Tạo đơn đổi trả hàng trên Sapo OmniAI

Tính năng Tạo đơn đổi trả hàng giúp bạn xử lý đồng thời việc khách hàng trả lại sản phẩm cũ và đổi sản phẩm mới ngay trên cùng một giao diện. Hệ thống tự động tính toán bù trừ giá trị giữa hàng trả và hàng đổi, đưa ra kết quả số tiền cần hoàn lại cho khách hoặc thu thêm từ khách một cách nhanh chóng, chính xác và minh bạch.

Điều kiện tiên quyết:

Thiết bị: Đây là hướng dẫn thao tác thực hiện trên giao diện quản trị web Sapo. Ở ứng dụng điện thoại Sapo, phần mềm chỉ cho phép tạo và xử lý đơn trả hàng, không xử lý đổi hàng.
Đơn hàng: Đơn hàng gốc phải ở trạng thái Đã xử lý giao hàng hoặc Hoàn thành (phải có ít nhất một sản phẩm xuất hàng) để có thể thực hiện đổi trả trên đơn hàng.
Tài khoản & Phân quyền
- Tài khoản nhân viên cần được phân quyền: Xem đơn hàng, Tạo đơn trả hàng.
- Các quyền bổ sung tùy theo nhu cầu bao gồm:
  - Điều chỉnh giá sản phẩm: Cho phép nhập giá bán mới cho sản phẩm trong danh sách đổi hàng.
  - Áp dụng giảm giá: Cho phép áp dụng mã giảm giá và chương trình khuyến mãi cho phần hàng đổi.
  - Hoàn tiền: Cho phép thực hiện hoàn tiền ngay tại màn hình tạo đơn hoặc xác nhận đổi trả.
- Xem thêm hướng dẫn phân quyền trên Sapo OmniAI.

Bước 1: Chọn đơn hàng cần đổi trả

Tại giao diện trang quản trị Sapo, vào mục Đơn hàng > Danh sách đơn hàng trên thanh menu bên trái.
Tìm kiếm và nhấp chọn đơn hàng cần xử lý trong danh sách để xem chi tiết. Ở góc phải trên cùng của màn hình chi tiết đơn hàng, nhấn nút Trả hàng nằm cạnh nút In đơn hàng. Hệ thống sẽ chuyển hướng bạn sang giao diện Tạo đơn trả hàng tích hợp tính năng đổi hàng.

Bước 2: Thao tác tại Khối "Sản phẩm trả hàng"

Khối này hiển thị toàn bộ danh sách sản phẩm thuộc đơn hàng gốc để bạn tiến hành thu hồi.

Thông tin chung

Hệ thống tự động điền từ đơn hàng gốc bao gồm Chi nhánh (xử lý đơn trả), và mã vận đơn của đơn hàng gốc.

Các trường thông tin hiển thị

Sản phẩm: Tên sản phẩm, phiên bản (màu sắc, kích thước), mã SKU.
Số lượng: Số lượng sản phẩm khách đã mua ở đơn gốc.
Đơn giá hoàn trả: Giá bán thực tế của sản phẩm sau khi đã trừ đi các khoản giảm giá phân bổ trên dòng đơn hàng gốc (Giá trị này cố định, không thể chỉnh sửa).
Thành tiền hoàn trả: Thành tiền = Đơn giá * Số lượng.

Các thao tác thực hiện được

Nhập Số lượng trả: Bạn điền số lượng sản phẩm thực tế khách mang trả vào cột Số lượng trả (Bắt buộc và không vượt quá số lượng đã mua).
Lựa chọn hình thức trả Combo (nếu có): Tích chọn Chọn theo combo (trả nguyên bộ sản phẩm) hoặc Chọn theo thành phần (chỉ trả một vài sản phẩm lẻ nằm trong combo).
Nhập thông tin bổ sung: Tại phân vùng phía dưới danh sách sản phẩm, bạn có thể chọn/nhập Lý do hoàn trả, viết Ghi chú, hoặc chỉ định Chi nhánh trả hàng để hệ thống tự động cộng lại tồn kho.

Bước 3: Thao tác tại Khối "Chọn sản phẩm đổi"

Tại đây bạn thực hiện chọn các sản phẩm mới mà khách hàng muốn đổi sang.

Các trường thông tin hiển thị

Thanh tìm kiếm sản phẩm đổi: Nơi tìm nhanh sản phẩm bằng từ khóa hoặc quét mã vạch.
Kết quả tìm kiếm hiển thị sản phẩm kèm giá bán (áp dụng theo kênh bán hàng và nhóm khách hàng của đơn gốc) và tồn kho khả dụng tại chi nhánh đang xử lý (nếu tài khoản có quyền xem tồn kho).
Danh sách hàng đổi: Hiển thị Tên sản phẩm mới, SKU, Tồn kho khả dụng, Số lượng đổi, Đơn giá mới, và nút Xóa dòng.

Các thao tác thực hiện được

Thêm sản phẩm đổi: Nhấp vào thanh tìm kiếm, gõ tên hoặc SKU sản phẩm mới, chọn đúng phiên bản khách muốn đổi.
Điều chỉnh Số lượng đổi: Thay đổi số lượng sản phẩm mới cấp cho khách tại cột số lượng.
Điều chỉnh Đơn giá đổi: Nhấp trực tiếp vào ô giá của sản phẩm đổi để sửa lại giá bán mới (nếu có quyền) hoặc nhập giảm giá riêng cho dòng sản phẩm đó.
Áp dụng khuyến mại tổng: Nhấp vào liên kết Thêm giảm giá ngay dưới khối sản phẩm đổi hoặc tick chọn Tự động áp dụng chương trình khuyến mãi phù hợp.

Bước 4: Kiểm tra tính toán bù trừ tại khối Tóm tắt

Khối Tóm tắt ở góc phải màn hình hiển thị toàn bộ kết quả tính toán tài chính được đồng bộ tự động từ đơn gốc và phần hàng đổi.

Số hiển thị	Ý nghĩa chi tiết
Trả hàng X sản phẩm	Hiển thị số lượng và lý do hoàn trả của sản phẩm trả.
Tổng hoàn sản phẩm	Tổng số tiền của hàng trả tính theo giá gốc (chưa trừ giảm giá đơn) = Đơn giá * Số lượng trả hàng.
Giảm giá đơn hàng trả	Phần giá trị giảm giá, khuyến mãi của đơn gốc được hoàn lại cho cửa hàng theo tỷ lệ tương ứng. Ví dụ: Đơn hàng gốc có áp dụng giảm giá 20% giá trị đơn hàng Khi khách trả lại giá trị 400.000đ thì ngoài nhận lại tiền là 400,000đ còn cần trả lại cho cửa hàng số tiền khuyến mại đã lấy, tức 20% * 400,000đ = 80,000đ. Vậy tổng (chưa tính sản phẩm đổi và thuế…) thì khách hàng chỉ nhận là 400,000 - 80,000 = 320,000đ từ cửa hàng sau khi trả hàng.
Thuế	Giá trị thuế chênh lệch giữa bên trả và bên đổi = Thuế sản phẩm đổi - Thuế sản phẩm trả.
Tổng hoàn trả	Giá trị thực tế khách được nhận lại từ riêng phần sản phẩm trả = Tổng hoàn sản phẩm - Giảm giá + Thuế.
Tổng sản phẩm đổi	Tổng số lượng và giá trị sản phẩm mới mà khách muốn nhận = Số lượng * Đơn giá sản phẩm đổi.
Giảm giá đơn hàng đổi	Phần giá trị giảm giá, khuyến mãi cho sản phẩm đổi mà khách muốn mua.
Công nợ đơn hiện tại	Khoản tiền ghi nhận dựa trên trạng thái thanh toán cũ của đơn hàng gốc.
Cần hoàn tiền cho khách / Thu thêm của khách	Kết quả cuối cùng sau khi bù trừ. Hệ thống hiển thị dòng xác nhận cụ thể (màu cam nếu hoàn tiền).

Mẹo:

Dấu “-” (ví dụ -400,000đ): Biểu thị cửa hàng nợ khách hàng (phải hoàn tiền lại cho khách).
Không có dấu (ví dụ 80,000đ): Biểu thị khách hàng nợ cửa hàng (cần thu thêm của khách).

Bước 5: Hoàn tất tạo đơn và xử lý hoàn tiền

Nếu phát sinh "Hoàn tiền cho khách"

Nếu kết quả bù trừ dẫn đến việc cửa hàng cần hoàn tiền cho khách và tài khoản của bạn có quyền thực hiện hoàn tiền, bạn có thể:

Hoàn tiền ngay:
- Chọn tab Hoàn ngay > Chọn Phương thức thanh toán > Kiểm tra/điều chỉnh Số tiền hoàn (không vượt quá số tiền tối đa hệ thống gợi ý).
- Bấm nút [Tạo đơn & hoàn tiền]: Thực hiện đồng thời việc tạo đơn, xác nhận và ghi nhận khoản hoàn tiền cho khách (chỉ hiển thị khi chọn tab Hoàn ngay).
Hoàn tiền sau:
- Chọn tab Để sau – Đơn đổi trả vẫn được tạo và bạn có thể thực hiện hoàn tiền từ màn hình chi tiết sau. Hệ thống treo lại khoản tiền này dưới dạng công nợ.
- Nhấn vào một trong các nút hành động:
  - [Tạo đơn trả hàng]: Lưu đơn ở trạng thái Nháp (chờ xử lý), chưa ghi nhận thay đổi kho hay tài chính.
  - [Tạo đơn và xác nhận]: Tạo đơn và xác nhận ngay lập tức nhưng không ghi nhận khoản hoàn tiền tại bước này.

Nếu phát sinh "Thu thêm của khách"

Khi này sẽ không có lựa chọn Hoàn tiền trên giao diện nữa. Bạn nhấn vào một trong các nút hành động

[Tạo đơn trả hàng]: Lưu đơn ở trạng thái Nháp (chờ xử lý), chưa ghi nhận thay đổi kho hay tài chính.
[Tạo đơn và xác nhận]: Tạo đơn và xác nhận ngay lập tức nhưng không ghi nhận khoản hoàn tiền tại bước này.

Giao diện này chỉ hiển thị số tiền cần thu thêm để nhân viên báo giá cho khách chứ không hỗ trợ tạo nút thu tiền trực tiếp tại màn hình này. Sau khi nhấn hoàn tất tạo đơn, bạn cần truy cập vào mục Chi tiết đơn hàng gốc để tiến hành ghi nhận khoản thanh toán bổ sung từ khách hàng.

Chi tiết các nút bấm hành động

Tên nút bấm	Kết quả xử lý trên hệ thống
[Tạo đơn trả hàng]	Lưu đơn ở trạng thái Nháp (chờ xử lý). Hệ thống chưa trừ kho hàng đổi, chưa cộng kho hàng trả và chưa ghi nhận tài chính.
[Tạo đơn và xác nhận]	Khởi tạo đơn và đưa thẳng vào trạng thái Xác nhận. Hệ thống lập tức trừ tồn kho sản phẩm đổi và cộng kho sản phẩm trả. Không ghi nhận thanh toán/hoàn tiền.
[Tạo đơn & hoàn tiền]	(Chỉ hiển thị khi chọn tab Hoàn tiền "Bây giờ") Hệ thống vừa xác nhận kho vận, vừa ghi nhận chứng từ chi tiền hoàn cho khách ngay lập tức.

Cảnh báo

Chỉnh sửa đơn: Đơn đổi trả hàng sau khi đã tạo không thể xóa hoặc sửa. Nếu có sai sót, bạn phải thao tác Hủy đơn trả hàng để tạo lại.
Điều kiện Hủy: Đơn trả hàng đã hoàn tiền và nhập kho thành công thì không thể Hủy.
Thiết bị di động: Nếu bạn tạo đơn đổi trả trên giao diện Web, bạn sẽ không thể thực hiện xử lý tiếp đơn đổi đó trên ứng dụng Mobile.
Đơn hàng gốc: Sau khi thực hiện, thông tin Đổi/Trả sẽ ghi nhận lên đơn hàng gốc. Bạn thực hiện đẩy vận chuyển cho sản phẩm đổi và thu tiền khách nợ tại đơn hàng gốc này.
Khi đơn đổi trả đang trong trạng thái xử lý, thành tiền trên đơn hàng gốc có thể thay đổi sau khi xác nhận đơn đổi trả:
- Với đơn đổi trả hàng, hệ thống chỉ ghi nhận phần sản phẩm trả và điều chỉnh giảm thành tiền của đơn gốc sau khi đơn đổi trả được xác nhận/hoàn tất. Ở thời điểm mới tạo đơn đổi trả, sản phẩm trả chưa được xem là đã hoàn trả chắc chắn, nên thành tiền của đơn gốc vẫn giữ nguyên.
- Ví dụ:
  Đơn gốc có thành tiền 200K. Khách trả sản phẩm trị giá 100K và đổi sang sản phẩm mới trị giá 50K.
  
  Khi mới tạo đơn đổi trả chưa xác nhận, thành tiền đơn gốc vẫn hiển thị 200K.
  Sau khi xác nhận đơn đổi trả, hệ thống ghi nhận phần trả/đổi trong đơn gốc (đơn mua ban đầu trước khi đổi trả) và cập nhật thành tiền còn 150K.
- Công thức: Thành tiền sau xác nhận = Thành tiền đơn gốc - Giá trị sản phẩm trả + Giá trị sản phẩm đổi
  150K = 200K - 100K + 50K

Trợ lý Sapo