In và đóng gói đơn hàng trên Sapo OmniAI

Màn hình In & Đóng gói là trung tâm điều phối hoạt động tại kho, giúp bạn nhanh chóng in vận đơn và xác nhận đóng gói cho hàng nghìn đơn hàng mỗi ngày. Việc sử dụng thành thạo tính năng này giúp giảm thiểu sai sót khi nhặt hàng, đảm bảo đơn hàng được bàn giao cho đơn vị vận chuyển đúng hạn và duy trì chỉ số vận hành tốt trên các sàn TMĐT.

Bước 1: Truy cập màn In và đóng gói, thiết lập chế độ hiển thị

• Tại menu quản trị Sapo, bạn chọn mục Xử lý đơn hàng > In & đóng gói.
• Lựa chọn chế độ xử lý phù hợp tại nút Thao tác khác (góc phải màn hình):
  • Tắt chế độ chuyên Sàn: Hiển thị chung tất cả nguồn đơn (Sàn, Website, Facebook...) trong một danh sách duy nhất.
  • Bật chế độ chuyên Sàn: Hệ thống chia rõ thành 2 tab: Kênh sàn TMĐT và Kênh bán hàng khác để theo dõi thời gian giao hàng (SLA) chuyên sâu.

Bước 2: Các thao tác vận hành chi tiết

1. Các tính năng chung (Áp dụng cho mọi chế độ hiển thị)

Dù bạn đang ở chế độ mặc định hay Chuyên Sàn, các công cụ dưới đây luôn sẵn sàng để bạn quản trị hàng nghìn đơn hàng một cách khoa học.

1.1. Công cụ tìm kiếm và Bộ lọc đa tầng

• Tìm kiếm thông minh (Phím tắt Ctrl + K):
  • Vị trí: Thanh tìm kiếm nằm ngay đầu trang danh sách.
  • Thao tác:
    • Bạn có thể truy xuất đơn hàng ngay lập tức bằng cách nhập mã đơn hàng, mã vận đơn, tên khách hàng hoặc số điện thoại.
    • Bạn có thể chọn tiêu chí tìm kiếm tại bộ lọc cuối thanh tìm kiếm để hệ thống chỉ tìm trong một trường thông tin cụ thể: Tất cả (mặc định), Mã kiện hàng, Mã đơn hàng hoặc Mã vận đơn. Xem thêm hướng dẫn chi tiết tại đây.
  • Tiện ích: Sử dụng phím tắt Ctrl + K để kích hoạt nhanh mà không cần dùng chuột.
• Lọc theo Chi nhánh:
  • Vị trí: Ô chọn cạnh tiêu đề "In & đóng gói".
  • Thao tác: Nhấp vào mục Tất cả chi nhánh để lọc đơn hàng theo từng kho cụ thể.
• Hệ thống Bộ lọc nâng cao: Tối ưu danh sách theo nhiều tiêu chí chuyên sâu tùy thuộc vào tab đang hiển thị:
  • Tab Kênh sàn TMĐT: gồm Xem tất cả, Việc cần làm, Trạng thái in, Trạng thái đóng gói, Loại kiện hàng, Dịch vụ vận chuyển, Đối tác vận chuyển.
  • Tab Kênh bán hàng khác: gồm Xem tất cả, Trạng thái in, Trạng thái đóng gói, Loại kiện hàng, Dịch vụ vận chuyển, Đối tác vận chuyển.
  • Tắt chế độ chuyên sàn: gồm Xem tất cả, Chi nhánh lấy hàng, Nhân viên đóng gói, Loại kiện hàng, Nhân viên bàn giao, Sản phẩm, Đơn hàng hủy, Số lượng sản phẩm, Việc cần làm, Kênh bán hàng.
• Tính năng Lưu bộ lọc: Sau khi thiết lập các điều kiện lọc ưng ý, nhấn Lưu bộ lọc. Các bộ lọc đã lưu sẽ xuất hiện dưới dạng các tab (Ví dụ: "Đơn Shopee nhiều SP", "Đơn hỏa tốc nội thành"...).
• Sắp xếp danh sách: Nhấn nút Sắp xếp để ưu tiên hiển thị đơn hàng theo: Ngày xử lý, Ngày hẹn giao, Ngày đóng gói hoặc Thời gian giao hàng còn lại.

1.2. Tùy chỉnh Giao diện hiển thị

Nhấn biểu tượng Bánh răng (Cài đặt) ở góc trái phía trên danh sách kiện hàng để cá nhân hóa bảng dữ liệu:

• Thêm/Bớt cột: Tích chọn ở cột bên trái để thêm, hoặc nhấn dấu (x) ở cột bên phải để loại bỏ.
• Sắp xếp thứ tự: Nhấn giữ và kéo thả các trường ở cột bên phải lên trên hoặc xuống dưới để thay đổi thứ tự hiển thị từ trái sang phải.
• Các trường thông tin khả dụng: Mã kiện hàng, Mã đơn hàng, Trạng thái giao hàng, Trạng thái đóng gói, Trạng thái kiểm hàng, Trạng thái in, Nhân viên đóng gói, Dịch vụ vận chuyển, Loại kiện hàng, Chi nhánh xử lý đơn, Chi nhánh lấy hàng, Kênh bán hàng, Gian hàng, Ghi chú, Người nhận, Số điện thoại người nhận, Khu vực giao hàng, Sản phẩm, Mã vận đơn, Đối tác giao hàng, Phí trả đối tác giao hàng, Người trả phí, Tiền thu hộ COD, Ngày xử lý, Ngày cập nhật, Ngày hẹn giao, Thời hạn xử lý đơn hàng, Ngày đặt hàng, Ngày đóng gói, Ngày kiểm hàng, Ngày đẩy vận chuyển, Ngày hủy phiếu giao hàng, Ngày giao thành công, Trạng thái kiện hàng, Lý do bất thường, Trạng thái bàn giao, Nhân viên bàn giao, Kiện hàng bất thường, Trạng thái đẩy vận chuyển, Thời gian giao hàng còn lại, Thời hạn giao hàng nhanh, Thời hạn giao hàng để không bị hủy, Vấn đề cần xử lý, Ngày xuất hàng, Nhân viên xuất hàng.

1.3. Thao tác hàng loạt

Tích chọn nhiều đơn hàng cần thực hiện thao tác, trên thanh menu sẽ hiển thị các lệnh:

• Bạn nhấn chọn vào một trong các thao tác:
  • In hàng loạt (In hàng loạt phiếu nhặt hàng theo sản phẩm, In hàng loạt phiếu nhặt hàng theo đơn, In hàng loạt phiếu giao hàng)
  • Đánh dấu in
  • Chuyển trạng thái đóng gói
• Menu Thao tác khác:
  • Xuất hàng hàng loạt.
  • Nhân viên đóng gói (Thêm/Xóa): Gán trách nhiệm đóng gói đơn cho nhân viên cụ thể.
  • Giao hàng hàng loạt.

1.4. Xuất file

• Tại góc trên bên phải màn hình, bạn có thể nhấn chọn Xuất file để trích xuất dữ liệu báo cáo.

1.5. Quét đóng gói và Quét kiểm hàng

• Sử dụng máy quét mã vạch để tăng tốc độ xử lý bằng cách nhấn vào Quét đóng gói hoặc Quét kiểm hàng ở góc phải màn hình.

2. Các tính năng riêng khi Bật chế độ chuyên Sàn

Khi bật chế độ chuyên sàn, hệ thống chia rõ thành 2 khu vực: Kênh sàn TMĐT và Kênh bán hàng khác. Từng tab có thể chọn và lọc thêm theo một hoặc nhiều kênh bán cụ thể.

Khối công việc cần xử lý (SLA Sàn)

Tại tab Kênh sàn TMĐT, hệ thống tự động thống kê số lượng đơn hàng cần ưu tiên:

• Đơn hỏa tốc: Cần xử lý ngay lập tức.
• Đơn Giao nhanh trước 12:00: Cần bàn giao cho ĐVVC trước 12h trưa cùng ngày.
• Đơn Giao nhanh trước 23:59: Cần hoàn tất trước cuối ngày.
• Đơn Sắp quá hạn vận chuyển: Thời gian xử lý còn lại dưới 48 tiếng.
• Đơn tự động hủy trong 24h: Thời gian xử lý còn lại dưới 24 tiếng (cực kỳ khẩn cấp).