Xác nhận đơn đổi trả hàng trên Sapo OmniAI

Khi đơn đổi trả được tạo ở trạng thái nháp, bước Xác nhận đổi trả là chốt chặn giúp bạn phê duyệt đơn, từ đó giúp thúc đẩy các bước tiếp theo như vận chuyển hay thanh toán sản phẩm đổi hàng cho khách hàng.

Điều kiện tiên quyết:

Trạng thái đơn: Thao tác này chỉ áp dụng cho đơn có nghiệp vụ Đổi hàng. Đơn trả hàng hoàn tiền thuần túy (không đổi hàng) sẽ không có bước xác nhận này.
Tài khoản & Phân quyền:
- Tài khoản nhân viên cần được phân quyền Xem đơn hàng và Tạo đơn trả hàng. Xem hướng dẫn thêm tài khoản nhân viên và phân quyền chi tiết tại đây.
- Các quyền bổ sung tùy theo nhu cầu: Hoàn tiền (để thực hiện chi tiền hoàn ngay tại màn hình xác nhận đổi trả).

Quy trình xác nhận đơn đổi trả

Bước 1: Chọn đơn đổi trả cần xác nhận

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Đơn hàng > Trả hàng để vào phân hệ quản lý đơn đổi trả.

Tại màn hình Danh sách đơn trả hàng, bạn nhấp chọn nút bộ lọc Xem tất cả > chọn các trường lọc sau để tìm các đơn đổi trả cần xác nhận:

Loại trả hàng: Đổi hàng
Trạng thái hoàn trả: Chưa hoàn trả

Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các đơn đổi trả dạng nháp. Bạn nhấp vào Mã đơn trả cần xác nhận.

Bước 2: Nhấp chọn nút Xác nhận đổi trả

Tại màn hình chi tiết đơn trả hàng (ở trạng thái Đang trả hàng), bạn nhấp chọn nút màu xanh Xác nhận đổi trả ở góc dưới cùng của màn hình (dưới thông tin thanh toán cho Sản phẩm đổi). Hệ thống sẽ hiển thị giao diện Xác nhận đơn đổi trả để bạn kiểm tra thông tin.

Bước 3: Kiểm tra thông tin tại màn hình Xác nhận đơn đổi trả

Bạn tiến hành đối soát kỹ lưỡng các trường thông tin hiển thị tại giao diện Xác nhận:

1. Khối "Sản phẩm trả"

Thông tin hiển thị: Tên sản phẩm thu hồi, mã SKU, số lượng trả, đơn giá gốc (đơn giá phân bổ) và thành tiền trả.
Thao tác thực hiện: Kiểm tra xem số lượng và thông tin sản phẩm thực tế khách mang đến kho có khớp 100% với thông tin hiển thị hay không. Bạn không thể chỉnh sửa số lượng tại bước này.

2. Khối "Sản phẩm đổi"

Thông tin hiển thị: Tên sản phẩm mới khách chọn, mã SKU, số lượng đổi, đơn giá mới (gồm giá gốc và giá sau giảm nếu có), khuyến mại và thuế áp dụng.
Thao tác thực hiện: Nhấp vào biểu tượng mũi tên v để mở rộng/thu gọn danh sách kiểm tra sản phẩm đổi.

3. Khối "Tóm tắt"

Đây là trung tâm tính toán tự động của hệ thống, bao gồm các trường thông tin cố định sau:

Tổng hoàn sản phẩm: Tổng giá trị của hàng thu hồi tính theo giá bán chưa trừ giảm giá (Hiển thị giá trị âm).
Thuế (Chưa bao gồm/Đã bao gồm): Tiền thuế cấu hình đi kèm của phần sản phẩm trả.
Tổng hoàn trả: Số tiền thực tế khách được ghi nhận quyền lợi từ phần hàng trả:
Tổng hoàn trả = Tổng hoàn sản phẩm + Thuế hoàn trả
Tổng thu thêm: Giá trị tổng của phần sản phẩm đổi mới.
Cần hoàn tiền cho khách / Thu thêm của khách: Hệ thống tự động bù trừ giữa Tổng hoàn trả và Tổng thu thêm:
- Nếu giá trị hàng trả lớn hơn hàng đổi: Hệ thống hiển thị dòng chữ màu cam Cần hoàn tiền cho khách.
- Nếu giá trị hàng đổi lớn hơn hàng trả: Hệ thống hiển thị dòng chữ màu xanh Thu thêm của khách dự kiến.

4. Khối "Hoàn tiền" (Chỉ xuất hiện khi phát sinh cần hoàn tiền cho khách)

Bạn lựa chọn 1 trong 2 tab điều hướng:

Tab Hoàn ngay

Nhập Tùy chỉnh tiền hoàn (Hệ thống gợi ý Số tiền hoàn tối đa).
Chọn Phương thức hoàn tiền (danh sách phương thức thanh toán của cửa hàng đã được thiết lập sẵn).
Bấm nút Xác nhận & hoàn tiền. Hệ thống duyệt đơn đổi trả và lập tức ghi nhận chứng từ chi tiền hoàn cho khách.

Tab Để sau

Nếu chọn tab Để sau và không hoàn tiền ngay ở màn Xác nhận đổi trả, bạn có thể hoàn tiền tại chi tiết Đơn hàng gốc. Tuy nhiên, khoản tiền này sẽ liên kết đến đơn gốc thay vì đơn trả hàng đang xác nhận hiện tại.
Bấm nút Xác nhận đổi trả. Hệ thống duyệt đơn đổi trả và không ghi nhận hoàn tiền.

Lưu ý:

Nếu đơn đổi trả không phát sinh khoản tiền cần hoàn lại cho khách hàng, bạn chỉ cần bấm nút Xác nhận đổi trả là được, không có phát sinh thao tác về hoàn tiền.

Các lưu ý quan trọng sau khi xác nhận

Lưu ý quan trọng về hệ thống:

Tác động tồn kho: Khi đơn đổi trả ở trạng thái Nháp, hệ thống chưa can thiệp vào kho hàng. Ngay sau khi bấm nút Xác nhận, phần mềm sẽ lập tức cộng tồn kho cho sản phẩm trả và trừ tồn kho cho sản phẩm đổi.
Xử lý khoản thu thêm: Trường hợp phát sinh thu thêm tiền chênh lệch từ khách, nút bấm tại giao diện này chỉ có vai trò xác nhận kho. Bạn phải truy cập trực tiếp vào Chi tiết đơn hàng gốc để bấm nút thanh toán và ghi nhận số tiền thu thêm này.
Tính đóng băng dữ liệu: Sau khi đã nhấn Xác nhận đơn đổi trả thành công, hệ thống sẽ khóa toàn bộ dữ liệu. Bạn không thể chỉnh sửa danh sách sản phẩm trả hoặc đổi. Nếu phát sinh sai sót, bắt buộc phải thực hiện Hủy đơn và tiến hành tạo lại từ đầu.
Luồng đơn hàng mới: Đơn đổi trả sau khi xác nhận thành công sẽ chuyển trạng thái sang Đang xử lý, đồng thời hệ thống tự động sinh ra một đơn hàng mới chứa các sản phẩm đổi để nhân viên đóng gói và chuẩn bị giao cho khách.