Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo
Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo

Quản lý danh sách chờ tạo wave trên Sapo OmniAI

Màn hình "Chờ tạo wave" là nơi tập trung tất cả kiện hàng đã sẵn sàng để xử lý. Bài viết này hướng dẫn bạn cách sử dụng bộ lọc để tìm kiếm, sắp xếp và chọn các kiện hàng. Đây là bước chuẩn bị quan trọng trước khi bạn gom đơn thành "wave" (đợt nhặt hàng).

Điều kiện tiên quyết:

Bước 1: Truy cập màn hình Chờ tạo wave, thiết lập chế độ hiển thị

  • Tại trang quản trị Sapo OmniAI, từ menu bên trái, bạn chọn Xử lý đơn hàng.
  • Tiếp theo, bạn chọn mục Chờ tạo wave.
  • Hệ thống sẽ hiển thị danh sách tất cả các kiện hàng đang chờ được gom vào một đợt nhặt hàng.
  • Lựa chọn chế độ xử lý phù hợp tại nút Thao tác khác (góc phải màn hình):
    • Tắt chế độ chuyên Sàn: Hiển thị chung tất cả nguồn đơn (Sàn, Website, Facebook...) trong một danh sách duy nhất.
    • Bật chế độ chuyên Sàn: Hệ thống chia rõ thành 2 tab: Kênh sàn TMĐT và Kênh bán hàng khác để theo dõi thời gian giao hàng (SLA) chuyên sâu.

Bước 2: Xem và thao tác trên màn Chờ tạo wave

1. Các tính năng chung (Áp dụng cho mọi chế độ hiển thị)

1.1 Tìm kiếm và Lọc danh sách kiện hàng

Bạn có thể sử dụng các công cụ sau để thu hẹp danh sách kiện hàng cần xử lý.

1.1.1. Tìm kiếm nhanh

Tại ô tìm kiếm, bạn nhập thông tin mã đơn hàng, mã kiện hàng, mã vận đơn, hoặc kiện hàng rồi nhấn Enter để tìm.

1.1.2. Bộ lọc Nổi bật (Hàng lọc nhanh)

Đây là các bộ lọc được sử dụng thường xuyên, nằm ngay dưới thanh tìm kiếm. Tuỳ thuộc theo chế độ hiển thị sẽ có trường lọc đề xuất khác nhau:

  • Tắt chế độ chuyên sàn gồm: Kênh bán hàng, Trạng thái in, Trạng thái đóng gói, Loại kiện hàng, Dịch vụ vận chuyển, Đối tác giao hàng.
  • Bật chế độ chuyên sàn, Tab Kênh sàn TMĐT: gồm Xem tất cả, Việc cần làm, Đối tác vận chuyển, Trạng thái bàn giao, Nhân viên bàn giao, Ngày xử lý.
  • Bật chế độ chuyên sàn, Tab Kênh bán hàng khác: gồm Xem tất cả, Đối tác vận chuyển, Trạng thái bàn giao, Nhân viên bàn giao, Ngày xử lý.
1.1.3. Bộ lọc Khác (Bộ lọc chi tiết)

Để xem tất cả các tùy chọn lọc, bạn nhấn vào nút Xem tất cả. Một cửa sổ Bộ lọc khác sẽ xuất hiện bên phải màn hình.

Nhóm bộ lọc Chi tiết
Bộ lọc nổi bật

Tắt chế độ chuyên sàn: Kênh bán hàng, Trạng thái in, Trạng thái đóng gói, Loại kiện hàng, Dịch vụ vận chuyển, Đối tác giao hàng.

Bật chế độ chuyên sàn (Sàn TMĐT): Xem tất cả, Việc cần làm, Trạng thái in, Trạng thái đóng gói, Loại kiện hàng, Dịch vụ vận chuyển, Đối tác vận chuyển.

Bật chế độ chuyên sàn (Kênh khác): Xem tất cả, Trạng thái in, Trạng thái đóng gói, Loại kiện hàng, Dịch vụ vận chuyển, Đối tác vận chuyển.
Thông tin đơn hàng Chi nhánh lấy hàng, Nhân viên đóng gói, Nhân viên bàn giao, Sản phẩm, Đơn hàng hủy.
Thông tin giao hàng Trạng thái kiện hàng, Trạng thái giao hàng, Trạng thái kiểm hàng, Hình thức vận chuyển, Khu vực giao hàng, Trạng thái đẩy vận chuyển, Trạng thái bàn giao, Kiện hàng bất thường, Lý do bất thường.
Thông tin thanh toán Người trả phí, Tiền thu hộ COD.
Thời gian Ngày xử lý, Ngày đặt hàng, Ngày đóng gói, Ngày đẩy vận chuyển, Ngày kiểm hàng, Thời hạn xử lý đơn hàng, Ngày hẹn giao, Ngày giao thành công, Ngày in phiếu giao hàng.

Sau khi chọn xong các tiêu chí, nhấn Áp dụng ở cuối bộ lọc.

1.2. Sắp xếp danh sách kiện hàng

Bạn có thể sắp xếp lại thứ tự hiển thị của các kiện hàng để ưu tiên xử lý:

  • Nhấn vào nút Sắp xếp ở góc trên bên phải.
  • Tại mục Sắp xếp theo, chọn một tiêu chí: Kiện hàng, Thời gian giao hàng còn lại, Thời hạn giao hàng nhanh, Thời hạn giao hàng để không bị hủy, Số lượng sản phẩm, Ngày xử lý, Ngày hẹn giao, Ngày đặt hàng, Ngày đóng gói, Ngày kiểm hàng, Ngày đẩy vận chuyển, Ngày giao hàng thành công.
  • Chọn thứ tự sắp xếp: Từ A đến Z hoặc Từ Z đến A.
  • Nhấn Xác nhận để áp dụng.

1.3. Xem danh sách kiện hàng

Sau khi lọc và sắp xếp, bảng danh sách sẽ hiển thị các kiện hàng phù hợp. Các cột thông tin chính bao gồm: Mã đơn hàng, Mã kiện hàng, Mã vận đơn, Kênh bán hàng, Trạng thái đóng gói, Trạng thái giao hàng, Đối tác giao hàng, Trạng thái in.

1.4. Tuỳ chọn trường hiển thị

  • Nhấn vào biểu tượng bánh răng (⚙️) ở góc trái của bảng danh sách.
  • Tại cột Thêm cột hiển thị, tích vào các ô vuông của cột bạn muốn hiển thị.
  • Tại Cột hiển thị bên phải, bạn có thể kéo thả để sắp xếp lại vị trí hoặc nhấn nút X để bỏ.
  • Nhấn Lưu để hoàn tất.
Tên trường hiển thị Ý nghĩa / Dữ liệu hiển thị
Mã kiện hàng Mã định danh của kiện hàng được tạo ra từ đơn.
Mã đơn hàng Mã đơn hàng gốc, thường đồng bộ từ các kênh bán hàng.
Mã vận đơn Mã do đơn vị vận chuyển cấp để theo dõi hành trình giao hàng.
Kênh bán hàng Nền tảng bán hàng: Shopee, Lazada, Website, Facebook,...
Gian hàng Tên cửa hàng cụ thể trên kênh bán hàng đã chọn.
Trạng thái đóng gói Tình trạng của đơn: “Chưa đóng gói”, “Đã đóng gói”,...
Trạng thái giao hàng Kết quả giao: “Đã giao”, “Giao thất bại”, “Chưa giao”,...
Trạng thái kiểm hàng “Đã kiểm” hoặc “Chưa kiểm” chất lượng và số lượng trước khi đóng gói.
Trạng thái in Cho biết phiếu giao hàng đã được in hay chưa.
Đối tác giao hàng Tên đơn vị vận chuyển: GHN, GHTK, Ahamove,...
Dịch vụ vận chuyển Loại hình: giao cơ bản, giao nhanh, giao hẹn giờ,...
Loại kiện hàng Phân loại: hàng thường, hàng cồng kềnh, đơn giao hàng loạt,...
Chi nhánh xử lý đơn Kho hoặc nơi tiếp nhận và xử lý đơn hàng.
Chi nhánh lấy hàng Nơi đơn vị vận chuyển đến lấy hàng.
Ghi chú Ghi chú nội bộ của đơn hàng hoặc thông tin cần lưu ý.
Người nhận Tên người mua hoặc người nhận hàng.
Số điện thoại người nhận Số điện thoại liên hệ khi giao hàng.
Khu vực giao hàng Tỉnh/thành hoặc quận/huyện nơi người nhận sinh sống.
Phí trả đối tác giao hàng Chi phí trả cho đơn vị vận chuyển.
Người trả phí Người bán hoặc người mua là người thanh toán phí giao hàng.
Tiền thu hộ COD Số tiền cần thu từ người nhận khi giao hàng.
Ngày xử lý Ngày đầu tiên đơn được xử lý (bất kỳ hành động nào).
Ngày đặt hàng Ngày khách hàng tạo đơn hàng.
Ngày đóng gói Ngày kiện hàng được đóng gói hoàn tất.
Ngày kiểm hàng Ngày kiểm tra hàng hóa trước khi giao.
Ngày đẩy vận chuyển Ngày gửi thông tin đơn sang đơn vị vận chuyển.
Ngày hủy phiếu giao hàng Ngày phiếu giao hàng bị hủy (nếu có).
Ngày giao thành công Ngày hệ thống xác nhận đã giao hàng thành công.
Ngày cập nhật Lần gần nhất đơn hàng có thay đổi trạng thái.
Ngày hẹn giao Ngày dự kiến giao hàng cho người nhận.
Thời hạn xử lý đơn hàng Thời gian giới hạn để hoàn tất xử lý đơn (trước khi bị tính là trễ).
Trạng thái kiện hàng Trạng thái tổng thể của kiện: “Đã tạo”, “Đang giao”, “Hoàn thành”,...
Lý do bất thường Nếu kiện hàng gặp lỗi, hiển thị lý do cụ thể: sai sản phẩm, hỏng hóc,...
Trạng thái bàn giao Cho biết đã bàn giao cho đơn vị vận chuyển hay chưa.
Trạng thái đẩy vận chuyển Đã gửi thông tin cho bên giao hàng hay chưa.
Kiện hàng bất thường Có hoặc không – cho biết kiện có vấn đề trong quá trình xử lý.
Nhân viên đóng gói Tên người phụ trách đóng gói đơn hàng.
Nhân viên bàn giao Nhân viên đã thực hiện bàn giao kiện cho đơn vị vận chuyển.

1.5. Thao tác hàng loạt

Tích chọn nhiều đơn hàng cần thực hiện thao tác, trên thanh menu sẽ hiển thị các tùy chọn:

  • Thao tác chung: In hàng loạt, Đánh dấu in, Chuyển trạng thái đóng gói.
  • Menu Thao tác khác:
    • Xuất hàng hàng loạt
    • Nhân viên đóng gói (Thêm/Xóa): Gán trách nhiệm đóng gói đơn cho nhân viên cụ thể.
    • Giao hàng hàng loạt

1.6. Tạo wave

Sau khi đã xác định được các kiện hàng mong muốn, bạn đã sẵn sàng để gom chúng lại:

  • Nhấn vào nút Tạo wave màu xanh ở góc trên bên phải.
  • Chọn Tạo wave thủ công hoặc Tạo wave tự động. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

2. Các tính năng riêng khi Bật chế độ chuyên Sàn

Ngoài các tính năng chung, tại tab Kênh sàn TMĐT sẽ có thêm Khối công việc cần xử lý (SLA Sàn):

  • Đơn hỏa tốc: Lọc các đơn sử dụng đơn vị vận chuyển Hỏa tốc, cần xử lý ngay lập tức.
  • Đơn Giao nhanh trước 12:00: Đơn cần xác nhận và bàn giao cho đơn vị vận chuyển trước 12h trưa cùng ngày.
  • Đơn Giao nhanh trước 23:59: Đơn cần hoàn tất trước 23h59 cùng ngày.
  • Đơn Sắp quá hạn vận chuyển: Đơn đã xác nhận nhưng chưa giao shipper, thời gian xử lý còn lại dưới 48 tiếng.
  • Đơn tự động hủy trong 24h: Nhóm đơn cực kỳ khẩn cấp, thời gian xử lý còn lại dưới 24 tiếng.
iconTrợ lý Sapo
icon
icon
Đóng