Quản lý danh sách bàn giao kiện hàng trên Sapo OmniAI

Màn hình Bàn giao kiện hàng là bước cuối cùng trong quy trình xử lý đơn, giúp bạn kiểm soát chặt chẽ danh sách kiện hàng đã giao cho bưu tá. Bài viết này hướng dẫn bạn cách lọc, sắp xếp và thao tác xác nhận bàn giao để tránh thất thoát hàng hóa và tối ưu cho quy trình vận hành của cửa hàng.

Điều kiện tiên quyết:

Cửa hàng đang sử dụng gói dịch vụ Sapo Enterprise.
Đã kích hoạt quy trình xử lý đơn hàng "Nâng cao".
Tài khoản được cấp quyền "Đóng gói và giao hàng".

Bước 1: Truy cập màn hình Bàn giao kiện hàng, thiết lập chế độ hiển thị

Tại trang quản trị Sapo OmniAI, từ menu bên trái, bạn chọn Xử lý đơn hàng.
Tiếp theo, bạn chọn mục Bàn giao kiện hàng.
Lựa chọn chế độ xử lý phù hợp tại nút Thao tác khác (góc phải màn hình):
- Tắt chế độ chuyên Sàn: Hiển thị chung tất cả nguồn đơn (Sàn, Website, Facebook...) trong một danh sách duy nhất.
- Bật chế độ chuyên Sàn: Hệ thống chia rõ thành 2 tab: Kênh sàn TMĐT và Kênh bán hàng khác để theo dõi thời gian giao hàng (SLA) chuyên sâu.

Bước 2: Xem và thao tác trên màn Chờ tạo wave

1. Các tính năng chung (Áp dụng cho mọi chế độ hiển thị)

1.1 Tìm kiếm và Lọc danh sách kiện hàng

Hệ thống cung cấp các bộ lọc chuyên sâu giúp bạn nhanh chóng phân loại kiện hàng theo đơn vị vận chuyển hoặc thời gian. Bạn có thể sử dụng các công cụ sau để thu hẹp danh sách kiện hàng cần xử lý.

1.1.1. Tìm kiếm nhanh

Tại ô tìm kiếm, bạn nhập thông tin mã đơn hàng, mã kiện hàng, mã vận đơn, hoặc kiện hàng rồi nhấn Enter để tìm.
Bạn có thể chọn tiêu chí tìm kiếm tại bộ lọc cuối thanh tìm kiếm để hệ thống chỉ tìm trong một trường thông tin cụ thể: Tất cả (mặc định), Mã đơn hàng, Mã vận đơn hoặc Số điện thoại. Xem thêm hướng dẫn chi tiết tại đây.

1.1.2. Bộ lọc Nổi bật (Hàng lọc nhanh)

Đây là các bộ lọc được sử dụng thường xuyên, nằm ngay dưới thanh tìm kiếm. Tuỳ thuộc theo chế độ hiển thị sẽ có trường lọc đề xuất khác nhau:

Tắt chế độ chuyên sàn gồm:
- Kênh bán hàng: Lọc theo Shopee, Lazada, TikTok Shop, Website...
- Đối tác vận chuyển: Lọc theo đơn vị giao hàng như GHN, GHTK, Viettel Post...
- Trạng thái bàn giao: Phân loại kiện hàng đã hoặc chưa được xác nhận bàn giao.
- Nhân viên bàn giao: Theo dõi hiệu suất của từng nhân viên kho.
- Ngày xử lý: Lọc theo mốc thời gian phát sinh kiện hàng.
Bật chế độ chuyên sàn, Tab Kênh sàn TMĐT: Gồm Xem tất cả, Việc cần làm, Trạng thái in, Trạng thái đóng gói, Loại kiện hàng, Dịch vụ vận chuyển, Đối tác vận chuyển.
Bật chế độ chuyên sàn, Tab Kênh bán hàng khác: Gồm Xem tất cả, Trạng thái in, Trạng thái đóng gói, Loại kiện hàng, Dịch vụ vận chuyển, Đối tác vận chuyển.

1.1.3. Bộ lọc Khác (Bộ lọc chi tiết)

Để xem tất cả các tùy chọn lọc, bạn nhấn vào nút Xem tất cả. Một cửa sổ Bộ lọc khác sẽ xuất hiện bên phải màn hình.

Nhóm bộ lọc	Chi tiết
Bộ lọc nổi bật	Tắt chế độ chuyên sàn: Kênh bán hàng, Đối tác vận chuyển, Trạng thái bàn giao, Nhân viên bàn giao, Ngày xử lý. Bật chế độ chuyên sàn: Xem tất cả, Việc cần làm, Trạng thái in, Trạng thái đóng gói, Loại kiện hàng, Dịch vụ vận chuyển, Đối tác vận chuyển.
Thông tin đơn hàng	Chi nhánh lấy hàng, Nhân viên đóng gói, Nhân viên xuất hàng, Sản phẩm, Đơn hàng hủy, Số lượng sản phẩm, Việc cần làm.
Thông tin giao hàng	Trạng thái kiện hàng, Loại kiện hàng, Trạng thái in, Trạng thái giao hàng, Trạng thái đóng gói, Trạng thái kiểm hàng, Hình thức vận chuyển, Khu vực giao hàng, Dịch vụ vận chuyển, Trạng thái đẩy vận chuyển, Kiện hàng bất thường, Lý do bất thường, Ngày đánh dấu bất thường, Vấn đề cần xử lý, Trạng thái xuất hàng.
Thông tin thanh toán	Người trả phí, Tiền thu hộ COD.
Thời gian	Ngày đặt hàng, Ngày nhặt hàng, Nhân viên nhặt hàng, Ngày đóng gói, Ngày đẩy vận chuyển, Ngày kiểm hàng, Thời hạn xử lý đơn hàng, Ngày hẹn giao, Ngày giao thành công, Ngày in phiếu giao hàng, Thời hạn giao hàng nhanh, Thời hạn giao hàng để không bị hủy, Thời gian giao hàng còn lại, Ngày xuất hàng.
Bộ lọc khác	Ghi chú.

Sau khi chọn xong các tiêu chí, nhấn Áp dụng ở cuối bộ lọc.

1.2. Sắp xếp danh sách kiện hàng

Bạn có thể sắp xếp lại thứ tự hiển thị của các kiện hàng để ưu tiên xử lý:

Nhấn vào nút Sắp xếp ở góc trên bên phải.
Tại mục Sắp xếp theo, chọn một tiêu chí: Kiện hàng, Thời gian giao hàng còn lại, Thời hạn giao hàng nhanh, Thời hạn giao hàng để không bị hủy, Số lượng sản phẩm, Ngày xử lý, Ngày hẹn giao, Ngày đặt hàng, Ngày đóng gói, Ngày kiểm hàng, Ngày đẩy vận chuyển, Ngày giao hàng thành công.
Chọn thứ tự sắp xếp: Từ A đến Z hoặc từ Z đến A.
Nhấn Xác nhận để áp dụng.

1.3. Xem danh sách kiện hàng

Sau khi lọc và sắp xếp, bảng danh sách sẽ hiển thị các kiện hàng phù hợp. Các cột thông tin chính bao gồm: Mã đơn hàng, Mã kiện hàng, Mã vận đơn, Kênh bán hàng, Trạng thái đóng gói, Trạng thái giao hàng, Đối tác giao hàng, Trạng thái in.

1.4. Tuỳ chọn trường hiển thị

Bạn có thể chọn những thông tin nào sẽ hiển thị trên bảng danh sách:

Nhấn vào biểu tượng Bánh răng (⚙️) ở góc trái của bảng danh sách.
Tại cột Thêm cột hiển thị, tích vào các ô vuông của cột bạn muốn hiển thị.
Tại Cột hiển thị bên phải, bạn có thể kéo thả để sắp xếp lại vị trí hoặc nhấn nút X để bỏ.
Nhấn Lưu để hoàn tất.

Nhóm thông tin	Các trường hiển thị (Columns)
Định danh & Kênh	Mã kiện hàng, Mã đơn hàng, Mã vận đơn, Kênh bán hàng, Gian hàng.
Trạng thái vận hành	Trạng thái đóng gói, Trạng thái kiểm hàng, Trạng thái in, Trạng thái bàn giao, Trạng thái đẩy vận chuyển, Trạng thái kiện hàng, Trạng thái xuất hàng.
Logistics & Vận chuyển	Đối tác giao hàng, Dịch vụ vận chuyển, Loại kiện hàng, Chi nhánh xử lý đơn, Chi nhánh lấy hàng, Hình thức vận chuyển, Khu vực giao hàng.
Thông tin khách hàng	Người nhận, Số điện thoại người nhận, Ghi chú, Sản phẩm.
Tài chính	Phí trả đối tác giao hàng, Người trả phí, Tiền thu hộ COD.
Thời gian & SLA	Ngày đặt hàng, Ngày xử lý, Ngày đóng gói, Ngày kiểm hàng, Ngày đẩy vận chuyển, Ngày xuất hàng, Ngày giao thành công, Ngày cập nhật, Ngày hẹn giao, Thời gian giao hàng còn lại, Thời hạn giao hàng nhanh, Thời hạn giao hàng để không bị hủy.
Nhân sự phụ trách	Nhân viên đóng gói, Nhân viên bàn giao, Nhân viên xuất hàng, Nhân viên nhặt hàng.
Xử lý sự cố	Kiện hàng bất thường, Lý do bất thường, Vấn đề cần xử lý, Ngày đánh dấu bất thường.

1.5. Thao tác hàng loạt

Tích chọn nhiều đơn hàng cần thực hiện thao tác, trên thanh menu sẽ hiển thị các lựa chọn:

Thao tác chung (cả chế độ chuyên sàn và không chuyên sàn): Thêm vào biên bản bàn giao, In hàng loạt, Đánh dấu in.
Nhấn chọn Thao tác khác và chọn một trong các tính năng:
- Xuất hàng hàng loạt.
- Nhân viên đóng gói (Thêm/Xóa): Gán trách nhiệm đóng gói đơn cho nhân viên cụ thể.
- Chuyển trạng thái đóng gói.
- Giao hàng hàng loạt.

2. Các tính năng riêng khi Bật chế độ chuyên Sàn

Ngoài các tính năng chung, tại tab Kênh sàn TMĐT sẽ có thêm Khối công việc cần xử lý (SLA Sàn) tự động thống kê:

Đơn hỏa tốc: Lọc các đơn sử dụng đơn vị vận chuyển Hỏa tốc, cần xử lý ngay lập tức.
Đơn Giao nhanh trước 12:00: Đơn cần xác nhận và bàn giao cho đơn vị vận chuyển trước 12h trưa cùng ngày.
Đơn Giao nhanh trước 23:59: Đơn cần hoàn tất trước 23h59 cùng ngày (loại trừ các đơn trước 12:00).
Đơn Sắp quá hạn vận chuyển: Đơn đã xác nhận nhưng chưa giao shipper, thời gian xử lý còn lại dưới 48 tiếng.
Đơn tự động hủy trong 24h: Nhóm đơn cực kỳ khẩn cấp, thời gian xử lý còn lại dưới 24 tiếng.

Trợ lý Sapo