• Nếu muốn cập nhật giá mới này trong sản phẩm thì tích chọn Cập nhật giá này vào giá bán của sản phẩm

Thêm phí dịch vụ khác:

• Nhấn Thêm sản phẩm hoặc dịch vụ tùy chỉnh để thêm phí phụ thu (nếu có).
• Điền thông tin dịch vụ (tên, số lượng, đơn giá..) rồi nhấn Áp dụng

Thêm chiết khấu:

• Nhấn vào đơn giá sản phẩm > Chọn loại giảm giá theo Giá trị hoặc % > Nhập giá trị chiết khấu > ấn Xác nhận

Thuế: nhấn vào mục Thuế > tích chọn Áp dụng thuế để bật thuế cho đơn hàng

2. Thêm giảm giá và phí giao hàng, trạng thái thanh toán đơn hàng mục Thanh toán

Thêm giảm giá thủ công:

• Dùng phím tắt F6 hoặc nhấn vào nút Sửa giảm giá
• Tích chọn Thêm giảm giá thủ công cho đơn hàng
• Chọn chiết khấu theo Giá trị hoặc %, rồi điền giá trị chiết khấu
• Nhập lý do giảm giá (nếu có) rồi ấn Lưu

Thêm khuyến mãi:

• Dùng phím tắt F6 hoặc nhấn vào nút Sửa giảm giá
• Tích chọn Tự động thêm chương trình khuyến mại phù hợp
• Nhấn nút Thêm, hệ thống sẽ tự động áp dụng chương trình khuyến mại phù hợp và tối ưu nhất cho đơn hàng nếu đơn hàng thỏa mãn điều kiện

Phí giao hàng:

• Nhấn Phí giao hàng (hoặc phím F7)
• Bổ sung thông tin giao hàng (địa chỉ, khu vực, khối lượng…) nếu còn thiếu
• Hệ thống sẽ hiển thị các phí được cấu hình và phí gợi ý của đối tác vận chuyển, chọn 1 trong số các mức phí hoặc điền mức phí khác
• Nhấn Lưu

Chọn trạng thái, hình thức thanh toán đơn hàng

• Đơn hàng đã thanh toán
  • Tích chọn Đã thanh toán
  • Chọn Hình thức thanh toán (phương thức) và điền số tiền
  • Hiện tại tạo đơn online trên Sapo OmniAI mới đang hỗ trợ thanh toán theo 1 phương thức
• Đơn hàng thanh toán sau
  • Tích chọn Thanh toán sau
  • Chọn Hình thức thanh toán (phương thức)

3. Thêm thông tin Nguồn đơn

Giúp bạn xác định nguồn bán hàng và giúp phân loại đơn hàng hiệu quả. Các nguồn đơn có trên quản trị Sapo OmniAI bao gồm:

• Website
• POS (bán tại cửa hàng)
• Facebook
• Shopee
• Tiktokshop
• Tiktok for Business
• Lazada
• Tiki
• Sendo
• Instagram
• Livestream
• Zalo
• Grabmart
• Hotline
• Cộng tác viên
• Landing
• Admin
• Sàn TMDT
• Mạng xã hội
• Khác
• Facebook shopping
• Zalo OA

4. Thêm thông tin mục Khách hàng

Với khách hàng đã tạo trước đó:

• Nhập tên khách hàng, SĐT, email, mã KH vào ô Tìm kiếm ở mục khách hàng
• Chọn đúng tên khách hàng từ danh sách tìm kiếm

Với khách hàng mới:

• Nhấn chuột vào ô Tìm kiếm ở mục khách hàng > Chọn Thêm mới khách hàng
• Điền các thông tin cần thiết như tên, địa chỉ, số điện thoại,...
• Nhấn Lưu để lưu thông tin khách hàng.

5. Thêm thông tin mục Ghi chú

Điền nội dung ghi chú vào ô Ghi chú khi cần note lại 1 số thông tin lưu ý để người mua hoặc shop sau này có thể kiểm tra lại

6. Thêm thông tin mục Thông tin bổ sung

• Bán tại chi nhánh: Chọn chi nhánh
• Nhân viên phụ trách: Chọn nhân viên phụ trách đơn hàng. Sau khi đơn hàng được tạo, bạn có thể lọc danh sách đơn hàng theo nhân viên phụ trách để dễ dàng quản lý và theo dõi.
• Ngày đặt hàng: Nhấn vào ô Chọn ngày đặt hàng, chọn ngày và giờ mong muốn trong cửa sổ popup hiển thị > nhấn Áp dụng. Tính năng sử dụng trong các trường hợp đơn đã phát sinh từ trước nhưng được nhập lên phần mềm sau giúp hệ thống ghi nhận chính xác dữ liệu đơn hàng và phản ánh đúng doanh thu trong báo cáo.
  Lưu ý:

  • Không thể chọn ngày trong tương lai làm ngày đặt hàng.
  • Ngày đặt hàng chỉ được ghi nhận khi bạn tạo đơn hàng, không áp dụng nếu lưu ở trạng thái nháp.
  • Thông tin này không bắt buộc khi tạo đơn hàng
  Cảnh báo

  • Ngày đặt hàng chỉ ảnh hưởng đến dữ liệu trong đơn hàng và các báo cáo bán hàng.
  • Các chứng từ liên quan như lịch sử kho, giao dịch, báo cáo thanh toán… vẫn sẽ được ghi nhận theo thời điểm thực tế thao tác tạo đơn trên phần mềm.
• Ngày hẹn giao: Nhấn vào ô Chọn ngày hẹn giao, chọn ngày và giờ mong muốn trong cửa sổ popup hiển thị > nhấn Áp dụng. Tính năng được sử dụng trong trường hợp khách hàng yêu cầu nhận hàng vào một thời điểm cụ thể giúp nhân viên chủ động sắp xếp và xử lý đơn hàng đúng thời gian, tránh giao trễ, qua đó nâng cao trải nghiệm dịch vụ.
  Lưu ý:

  • Không thể chọn ngày hẹn giao trong quá khứ.
  • Thông tin không bắt buộc khi tạo đơn hàng.
• Tag: Nhập tên thẻ tag rồi ấn Enter giúp bạn lọc và phân loại các đơn hàng theo quy trình của cửa hàng

7. Thêm thông tin mục Hóa đơn điện tử

Nhấn chọn Thêm thông tin xuất hoá đơn và điền các thông tin trên màn hình popup để cung cấp thông tin xuất hóa đơn điện tử

8. Thêm thông tin mục Giao hàng

Chọn hình thức giao hàng (có 3 tùy chọn được hiển thị).

• Đẩy qua hãng vận chuyển: Bổ sung thông tin giao hàng (địa chỉ, khu vực, khối lượng…) nếu còn thiếu (trường hợp đơn đã có khách hàng thì thông tin giao hàng sẽ lấy theo thông tin của khách hàng), hệ thống sẽ hiển thị 2 lựa chọn:
  • Vận chuyển tích hợp: chọn 1 trong số các đơn vị vận chuyển có liên kết vào phần mềm với mức giá, thời gian giao hàng phù hợp
  • Vận chuyển tự liên hệ: chọn loại đối tác, người trả phí, mã vận đơn, phí trả đối tác vận chuyển
• Đã giao hàng: Chọn hình thức giao hàng:
  • Khách nhận tại cửa hàng
  • Dùng đối tác vận chuyển ngoài: chọn đối tác vận chuyển
• Giao hàng sau

Bước 3: Lưu đơn hàng

Có 2 tùy chọn:

• Lưu nháp: Đơn sẽ được tạo ở trạng thái nháp, có thể chỉnh sửa và được lưu ở mục Đơn hàng > Đơn hàng nháp (lưu ý: Tài khoản cần có quyền Xem đơn hàng nháp và Tạo và cập nhật đơn hàng nháp mới có thể thực hiện Lưu nháp đơn hàng).
• Tạo đơn hàng: Đơn sẽ được tạo ở trạng thái Đang giao dịch

Sau khi lưu, tiếp tục thực hiện các bước Giao hàng và Thanh toán để hoàn thành (nếu đơn chưa xử lý giao hàng và thanh toán đầy đủ). Bạn cũng có thể Sửa đơn, In đơn, Hủy đơn, Lưu trữ đơn… tùy trường hợp đối với đơn hàng đã tạo.