Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo
Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo

Quét nhận hàng hoàn trên Sapo OmniAI

Tính năng Quét nhận hàng hoàn giúp nhân viên kho ghi nhận nhanh các kiện hàng bị trả lại hoặc giao thất bại thông qua quét mã vạch/QR. Hệ thống tự động đối chiếu dữ liệu, hỗ trợ nhập kho linh hoạt và giảm thiểu sai sót so với thao tác thủ công.

Điều kiện tiên quyết:

1. Thao tác Quét nhận hàng hoàn

Bước 1: Truy cập màn hình Quét nhận hàng hoàn

  • Tại thanh Menu bên trái màn hình quản trị Sapo OmniAI, bạn nhấn chọn Xử lý đơn hàng > Quét nhận hàng hoàn, hệ thống hiển thị màn hình Quét nhận hàng hoàn.

Bước 2: Theo dõi tiến độ đối soát nhận hàng hoàn tại khối Tổng quan

Khối Tổng quan đối soát nằm trên cùng màn hình Quét, giúp bạn dễ dàng nắm bắt được số lượng đơn hàng đã hoàn về kho cần xử lý theo từng khoảng thời gian, bao nhiêu đơn đã xử lý nhận và bao nhiêu đơn chưa xử lý. Nhờ đó bạn dễ dàng nắm bắt tình hình xử lý đơn hoàn ngay tại thời điểm quét.

Chọn thời gian trả hàng

Bạn có thể tuỳ chọn bộ lọc theo nhu cầu vận hành của cửa hàng:

  • Ngày trả lại hàng hoàn: ngày đơn hoàn được đánh dấu đã hoàn về kho từ các bên thứ 3 như Sàn TMĐT, Đối tác vận chuyển.
  • Đối tác vận chuyển: chọn đối tác vận chuyển.
Lưu ý:
  • Hai bộ lọc này chỉ dùng để tính chỉ số, không chặn thao tác quét. Bạn vẫn quét được đơn nằm ngoài kỳ lọc, và đơn đó được đếm vào Số đơn quét ngoài bộ lọc.
Mẹo:
  • Khi Đối tác vận chuyển mang kiện hoàn về kho, bạn có thể lọc Ngày trả lại hàng hoàn: hôm này; Đối tác vận chuyển: theo bên đối tác vận chuyển hoàn hàng. Khi đó việc quét và đối soát nhận hàng hoàn từ đối tác vận chuyển sẽ tối ưu hơn nhiều.

Đọc chỉ số tổng quan hàng hoàn

Sau khi đã chọn bộ lọc, Số đơn đã hoàn về kho hiển thị thể hiện số lượng đơn đã được ghi nhận hoàn về kho theo bộ lọc Ngày trả lại hàng hoàn và Đối tác vận chuyển.

Thanh tiến trình thể hiện rõ ràng 3 thông tin:

  • Đã nhập kho & Đã nhận, chờ nhập kho: Thể hiện số lượng đơn đã nhập kho và số lượng đơn đã nhận bàn giao, chờ nhập kho.
  • Đã hoàn về kho, chưa nhận: Thể hiện số lượng đơn chưa xác nhận nhận bàn giao, chưa nhập kho. Bạn cần xử lý nhận bàn giao, nhập kho hoặc kiểm tra các đơn này để tránh thất thoát.
  • Đang quét: Thể hiện số lượng đơn thuộc bộ lọc, đang được quét để xử lý trên danh sách quét.

Kiểm tra danh sách đơn chưa xử lý

  • Xem đơn chưa nhận: mở màn Trả hàng ở một tab mới, áp sẵn đúng tập đơn đã hoàn về nhưng chưa ai xác nhận nhận bàn giao, kèm khoảng ngày, đối tác vận chuyển và chi nhánh bạn đang chọn. Tab màn Quét giữ nguyên phiên đang dở nên bạn quay lại là làm tiếp được ngay.
  • Xuất file: tải file đối soát của cả kỳ đang lọc để đặt cạnh biên bản bàn giao của đối tác vận chuyển. File gồm 3 sheet: Tổng quan tổng hợp theo từng đối tác vận chuyển, Đơn trả hàng liệt kê toàn bộ đơn trong kỳ, và Đơn chưa xử lý liệt kê riêng các đơn chưa nhận bàn giao và chưa nhập kho. Hệ thống nhận yêu cầu rồi gửi file sau, bạn quét tiếp được ngay mà không phải chờ.
Mẹo:
  • Sau khi đã thực hiện Quét và xác nhận nhận bàn giao, nhập kho từ đối tác vận chuyển. Nếu phát hiện còn sót đơn đã được ghi nhận hoàn về kho từ Đối tác vận chuyển, nhưng thực tế chưa nhận, bạn có thể nhanh trong kiểm tra danh sách đơn, kèm Xuất file để lấy danh sách từ đó đối chiếu và khiếu nại.

Bước 3: Thiết lập cho phiên quét

Thiết lập các trường thông tin nhận hàng:

  • Kho nhận hàng: Chọn một kho để nhận hàng trong danh sách thả xuống.
  • Tuỳ chọn nhận hàng: Hỗ trợ 2 tuỳ chọn tuỳ thuộc cách vận hành của bạn
    • Nhận bàn giao từ Đối tác vận chuyển : lựa chọn khi bạn muốn đánh dấu nhận bàn giao các đơn thời điểm đối tác vận chuyển bàn giao về kho. Sau đó khi đến bước bóc tách kiện và nhập kho, bạn có thể quét lại và xác nhận nhập kho/ không nhập kho cho các đơn này.
    • Nhận & Nhập kho: lựa chọn khi bạn muốn xác nhận nhập kho luôn cho các đơn hoàn. Gồm 2 lựa chọn:
      • Nhập kho sản phẩm
      • Không nhập kho
  • Thiết lập chế độ quét:  Tại góc trên bên phải màn hình, bạn nhấn chọn chế độ quét (Quét hàng loạt/Quét từng đơn) để chuyển đổi giữa các chế độ. 
  • Tự động hoàn tiền: Tích chọn nếu bạn muốn tự động hoàn tiền toàn bộ đơn hoàn sau khi xác nhận nhận hàng (nhập kho)

Bước 4: Quét nhận hàng hoàn

a. Tại góc trên bên phải màn hình, bạn nhấn chọn chế độ quét (Quét hàng loạt/Quét từng đơn) để chuyển đổi giữa các chế độ. Hệ thống hỗ trợ hai chế độ quét như sau:

1. Quét từng đơn

Chế độ này phù hợp khi nhân viên cần kiểm tra chi tiết, đối chiếu cẩn thận và xử lý dứt điểm từng kiện hàng một.

Bạn thực hiện thao tác như sau:

  1. Quét mã vạch: Kết nối máy quét mã vạch và thực hiện quét mã vận đơn/mã kiện hàng in trên tem nhãn (Hoặc nhập mã kiện hàng/mã vận đơn thủ công vào ô tìm kiếm rồi nhấn Enter), hệ thống sẽ tải lên thông tin chi tiết của kiện hàng gồm: Mã đơn hàng, danh sách sản phẩm và số lượng.
  2. Điều chỉnh số lượng nhập kho (Nếu cần): Dựa trên tình trạng hàng hóa thực tế kiểm tra được, người dùng điều chỉnh số lượng sẽ nhập lại vào kho (nhập toàn bộ, một phần hoặc không nhập kho đối với hàng hư hỏng).
  3. Xác nhận nhận hàng: Bạn nhấn nút Xác nhận nhận hàng trực tiếp trên màn hình giao diện hoặc dùng máy quét để quét lại mã kiện hàng/mã vận đơn một lần nữa, hệ thống sẽ chuyển trạng thái kiện hàng thành Đã nhập kho. Màn hình sẽ giữ nguyên thông tin cho đến khi quét kiện hàng tiếp theo.
Lưu ý quan trọng:
  • Ở chế độ này, hệ thống áp dụng cơ chế chặn bắt buộc. Nếu bạn đã quét một mã (Mã A) nhưng chưa bấm Xác nhận/quét lại lần 2 mà tiếp tục quét một mã mới (Mã B), hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo: "Vui lòng quét lại mã [Mã A] để xác nhận nhập kho. Hoặc bạn có thể chuyển sang chế độ quét hàng loạt để quét xác nhận nhiều đơn cùng lúc".

2. Quét hàng loạt

Chế độ này tối ưu cho việc tiếp nhận một số lượng lớn kiện hàng hoàn cùng lúc, giúp tiết kiệm thời gian thao tác.

Bạn thực hiện thao tác như sau:

  1. Quét mã vạch: Kết nối máy quét mã vạch và thực hiện quét lần lượt mã vận đơn/mã đơn hàng in trên tem nhãn cho tất cả các kiện hàng. Mỗi lần quét thành công, mã kiện hàng sẽ được thêm vào danh sách chờ trên màn hình.
  2. Xác nhận nhận hàng: Sau khi quét xong toàn bộ lô hàng thực tế, kiểm tra lại danh sách trên màn hình và bấm nút Xác nhận nhận hàng. Hệ thống sẽ tiến hành đẩy xử lý nhập kho đồng loạt.

b. Trong quá trình quét, hệ thống sẽ phát âm thanh tương ứng với từng trạng thái:

  • Quét thành công: Âm báo xác nhận → đơn hợp lệ và đã được ghi nhận
  • Quét thất bại: Âm cảnh báo → đơn không tồn tại hoặc không đủ điều kiện nhập kho
  • Quét trùng: Âm cảnh báo riêng → đơn đã được quét trước đó
Lưu ý:
  • Hệ thống mặc định đã bật âm thanh, người dùng không cần cài đặt thêm
  • Cần đảm bảo thiết bị không tắt tiếng để nghe được thông báo
  • Nên sử dụng trong môi trường có thể nghe rõ âm thanh để đạt hiệu quả tốt nhất

c. Sau khi hệ thống xử lý xong thao tác quét hàng loạt, một Popup báo cáo tổng kết sẽ tự động hiển thị, cung cấp kết quả chi tiết:

  • Số lượng thành công: Tổng số kiện hàng đã được hệ thống ghi nhận và tự động tạo phiếu nhập kho.
  • Số lượng thất bại: Tổng số kiện hàng bị lỗi, kèm theo danh sách chi tiết và nguyên nhân cụ thể (ví dụ: Không tìm thấy mã, đơn đã được xử lý...).
  • Tải danh sách: Bạn có thể tải dữ liệu báo cáo dưới dạng file Excel (.xlsx). File này được sử dụng làm bằng chứng lưu kho nội bộ để đối soát sau này.

Bước 5: Xem danh sách kiện hàng hàng đã quét

Chính giữa màn hình thao tác là danh sách lưu trữ thông tin các mã kiện hàng đã được hệ thống quét và nhận diện thành công trong phiên làm việc hiện tại.

Gắn tag đơn hoàn

Sau khi quét thành công đơn hoàn, bạn có thể thực hiện gắn tag đơn hoàn ngay tại danh sách kiện hàng vừa quét. Việc này giúp dễ dàng đánh dấu đơn hoàn và có thể dễ dàng tìm kiếm lại sau đó.

Lưu ý:
  • Hệ thống chỉ thêm dữ liệu kiện hàng vào danh sách khi mã vận đơn/kiện hàng được xử lý xong (ở chế độ quét từng đơn) hoặc được quét thành công đưa vào danh sách chờ (ở chế độ quét hàng loạt).
  • Tính năng quét hàng loạt giới hạn tối đa 500 mã/lần xử lý. Khi danh sách chờ trong Lịch sử quét đạt ngưỡng này, hệ thống sẽ cảnh báo và yêu cầu bạn nhấn Xác nhận nhận hàng để hoàn tất lô hàng hiện tại trước khi tiếp tục quét.

2. Các lỗi thường gặp và Cách xử lý

Trong quá trình quét, hệ thống tự động kiểm tra các quy tắc nghiệp vụ (Validate). Nếu phát sinh lỗi, màn hình (hoặc bảng báo cáo) sẽ hiển thị nguyên nhân cụ thể. Dưới đây là các nhóm lỗi thường gặp:

2.1. Nhóm lỗi xác thực Trạng thái Đơn hàng/Kiện hàng:

  • Không tìm thấy đơn trả hàng / Không tìm thấy vận đơn: Hệ thống không ghi nhận mã vạch này. Cách xử lý: Kiểm tra lại mã trên tem nhãn, đảm bảo tem không bị mờ, rách và quét/nhập lại.
  • Đơn trả hàng / Kiện hàng đã bị hủy: Chứng từ này đã bị hủy bỏ trên hệ thống trước đó, luồng xử lý bị chặn.
  • Đơn hàng trả đã được xử lý nhập kho: Kiện hàng này đã được một nhân viên khác thao tác nhận và nhập kho thành công trước đó.
  • Kiện hàng đã được tạo trả hàng một phần: Số lượng sản phẩm yêu cầu trả lại không khớp với dữ liệu gốc của kiện hàng.

2.2. Nhóm lỗi xác thực Kho hàng/Chi nhánh:

  • Không tìm thấy chi nhánh / Chi nhánh hiện không hoạt động: Kho hàng đang được chọn để làm việc hiện bị khóa, đã hết hạn sử dụng hoặc không tồn tại.
  • Chi nhánh không có chức năng quản lý tồn kho: Cách xử lý: Chuyển đổi sang chi nhánh/kho hàng có chức năng lưu trữ tồn kho phù hợp.
iconTrợ lý Sapo
icon
icon
Đóng