Hủy đơn hàng hàng loạt trên Sapo OmniAI

Tính năng Hủy đơn hàng hàng loạt cho phép người dùng hủy nhiều đơn hàng cùng lúc trực tiếp trên màn hình danh sách đơn hàng. Thay vì phải truy cập từng đơn để thao tác, hệ thống sẽ tự động thực hiện các bước liên quan như hoàn tiền, cộng lại tồn kho và hủy phiếu giao hàng chỉ trong một lần thao tác. Tính năng đặc biệt hữu ích khi cần xử lý nhanh số lượng lớn đơn hàng như đơn test, đơn ảo hoặc đơn thiếu tồn kho.

Bước 1: Truy cập danh sách đơn hàng

• Trên thanh Menu bên trái màn hình quản trị Sapo OmniAI, chọn Đơn hàng → Danh sách đơn hàng.

Bước 2: Thực hiện Hủy đơn hàng hàng loạt

• Tại màn hình Danh sách đơn hàng, tích chọn một hoặc nhiều hộp kiểm (Checkbox) ở đầu mỗi dòng đơn hàng cần hủy.
• Trên thanh công cụ phía trên danh sách, nhấn Chọn Thao tác khác → chọn Hủy đơn hàng.

Bước 3: Thiết lập thông tin hủy đơn hàng hàng loạt

Hệ thống hiển thị cửa sổ xác nhận với thông tin tổng quan gồm:

• Đơn hàng phù hợp: Số lượng đơn hàng đủ điều kiện để hủy.
• Đơn hàng không phù hợp: Số lượng đơn không thể hủy kèm lý do cụ thể (đơn đã bị hủy trước đó hoặc đang có yêu cầu trả hàng).
• Lý do hủy đơn hàng (Bắt buộc): Chọn lý do hủy từ danh sách có sẵn trên hệ thống, gồm:
  • Khách hàng muốn hủy đơn hàng
  • Đặt nhầm sản phẩm
  • Đơn hàng bị trùng
  • Không gọi được cho khách hàng
  • Gặp vấn đề trong quá trình giao hàng
  • Thanh toán đã bị từ chối
  • Đơn hàng có gian lận
  • Không đủ hàng tồn kho
  • Lý do khác
• Gửi email thông báo đến khách hàng (Tùy chọn): Tích chọn nếu bạn muốn hệ thống tự động gửi email thông báo hủy đơn cho khách.
• Hủy phiếu giao hàng khi hủy đơn (Tùy chọn): Mặc định được tích chọn. Nếu giữ tùy chọn này, hệ thống sẽ đồng thời gửi yêu cầu hủy vận đơn đến đối tác vận chuyển.

Bước 4: Hoàn tất hủy đơn hàng hàng loạt

• Nhấn Xác nhận để hệ thống bắt đầu xử lý hủy các đơn hàng đã chọn.
• Sau khi hệ thống hủy đơn hàng thành công, màn hình hiển thị thông báo "Tiến trình hủy [Số lượng đơn hàng] đơn hàng thành công".

Bước 5: Theo dõi ảnh hưởng tồn kho sau khi hủy đơn hàng hàng loạt

• Ảnh hưởng đến tồn kho: Sau khi hủy đơn, hệ thống sẽ tự động cộng lại số lượng sản phẩm vào tồn kho có thể bán tại kho xử lý đơn hàng.
• Trường hợp không hoàn tồn kho: Hệ thống sẽ không cộng lại tồn kho nếu:
  • Sản phẩm trong đơn hàng là sản phẩm tùy chỉnh (được thiết lập không quản lý tồn kho trên hệ thống).
  • Đơn hàng đã được thao tác trả hàng và đã hoàn tồn kho.
  • Đơn được tạo với cấu hình Bỏ qua tồn kho.
• Ảnh hưởng đến thanh toán: Nếu khách hàng đã thanh toán, hệ thống sẽ tự động tạo giao dịch hoàn tiền theo đúng phương thức thanh toán ban đầu.
• Ảnh hưởng đến vận chuyển: Hệ thống chỉ gửi yêu cầu hủy vận đơn khi phiếu giao hàng đang ở trạng thái Chờ lấy hàng hoặc Chờ xử lý. Các đơn đang giao hoặc đã giao thành công sẽ không bị ảnh hưởng.
• Theo dõi lịch sử thao tác: Bạn có thể kiểm tra người thực hiện thao tác hủy trong lịch sử đơn hàng, hệ thống sẽ ghi nhận: Đơn hàng đã bị hủy bởi [Tên tài khoản nhân viên].