1. Quy tắc đồng bộ thành viên từ Sapo Omni về Sapo Loyalty

Các thành viên thân thiết được quản lý trên Sapo Loyalty sẽ được khởi tạo tự động từ dữ liệu khách hàng có trên Sapo Omni, điều kiện để khởi tạo thành công là khách hàng cần có số điện thoại.

Với lần đầu thiết lập, sau khi Xác nhận hoàn thành các bước khởi tạo bạn đầu, Sapo Loyalty sẽ có tiến trình khởi tạo thành viên từ Sapo Omni, quá trình khởi tạo có thể mất thời gian tuỳ vào dữ liệu khách hàng đang có trên Sapo Omni ít hay nhiều.

Lưu ý: 

• Trong quá trình khởi tạo, nếu khách hàng phát sinh giao dịch hay có update thông tin khách hàng từ Sapo Omni thì sẽ không được ghi nhận luôn mà sẽ được xử lý xong sau khi tiến trình khởi tạo hoàn thành

• Giá trị chi tiêu trên Sapo Omni sẽ được đồng bộ là Chi tiêu xếp hạng ban đầu nếu cấu hình chọn xếp hạng theo chi tiêu và lấy chi tiêu hiện tại để xếp hạng. Quy tắc ghi nhận chi tiêu của Sapo Omni và Sapo Loyalty khác nhau, nên giá trị có thể lệch nhau giữa 2 bên.

Về luồng đồng bộ khách hàng sau khi đã tạo thành viên trên Loyalty:

• Đổi số điện thoại trên Sapo Omni ⇒ Thành viên trên Loyalty cũng được cập nhật số điện thoại

• Xoá khách hàng trên Sapo Omni ⇒ Thành viên trên Sapo Loyalty sẽ bị xoá

Sau khi khởi tạo xong, toàn bộ thành viên được khởi tạo thành công sẽ hiển thị tại trang Danh sách thành viên trên Sapo Loyalty để quản lý.

2. Danh sách thành viên thân thiết

• Các thông tin trong trang danh sách thành viên:

• Tên thành viên: Tên thành viên theo tên khách hàng từ Sapo Omni

• Số điện thoại: Số điện thoại thành viên. Lưu ý số điện thoại thành viên không được trùng và được Sapo Loyalty dùng để định danh thành viên

• Trạng thái: là trạng thái của thành viên, có 3 trạng thái:

• Chưa kích hoạt: nếu cửa hàng cài đặt kích hoạt thành viên thủ công thì khi thành viên được tạo ở trạng thái chưa kích hoạt. Khi ở trạng thái này, thành viên sẽ không được tích điểm và xếp hạng thành viên.

• Đã kích hoạt: thành viên đã được kích hoạt. Khi ở trạng thái này, khách hàng sẽ được tích điểm, xếp hạng, sử dụng điểm và hưởng các ưu đãi về hạng thẻ

• Đã loại trừ: Khi không muốn áp dụng các chương trình tích đổi điểm và hạng thành viên, cửa hàng có thể thao tác Loại trừ thành viên ⇒ thành viên sẽ ở trạng thái Đã loại trừ.

• Hạng thành viên: Hạng thành viên đang có

• Điểm: điểm tích luỹ của thành viên, sẽ được sử dụng để đổi ra các ưu đãi khi mua hàng.

• Tổng đơn hàng: tổng số đơn hàng đã mua của thành viên

• Chi tiêu: Tổng chi tiêu mua hàng của thành viên; nếu cửa hàng chọn xếp hạng theo điểm thì cột tông tin này sẽ là Điểm xếp hạng.

Xem thêm về cách tính điểm và chi tiêu/ điểm xếp hạng.

• Tìm kiếm và lọc thành viên

• Tìm kiếm thành viên: Nhập từ khoá vào ô tìm kiếm thành viên là tên hay số điện thoại thành viên

• Lọc thành viên: bạn có thể lọc ra 1 danh sách thành viên thoả mãn điều kiện các bộ lọc

• Điểm: nhập để lọc theo khoảng số điểm

• Hạng thành viên: chọn hạng

• Chi tiêu: nhập để lọc theo khoảng chi tiêu

• Có mua hàng trong: nhập số ngày để lọc thành viên có mua hàng trong bao nhiêu ngày gần nhất

• Không mua hàng trong: nhập số ngày để lọc thành viên không mua hàng trong bao nhiêu ngày gần nhất

Sau đó click Lọc để lọc ra kết quả. Bạn có thể lưu lại bộ lọc trên thanh tab để lần sau click vào xem nhanh.

• Xuất file thành viên

Để xuất danh sách thành viên ra file excel, bạn click vào nút Xuất file tại trang Quản lý thành viên, sau đó lựa chọn xuất dữ liệu theo nhu cầu. File xuất ra sẽ được gửi về email tài khoản đang đăng nhập, nếu chưa có email thì bạn có thể nhập email để xuất file về email đó.

3. Cấu hình quản lý thành viên

Bạn chọn thay đổi cấu hình quản lý thành viên và ấn Lưu để cập nhật.

• Cơ chế kích hoạt thành viên: Chọn 1 trong 2:

•  Kích hoạt tự động: Tự động kích hoạt thành viên khi có số điện thoại

• Kích hoạt thủ công: Khách hàng sẽ ở trạng thái Chưa kích hoạt thành viên cho đến khi bạn kích hoạt

• Cập nhật số điện thoại: Xác định cách xử lý điểm và hạng thành viên sau khi thành viên được cập nhật số điện thoại

• Bật “Giữ nguyên điểm và hạng thành viên khi thay đổi số điện thoại”: khi đổi số điện thoại, điểm và hạng thành viên được giữ nguyên

• Tắt “Giữ nguyên điểm và hạng thành viên khi thay đổi số điện thoại: điểm và hạng sẽ bị mất khi số điện thoại khách hàng cập nhật

4. Chi tiết thành viên trên Sapo Loyalty

Để xem chi tiết thông tin thành viên trên Sapo Loyalty, bạn click vào tên thành viên ở trang Quản lý thành viên.

Tại trang chi tiết thành viên bạn có thể xem:

• Khối thông tin về hạng và điểm: hạng và điểm hiện tại, lần mua hàng gần nhất, số điểm thành viên đã sử dụng, Chi tiêu xếp hạng (nếu chọn xếp hạng theo chi tiêu) hoặc Điểm xếp hạng (nếu chọn xếp hạng theo điểm)

• Khối Thông tin thành viên: bao gồm Ngày kích hoạt, Ngày xếp lại hạng (theo cấu hình xếp lại hạng định kỳ), Ngày hết hạn điểm (theo cấu hình điểm hết hạn), điểm lẻ chờ cộng dồn (là số điểm tính toán bị lẻ, chưa được ghi nhận và điểm tích, sẽ được cộng dồn với điểm tích điểm đợt sau)

• Khối Thông tin cá nhân: là các thông tin cá nhân của khách hàng thành viên đồng bộ từ Sapo Omni về, click vào Xem chi tiết để xem khách hàng tương ứng trên Sapo Omni

• Khối thông tin lịch sử Tích điểm và Hạng thành viên: tại đây bạn có thể xem lịch sử từng giao dịch/ hành động làm thay đổi điểm / hạng của khách hàng. Có thể chọn khoảng ngày ghi nhận để xem thông tin tập trung hơn

Các thao tác cập nhật thành viên:

• Kích hoạt thành viên

Để kích hoạt một khách hàng trở thành thành viên của chương trình khách hàng thân thiết tại trang quản trị phần mềm Sapo bạn vào mục Quản lý thành viên > chọn khách hàng Chưa kích hoạt > chọn Kích hoạt thành viên

Sau khi thành viên được kích hoạt sẽ tự động được tham gia vào chương trình Loyalty và hưởng các ưu đãi thành viên mà bạn cung cấp.

• Loại trừ thành viên

Trong một số trường hợp bạn không muốn khách hàng tham gia vào chương trình Loyalty, bạn có thể thực hiện loại trừ thành viên theo các bước sau:

Vào mục Quản lý thành viên > Chọn khách hàng Đã kích hoạt > Nhấn Loại trừ thành viên

Đối với thành viên đã loại trừ:

• Thành viên sẽ không sử dụng được điểm, nhận thêm điểm hay hưởng các ưu đãi của hạng thẻ

• Khi thành viên loại trừ đăng nhập trên website sẽ không thấy Webfloating với các thông tin Loyalty.

Ngoài ra, bạn có thể Kích hoạt, loại trừ nhanh nhiều thành viên tại trang Danh sách Quản lý thành viên bằng cách tích chọn các thành viên và bấm nút ở trang danh sách

5. Quản lý điều chỉnh điểm và hạng

Tính năng quản lý điều chỉnh điểm và hạng cho phép bạn tạo điều chỉnh điểm và hạng cho thành viên mà không cần theo giao dịch nào. Có 2 cách để tạo phiếu điều chỉnh điểm và hạng cho thành viên:

Cách 1: Truy cập vào phần Quản lý thành viên > chọn Quản lý điều chỉnh điểm và hạng, chọn Tạo phiếu điều chỉnh

Cách 2: Trừ trang Quản lý thành viên > tích chọn thành viên cần điều chỉnh > Bấm Điều chỉnh điểm/hạng

Cách 3: truy cập vào phần Quản lý thành viên > chọn Quản lý điều chỉnh điểm và hạng, chọn Nhập file để tải lên file excel điều chỉnh điểm và hạng

• Điều chỉnh điểm

Tính năng điều chỉnh điểm thành viên trên Sapo Loyalty giúp bạn có thể: điều chỉnh điểm, tặng điểm, trừ điểm khi chuyển đổi hệ thống hoặc bất kỳ có thay đổi nào phát sinh trong quá trình vận hành chương trình Loyalty.

Để điều chỉnh điểm thành viên tại trang quản trị phần mềm Sapo bạn truy cập vào Loyalty và thao tác như sau:

Bước 1: Truy cập 1 trong 2 cách trên, chọn Loại điều chỉnh là Điểm rồi bấm Tạo phiếu điều chỉnh

Bước 2: Bạn tìm kiếm và thêm khách hàng theo thêm hoặc số điện thoại. Nếu tạo phiếu theo cách 2 thì các khách hàng đã chọn ở trang danh sách sẽ được thêm sẵn trong phiếu.

Bạn có thể nhập thông tin Mã phiếu, Ghi chú, hoặc Tag cho phiếu điều chỉnh để quản lý.

Bước 3: Điền thông tin điểm điều chỉnh cho từng khách hàng

• Nhập điểm sau điều chỉnh, giá trị 0 - 9,999,999,999 ⇒ Giá trị Chênh lệch tính bằng hiệu số của Điểm sau điều chỉnh và Điểm hiện có

• Nhập lý do điều chỉnh

Bước 4: Chọn tạo phiếu:

• Nhấn Tạo để lưu phiếu tạm ⇒ điểm thành viên sẽ chưa được cập nhật. Bạn thao tác bấm nút Điều chỉnh sau đó để xác nhận điều chỉnh điểm cho thành viên

• Nhấn Tạo và điều chỉnh để tạo phiếu và đồng thời cập nhật điểm điều chỉnh cho thành viên

Lưu ý: Điểm được điều chỉnh sẽ chỉ ghi nhận vào Điểm hiện có của thành viên, không được cập nhật vào điểm xếp hạng.

• Điều chỉnh hạng thành viên

Tính năng điều chỉnh hạng thành viên trên Sapo Loyalty giúp bạn có thể sửa lại hạng của thành viên khi chuyển đổi hệ thống hoặc bất kỳ có thay đổi nào phát sinh trong quá trình vận hành chương trình Loyalty.

Lưu ý:

• Khi điều chỉnh hạng thủ công thành viên vẫn sẽ được thưởng phần thưởng khi lên hạng

• Chỉ điều chỉnh thành viên lên hạng: thành viên sẽ được giữ hạng cho đến khi chi tiêu xếp hạng hoặc điểm xếp hạng đạt được lên hạng thành viên cao hơn hạng hiện tại. Hạng này sẽ được coi là hạng thấp nhất trong kỳ và thành viên sẽ không bị hạ xuống hạng thấp hơn hạng được điều chỉnh thủ công.

Các bước để điều chỉnh hạng thành viên:

Bước 1: Truy cập 1 trong 2 cách trên, chọn Loại điều chỉnh là Hạng thành viên rồi bấm Tạo phiếu điều chỉnh

Bước 2: Bạn tìm kiếm và thêm khách hàng theo thêm hoặc số điện thoại. Nếu tạo phiếu theo cách 2 thì các khách hàng đã chọn ở trang danh sách sẽ được thêm sẵn trong phiếu.

Bạn có thể nhập thông tin Mã phiếu, Ghi chú, hoặc Tag cho phiếu điều chỉnh để quản lý.

Bước 3: Bạn chọn hạng điều chỉnh cho thành viên, nhập lý do điều chỉnh nếu có

Bước 4: Chọn tạo phiếu:

• Nhấn Tạo để lưu phiếu tạm ⇒ hạng thành viên sẽ chưa được cập nhật. Bạn thao tác bấm nút Điều chỉnh sau đó để xác nhận điều chỉnh hạng cho thành viên

• Nhấn Tạo và điều chỉnh để tạo phiếu và đồng thời cập nhật hạng điều chỉnh cho thành viên

Lưu ý: Cả việc điều chỉnh điểm và hạng thủ công bằng phiếu điều chỉnh đều sẽ được đưa vào 1 chu trình xử lý, và quá trình xử lý mất thời gian ngắn hay dài phụ thuộc vào số lượng khách hàng trong phiếu. Trong thời gian xử lý phiếu bạn có thể truy cập các mục khác để thao tác được bình thường.

• Cập nhật điểm/ hạng bằng file excel

Bạn thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chọn nút Nhập file > tại pop-up tải file bạn bấm tải file mẫu

Bước 2: Nhập thông tin thành viên điểm/ hạng thay đổi vào file

Bước 3: Nhập lại file lên phần mềm ⇒ mỗi file nhập lên sẽ tạo ra 1 phiếu điều chỉnh điểm/ hạng ở trạng thái Chờ xử lý

Bước 4: Bạn vào phiếu được tạo từ file excel nhập, chọn Điều chỉnh để ghi nhận điểm/ hạng điều chỉnh cho thành viên

Trên đây là các thao tác hướng dẫn Hướng dẫn Quản lý thành viên thân thiết trên Sapo Loyalty