Quản lý mục Chờ xử lý trong Xử lý đơn hàng Sapo OmniAI

Màn hình Chờ xử lý là bước trung gian quan trọng trong quy trình vận hành, giúp bạn rà soát, phân loại và điều phối đơn hàng trước khi chuyển sang khâu nhặt hàng - đóng gói. Sử dụng tốt tính năng này giúp giảm thiểu tối đa tình trạng thiếu hàng, nhầm kho và đảm bảo chỉ số vận hành (SLA) trên các sàn TMĐT luôn ở mức tốt nhất.

Bước 1: Truy cập màn Chờ xử lý và Thiết lập chế độ hiển thị

• Tại menu bên trái màn hình quản trị Sapo, bạn chọn mục Xử lý đơn hàng > Chờ xử lý.
• Lựa chọn chế độ xử lý phù hợp tại nút Thao tác khác (góc phải màn hình):
  • Tắt chế độ chuyên Sàn: Hiển thị chung tất cả nguồn đơn (Sàn, Website, Facebook...) trong một danh sách duy nhất.
  • Bật chế độ chuyên Sàn: Hệ thống chia rõ thành 2 tab: Kênh sàn TMĐT và Kênh bán hàng khác để theo dõi thời gian giao hàng (SLA) chuyên sâu.

Bước 2: Các thao tác vận hành chi tiết

Tuỳ thuộc vào chế độ xử lý đơn màn trạng thái sẽ cung cấp các thao tác khác nhau.

Bảng so sánh các chế độ tại màn Chờ xử lý

1. Các tính năng chung (Áp dụng cho mọi chế độ hiển thị)

Dù bạn đang ở chế độ mặc định hay Chuyên Sàn, các công cụ dưới đây luôn sẵn sàng để bạn quản trị hàng nghìn đơn hàng một cách khoa học.

1.1. Công cụ tìm kiếm và Bộ lọc đa tầng

Tìm kiếm thông minh (Phím tắt Ctrl + K):

• Vị trí: Thanh tìm kiếm nằm ngay đầu trang danh sách.
• Thao tác:
  • Bạn có thể truy xuất đơn hàng ngay lập tức bằng cách nhập mã đơn hàng, mã vận đơn, tên khách hàng hoặc số điện thoại.
  • Bạn có thể chọn tiêu chí tìm kiếm tại bộ lọc cuối thanh tìm kiếm để hệ thống chỉ tìm trong một trường thông tin cụ thể: Tất cả (mặc định), Mã đơn hàng, Mã vận đơn hoặc Số điện thoại. Xem thêm hướng dẫn chi tiết tại đây.
• Tiện ích: Sử dụng phím tắt Ctrl + K để kích hoạt nhanh mà không cần dùng chuột.

Lọc theo Chi nhánh:

• Vị trí: Ô chọn cạnh tiêu đề "Chờ xử lý".
• Thao tác: Nhấp vào mục Tất cả chi nhánh để lọc đơn hàng theo từng kho cụ thể.

Hệ thống Bộ lọc nâng cao:

• Vị trí: Các nút thả xuống ngay dưới thanh tìm kiếm.
• Chi tiết: Bạn có thể tối ưu danh sách theo: Kênh bán hàng, Trạng thái thanh toán, Dịch vụ vận chuyển, Ngày đặt hàng, Nhân viên phụ trách, Số lượng sản phẩm, Loại kiện hàng,... Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Tính năng Lưu bộ lọc:

• Thao tác: Sau khi thiết lập các điều kiện lọc, nhấn Lưu bộ lọc ở góc phải thanh tìm kiếm.
• Lợi ích: Giúp bạn truy cập nhanh các nhóm đơn hàng đặc thù (Ví dụ: "Đơn Shopee nhiều SP", "Đơn hỏa tốc nội thành"...) chỉ với 1 cú nhấp chuột.

1.2. Tùy chỉnh Giao diện hiển thị

Nhấn biểu tượng Bánh răng (Cài đặt) ở góc trái phía trên danh sách kiện hàng để cá nhân hóa bảng dữ liệu.

Thao tác thực hiện:

• Thêm/Bớt cột: Tích chọn ở cột bên trái để Thêm, hoặc nhấn dấu (x) ở cột bên phải để Bớt.
• Sắp xếp thứ tự: Nhấn giữ và kéo thả các trường ở cột bên phải lên trên hoặc xuống dưới.
• Nhấn Lưu để hoàn tất.

Các nhóm cột dữ liệu chính:

• Nhóm Thông tin Định danh & Liên hệ: Mã kiện hàng, Mã đơn hàng, Sản phẩm, Người nhận, Số điện thoại người nhận...
• Nhóm Trạng thái & Vận hành: Trạng thái đóng gói, Kiểm hàng, Đối tác giao hàng, Dịch vụ vận chuyển, Lý do bất thường...
• Nhóm Thời gian & Cam kết: Ngày đặt hàng, Ngày hẹn giao, Thời gian giao hàng còn lại, SLA của sàn...
• Nhóm Nhân sự & Tài chính: Nhân viên đóng gói, Chi nhánh xử lý, Kênh bán hàng, Tiền thu hộ COD...

1.3. Thao tác hàng loạt

Tích chọn nhiều đơn hàng cần thực hiện thao tác, trên thanh menu sẽ hiển thị các tuỳ chọn:

• Lệnh nhanh: In đơn hàng, Giao hàng hàng loạt, Thanh toán hàng loạt, Xác nhận đơn hàng Sàn.
• Menu Thao tác khác:
  • Nhân viên phụ trách (Thêm/Xóa): Gán trách nhiệm xử lý đơn cho nhân viên cụ thể.
  • Quản lý Tag (Thêm/Xóa): Đánh dấu đặc điểm đơn hàng (Ví dụ: "Khách VIP", "Hàng dễ vỡ").
  • Lưu trữ/Hủy lưu trữ: Tạm ẩn các đơn chưa cần xử lý ngay.

1.4. Xuất file và Tạo đơn

Tại góc trên bên phải màn hình, bạn có thể nhấn chọn Xuất file hoặc Tạo đơn hàng để lên đơn thủ công ngay lập tức.

2. Các tính năng riêng khi Bật chế độ chuyên Sàn

2.1. Vận hành trên Tab Kênh sàn TMĐT

a. Khối công việc cần xử lý (SLA Sàn)

Hệ thống tự động thống kê số lượng đơn hàng cần xử lý trước khi đạt ngưỡng quy định của sàn:

• Đơn hỏa tốc: Cần xử lý ngay lập tức.
• Đơn Giao nhanh trước 12:00: Cần bàn giao cho ĐVVC trước 12h trưa cùng ngày.
• Đơn Giao nhanh trước 23:59: Cần hoàn tất trước cuối ngày.
• Đơn Sắp quá hạn vận chuyển: Thời gian xử lý còn lại dưới 48 tiếng.
• Đơn tự động hủy trong 24h: Thời gian xử lý còn lại dưới 24 tiếng (cực kỳ khẩn cấp).

b. Xác nhận đơn hàng Sàn hàng loạt

1. Tại tab Kênh sàn TMĐT, tích chọn các đơn hàng cần xử lý.
2. Nhấn Thao tác khác > Chọn Xác nhận đơn hàng Sàn.
3. Lựa chọn thông tin phù hợp và bấm Xác nhận. Hệ thống sẽ trả về kết quả thành công hoặc thất bại cho từng đơn.

2.2. Vận hành trên Tab Kênh bán hàng khác

a. In đơn hàng hàng loạt

• Tích chọn đơn cần in trên danh sách.
• Trên thanh thao tác, chọn In đơn hàng.
• Kiểm tra thông tin và thực hiện in. Đơn hàng sau khi in sẽ được đánh dấu trạng thái Đã in.

b. Giao hàng hàng loạt

1. Tích chọn các đơn đã sẵn sàng giao.
2. Chọn Giao hàng hàng loạt. Hệ thống sẽ thống kê các đơn đủ và không đủ điều kiện.
3. Thiết lập hình thức giao hàng (Cổng vận chuyển hoặc Tự giao) và nhấn Xác nhận để gửi yêu cầu cho hãng vận chuyển.