Thanh toán đơn trả hàng

Tính năng Thanh toán đơn trả hàng trên ứng dụng giúp bạn xử lý các yêu cầu hoàn tiền một cách nhanh chóng, thuận tiện và minh bạch. Người dùng có thể dễ dàng theo dõi trạng thái hoàn tiền, xác nhận đơn hàng trả.

Điều kiện tiên quyết:

Đối với tài khoản nhân viên cần được phân quyền mục: Xem đơn trả hàng và hoàn tiền. Xem hướng dẫn thêm tài khoản nhân viên và phân quyền chi tiết tại đây.
Tính năng này chỉ áp dụng khi:
- Số tiền khách nợ lớn hơn số tiền cửa hàng phải trả khách (khách có công nợ).
- Hoặc khi phát sinh đơn đổi trả hàng và khách phải trả thêm tiền.

Bước 1: Truy cập đơn hàng trả hàng

Tại giao diện quản trị, vào mục Đơn hàng → Danh sách đơn hàng, chọn đơn hàng cần đổi trả.

Tại thanh công cụ hành động nằm ở góc trên cùng bên phải màn hình trong chi tiết đơn hàng, nhấp chọn nút Đổi trả hàng.

Bước 2: Nhập thông tin đơn đổi trả

Tại màn hình Tạo đơn trả hàng, bạn tiến hành tìm kiếm và chọn các sản phẩm mà khách hàng muốn trả hoặc muốn đổi để thêm vào danh sách.

Nhập bổ sung các thông tin liên quan khác vào ô ghi chú nếu cửa hàng có nhu cầu ghi nhận thêm thông tin.

Tùy thuộc vào thời điểm và tình hình xử lý thực tế tại cửa hàng, bạn lựa chọn một trong hai hình thức nút bấm:

Tạo đơn và xác nhận: Sử dụng để thực hiện việc đổi trả ngay lập tức cho khách hàng.
Tạo đơn trả hàng: Sử dụng khi bạn muốn lưu thông tin đơn trả và xử lý hoàn thiện sau.

Bước 3: Xử lý thanh toán và giao nhận (áp dụng khi chọn tạo đơn trả hàng sau)

Sau khi tạo đơn đổi hàng thành công, bạn quay lại truy cập vào chi tiết đơn hàng gốc thông qua mục Đơn hàng → Danh sách đơn hàng để tiến hành thu tiền cho các sản phẩm đổi mới trên chính đơn hàng gốc này.

Tại giao diện chi tiết lúc này, bạn cần kiểm tra và xử lý thông tin tại các khối thông tin hiển thị sau:

Khối Chưa xử lý

Hiển thị các mặt hàng mà khách hàng có nhu cầu đổi mới hoặc mua thêm. Tại đây, bạn điền đầy đủ thông tin giao hàng để hệ thống đẩy vận chuyển như một đơn hàng mới.

Khối Đang trả hàng

Hiển thị danh sách các mặt hàng khách hàng có nhu cầu hoàn trả. Bạn cần kiểm tra kỹ thông tin sản phẩm và bấm nút Nhận hàng nếu bạn muốn kiểm tra thực tế và nhận lại hàng trả từ khách trước khi thực hiện hoàn tiền. Đối với các sản phẩm không đủ điều kiện nhập kho (ví dụ: bị lỗi, hỏng hoặc mất mát), bạn hoàn toàn có thể chọn không nhập lại kho sản phẩm đó.

Khối Đã xử lý giao hàng

Hiển thị danh sách những mặt hàng đã được giao thành công đến tay khách hàng.

Khối Thanh toán một phần

Hiển thị chi tiết số tiền chênh lệch thực tế mà khách hàng bắt buộc phải trả thêm cho cửa hàng.

Mẹo:

Bạn cũng có thể truy cập nhanh theo đường dẫn Đơn hàng → Trả hàng. Hệ thống sẽ tự động sinh mã đơn trả tương ứng với mã đơn hàng gốc và được phân biệt bằng đuôi -Rx (trong đó x là số thứ tự đơn trả).
Trong màn hình chi tiết đơn trả hàng được đồng bộ này sẽ chỉ hiển thị duy nhất những mặt hàng mà khách hàng có nhu cầu trả.

Trợ lý Sapo