Tạo đơn hàng tại màn Danh sách đơn hàng (tạo đơn online)

1.1. Tìm kiếm sản phẩm: Có 3 cách để thêm sản phẩm vào đơn hàng

• Dùng chuột kích vào ô tìm kiếm hoặc nhấn phím tắt F3 để trỏ chuột vào ô tìm kiếm.
• Nhập từ khóa tìm kiếm theo Tên sản phẩm hoặc Mã SKU.
• Quét mã barcode sản phẩm thường để thêm sản phẩm vào đơn hàng.

Sau khi tìm kiếm/quét mã chọn thêm sản phẩm cho đơn hàng. Thông tin sản phẩm đã thêm được hiển thị ở trung tâm màn hình bán hàng. Các cột thông tin sản phẩm hiển thị trên màn hình đơn hàng gồm có:

• Ảnh sản phẩm
• Tên sản phẩm:Khi sản phẩm hết hàng, sẽ có chú thích ! Hết hàng dưới tên sản phẩm.
• Số lượng
• Đơn giá
• Thành tiền

Tại đây, bạn có thể thao tác điều chỉnh sản phẩm:

• Xóa sản phẩm: click chọn biểu tượng X ở cuối dòng để xóa
• Tăng giảm số lượng sản phẩm: bằng cách điền trực tiếp hoặc sử dụng icon mũi tên tăng giảm bên cạnh ô số lượng
• Tách dòng:tích chọn vào ô Tách dòng phía trên danh sách sản phẩm, thêm lại cùng một sản phẩm vào đơn để hệ thống tạo dòng mới, cho phép bạn nhập số lượng và đơn giá khác nhau cho từng dòng.
• Thêm ghi chú: nhấn nút “Thêm ghi chú” (nếu chưa có) hoặc “Sửa ghi chú” (nếu đã có ghi chú trước đó) dưới mỗi dòng thông tin sản phẩm.
  • Trên màn popup bạn nhập/chỉnh sửa nội dung ghi chú, nhấn Lưu để hoàn tất
  • Ghi chú có thể chứa tối đa 255 ký tự, phù hợp để ghi lại các yêu cầu đặc biệt như: màu sắc, size, hướng dẫn đóng gói, nội dung thiệp, thông tin khách hàng cung cấp thêm,...
• Ngoài ra, khi di chuột lên ô số lượng sản phẩm mà không click, bạn có thể xem được số lượng có thể bán của sản phẩm (= Tồn kho - Đang giao dịch).

1.2. Kiểm tra tồn kho: Nhấn vào nút Kiểm tra tồn kho (góc trên bên phải mục Sản phẩm trong đơn) để xem số lượng tồn kho của các sản phẩm đã chọn trong đơn.

• Tồn kho có thể kiểm tra theo từng chi nhánh hoặc tất cả chi nhánh (tùy lựa chọn và tùy phân quyền của tài khoản).
• Trong pop-up Kiểm tra tồn kho, bạn có thể xem được tổng Tồn kho của sản phẩm và số lượng Có thể bán (sau khi trừ số lượng chưa xuất kho nhưng đang nằm trong các đơn đang giao dịch của cửa hàng).

1.3. Chỉnh sửa giá:

• Nhấn vào đơn giá sản phẩm > tích bật Đặt giá mới cho sản phẩm
• Điền giá mới cho sản phẩm rồi ấn Xác nhận
• Nếu muốn cập nhật giá mới này trong sản phẩm thì tích chọn Cập nhật giá này vào giá bán của sản phẩm

1.4. Thêm phí dịch vụ khác:

• Nhấn Thêm sản phẩm hoặc dịch vụ tùy chỉnh để thêm phí phụ thu (nếu có).
• Điền thông tin dịch vụ (tên, số lượng, đơn giá..) rồi nhấn Áp dụng

1.5. Thêm chiết khấu:

• Nhấn vào đơn giá sản phẩm > Chọn loại giảm giá theo Giá trị hoặc % > Nhập giá trị chiết khấu > ấn Xác nhận.

1.6. Thuế:

• Nhấn vào mục Thuế > tích chọn Áp dụng thuế để bật thuế cho đơn hàng

2.1. Thêm giảm giá thủ công:

• Dùng phím tắt F6 hoặc nhấn vào nút Sửa giảm giá
• Tích chọn Thêm giảm giá thủ công cho đơn hàng
• Chọn chiết khấu theo Giá trị hoặc %, rồi điền giá trị chiết khấu
• Nhập lý do giảm giá (nếu có) rồi ấn Lưu

2.2. Thêm khuyến mãi:

• Dùng phím tắt F6 hoặc nhấn vào nút Sửa giảm giá
• Tích chọn Tự động thêm chương trình khuyến mại phù hợp
• Nhấn nút Thêm, hệ thống sẽ tự động áp dụng chương trình khuyến mại phù hợp và tối ưu nhất cho đơn hàng nếu đơn hàng thỏa mãn điều kiện

2.3. Phí giao hàng:

• Nhấn Phí giao hàng (hoặc phím F7)
• Bổ sung thông tin giao hàng (địa chỉ, khu vực, khối lượng…) nếu còn thiếu
• Hệ thống sẽ hiển thị các phí được cấu hình và phí gợi ý của đối tác vận chuyển, chọn 1 trong số các mức phí hoặc điền mức phí khác
• Nhấn Lưu

2.4. Chọn trạng thái, hình thức thanh toán đơn hàng

• Đơn hàng đã thanh toán
  • Tích chọn Đã thanh toán
  • Chọn Hình thức thanh toán (phương thức) và điền số tiền
  • Hiện tại tạo đơn online trên Sapo OmniAI mới đang hỗ trợ thanh toán theo 1 phương thức
• Đơn hàng thanh toán sau
  • Tích chọn Thanh toán sau
  • Chọn Hình thức thanh toán (phương thức)

• Giúp bạn xác định nguồn bán hàng và giúp phân loại đơn hàng hiệu quả. Các nguồn đơn có trên quản trị Sapo OmniAI bao gồm:Website, POS (bán tại cửa hàng), Facebook, Shopee, Tiktok Shop, Tiktok for Business, Lazada, Tiki, Sendo, Instagram, Livestream, Zalo, Grabmart, Hotline, Cộng tác viên, Landing, Admin, Sàn TMDT, Mạng xã hội, Khác, Facebook shopping, Zalo OA
• Để quản lý nguồn đơn hàng bạn có thể nhấn chọn Tùy chỉnh nguồn. Xem thêm Quản lý nguồn đơn hàng tuỳ chỉnh trên Sapo OmniAI tại đây.

4.1. Với khách hàng đã tạo trước đó:

• Nhập tên khách hàng, SĐT, email, mã KH vào ô Tìm kiếm ở mục khách hàng
• Chọn đúng tên khách hàng từ danh sách tìm kiếm

4.2. Với khách hàng mới:

• Nhấn chuột vào ô Tìm kiếm ở mục khách hàng > Chọn Thêm mới khách hàng
• Điền các thông tin cần thiết như tên, địa chỉ, số điện thoại,...
• Nhấn Lưu để lưu thông tin khách hàng.

Điền nội dung ghi chú vào ô Ghi chú khi cần note lại 1 số thông tin lưu ý để người mua hoặc shop sau này có thể kiểm tra lại

6.1. Bán tại chi nhánh: Chọn chi nhánh

6.2. Nhân viên phụ trách: Chọn nhân viên phụ trách đơn hàng. Sau khi đơn hàng được tạo, bạn có thể lọc danh sách đơn hàng theo nhân viên phụ trách để dễ dàng quản lý và theo dõi.

6.3. Ngày đặt hàng:

• Nhấn vào ô Chọn ngày đặt hàng, chọn ngày và giờ mong muốn trong cửa sổ popup hiển thị > nhấn Áp dụng.
• Tính năng sử dụng trong các trường hợp đơn đã phát sinh từ trước nhưng được nhập lên phần mềm sau giúp hệ thống ghi nhận chính xác dữ liệu đơn hàng và phản ánh đúng doanh thu trong báo cáo.

6.4. Ngày hẹn giao:

• Nhấn vào ô Chọn ngày hẹn giao, chọn ngày và giờ mong muốn trong cửa sổ popup hiển thị > nhấn Áp dụng.
• Tính năng được sử dụng trong trường hợp khách hàng yêu cầu nhận hàng vào một thời điểm cụ thể giúp nhân viên chủ động sắp xếp và xử lý đơn hàng đúng thời gian, tránh giao trễ, qua đó nâng cao trải nghiệm dịch vụ.

6.5. Tag: Nhập tên thẻ tag rồi ấn Enter giúp bạn lọc và phân loại các đơn hàng theo quy trình của cửa hàng

Tại mục Hóa đơn điện tử, bạn nhấn chọn Thêm/Sửa thông tin xuất hoá đơn.

Nhập thông tin trên màn hình popup Thông tin xuất hóa đơn, bao gồm:

• Mã số thuế:
  
  • Nhập Mã số thuế của khách hàng đúng định dạng (10 ký tự số hoặc ký tự 12 số hoặc 10 ký tự số kèm đuôi "-" 3 số).
    
  • Nhấn Lấy thông tin sau khi điền MST để hệ thống tự động điền tên công ty và địa chỉ (Nếu khách hàng có đăng ký kinh doanh).
• Tên công ty: Nhập tên đơn vị của khách hàng.
  
• Địa chỉ:  Nhập địa chỉ của khách hàng.
  
• Tên người mua: Nhập tên khách hàng.
  
• Căn cước công dân: Nhập CCCD đúng định dạng (12 ký tự số).
• Mã đơn vị quan hệ ngân sách: Nhập mã đơn vị quan hệ ngân sách của khách hàng đúng định dạng (7 ký tự số).
• Số điện thoại:
  
  • Nhấp vào biểu tượng lá cờ để chọn mã vùng điện thoại (Mặc định là Việt Nam (+84)).
  • Sau đó, nhập số điện thoại liên hệ của khách hàng. 
    
• Email nhận hóa đơn: Nhập email nhận hóa đơn của khách hàng đúng định dạng (Tên-người-dùng@tên-miền. Ví dụ: [email protected])
• Tích chọn Người mua không lấy hóa đơn để hệ thống hiện tên người mua trên hóa đơn theo thông tin đã được cấu hình. (Cấu hình tại mục Kế toán và Thuế > Sapo Invoice > Cài đặt > Cài đặt tự động > Đặt mặc định thông tin người mua không lấy hóa đơn).
• Tích chọn Lưu làm thông tin xuất hóa đơn mặc định để hệ thống cập nhật thông tin vào thông tin chi tiết của khách hàng và tự động hiển thị cho các lần xuất hóa đơn tiếp theo.

Nhấn Xác nhận để lưu lại thông tin.

Giao hàng là thao tác ảnh hưởng đến việc xuất kho hàng hóa. Hàng hóa sẽ xuất kho khi đơn vị vận chuyển nhận hàng từ cửa hàng của bạn (nếu có giao hàng) hoặc khi khách nhận hàng (nếu nhận tại cửa hàng/ đã giao hàng).

Chọn hình thức giao hàng (có 4 tùy chọn được hiển thị).

8.1. Đẩy qua hãng vận chuyển

• Bổ sung thông tin giao hàng (địa chỉ, khu vực, khối lượng…) nếu còn thiếu (trường hợp đơn đã có khách hàng thì thông tin giao hàng sẽ lấy theo thông tin của khách hàng).
• Vận chuyển tích hợp: chọn 1 trong số các đơn vị vận chuyển có liên kết vào phần mềm với mức giá, thời gian giao hàng phù hợp.

8.2. Tự giao hàng

Bạn nhấn chọn vào ô Tự giao hàng. Hệ thống sẽ hiển thị một biểu mẫu thông tin chi tiết để bạn cấu hình.

Bạn cần điền đầy đủ và chính xác các trường thông tin sau:

• Địa chỉ lấy hàng: Chọn kho hoặc chi nhánh sẽ xuất hàng đi giao.
• Địa chỉ giao hàng: Địa chỉ của khách hàng, được lấy tự động từ thông tin đơn hàng.
• Tiền thu hộ COD: Số tiền cần thu từ khách hàng khi giao hàng. Mặc định, hệ thống sẽ lấy theo tổng tiền đơn hàng nhưng bạn có thể chỉnh sửa nếu cần.
• Khối lượng & Kích thước (Dài, Rộng, Cao): Nhập thông số vật lý của gói hàng để nhân viên giao hàng chuẩn bị phương tiện phù hợp.

Khu vực Cấu hình phí và đối tác giao hàng nội bộ để bạn thiết lập các thông tin vận hành cho việc tự giao:

• Chọn đối tác: Chọn nhân viên giao hàng hoặc đội giao hàng nội bộ của shop.
  Mẹo:

  Bạn cần thiết lập trước các "Đối tác vận chuyển" là nhân viên của shop để có thể chọn trong danh sách này.

• Người trả phí:
  • Shop trả: Phí vận chuyển sẽ được tính là chi phí của cửa hàng.
  • Khách trả: Phí vận chuyển sẽ được cộng vào tổng số tiền khách hàng phải thanh toán.
• Mã vận đơn: Bạn có thể nhập một mã vận đơn nội bộ (ví dụ: SHIP-123, A_TUAN_01) để tiện cho việc theo dõi, đối soát trong nội bộ.
• Phí vận chuyển: Nhập số tiền phí vận chuyển cho đơn hàng này.

Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn hãy kiểm tra lại một lần nữa các số liệu tại khu vực tóm tắt "Tiền thu hộ COD" và "Phí vận chuyển" ở dưới cùng trước khi hoàn tất đơn hàng.

8.3. Đã giao hàng

Chọn hình thức giao hàng:

• Khách nhận tại cửa hàng
• Dùng đối tác vận chuyển ngoài: chọn đối tác vận chuyển

8.4. Giao hàng sau

• Chức năng: Lưu đơn hàng ở trạng thái “Nháp”, giúp bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa trước khi chuyển sang các bước xử lý tiếp theo.
• Vị trí lưu: Mục Đơn hàng > Đơn hàng nháp.

• Chức năng: Lưu đơn hàng ở trạng thái “Đặt hàng”, chính thức ghi nhận đơn hàng vào hệ thống.

• Trường hợp trong đơn có sản phẩm đã hết hàng và bạn đã bật cấu hình “Cho phép bán âm" tại màn tạo đơn hàng, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo Một số mặt hàng đã bán hết, bạn có thể:
  • Quay lại để chỉnh sửa đơn hàng bằng cách nhấn Quay lại.
  • Hoặc nhấn Cho phép bán âm để tiếp tục lên đơn. Sản phẩm được thêm vào đơn và tồn kho sẽ ghi nhận giá trị âm.

  Xem thêm hướng dẫn cấu hình “Cho phép bán âm" tại màn tạo đơn hàng tại đây.

• Chức năng: Tạo đơn hàng và chuyển trực tiếp sang trạng thái “Đang giao dịch”, sẵn sàng cho các bước xử lý tiếp theo.

• Trường hợp trong đơn có sản phẩm đã hết hàng và bạn đã bật cấu hình “Cho phép bán âm" tại màn tạo đơn hàng, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo Một số mặt hàng đã bán hết, bạn có thể:
  • Quay lại để chỉnh sửa đơn hàng bằng cách nhấn Quay lại.
  • Hoặc nhấn Cho phép bán âm để tiếp tục lên đơn. Sản phẩm được thêm vào đơn và tồn kho sẽ ghi nhận giá trị âm.

  Xem thêm hướng dẫn cấu hình “Cho phép bán âm" tại màn tạo đơn hàng tại đây.

• Chức năng: Tạo đơn hàng và hệ thống sẽ tự động chuyển đơn sang bước giao vận.
• Trạng thái đơn: Trạng thái đơn sẽ được cập nhật tương ứng theo quá trình giao hàng.

• Trường hợp trong đơn có sản phẩm đã hết hàng và bạn đã bật cấu hình “Cho phép bán âm" tại màn tạo đơn hàng, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo Một số mặt hàng đã bán hết, bạn có thể:
  • Quay lại để chỉnh sửa đơn hàng bằng cách nhấn Quay lại.
  • Hoặc nhấn Cho phép bán âm để tiếp tục lên đơn. Sản phẩm được thêm vào đơn và tồn kho sẽ ghi nhận giá trị âm.

  Xem thêm hướng dẫn cấu hình “Cho phép bán âm" tại màn tạo đơn hàng tại đây.