Xuất file danh sách đơn đổi trả hàng trên Sapo OmniAI

Tính năng xuất file đơn trả hàng trên Sapo OmniAI cho phép bạn tải toàn bộ danh sách đơn trả trong khoảng thời gian nhất định về dưới dạng file Excel (.xlsx), giúp dễ dàng theo dõi chi tiết trạng thái hoàn trả, trạng thái nhận hàng, thông tin khách hàng để phục vụ đối chiếu và báo cáo nội bộ.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn cần được phân quyền Xem đơn trả hàng để thực hiện các thao tác xem và xuất file.
Xem thêm hướng dẫn phân quyền nhân viên tại đây.

Bước 1: Truy cập màn Đơn trả hàng

Tại thanh menu trái của trang quản trị Sapo OmniAI, bạn nhấn chọn Đơn hàng > Trả hàng.

Bước 2: Thiết lập điều kiện xuất

Tại màn hình Tổng quan trả hàng, bạn có thể lọc dữ liệu cần xuất theo các tùy chọn sau:

Ngày tạo: Chọn khoảng thời gian cần xuất file.
Chi nhánh nhận hàng: Lọc theo chi nhánh cụ thể (nếu cửa hàng của bạn có nhiều chi nhánh).
Tab Tất cả / Đang hoàn trả: Chọn tab phù hợp với nhu cầu xuất dữ liệu.

Bước 3: Xuất file

Bạn nhấp vào nút Xuất file ở góc phải màn hình. Hệ thống sẽ hiển thị một cửa sổ pop-up cấu hình Xuất file danh sách đơn trả hàng.

Bạn lựa chọn Phạm vi xuất đơn hàng theo một trong các ô chọn sau:

Tất cả đơn trả hàng: Xuất toàn bộ danh sách đơn trả hàng đang có trên hệ thống.
Đơn trả hàng trên trang này: Chỉ xuất các đơn trả hàng đang hiển thị ở trang hiện tại.
X đơn trả hàng được chọn: Chỉ xuất (các) đơn hàng cụ thể mà bạn đã tích chọn trước đó ngoài danh sách. (Lưu ý: Số lượng đơn hàng hiển thị tương ứng với số đơn bạn đã tích chọn thực tế).
X đơn trả hàng phù hợp với kết quả tìm kiếm: Xuất các đơn hàng dựa theo bộ lọc dữ liệu (thời gian, chi nhánh, trạng thái...) mà bạn đang áp dụng. (Lưu ý: Tùy chọn này chỉ xuất hiện khi người dùng đang sử dụng công cụ tìm kiếm hoặc bộ lọc).

Tùy chọn trường dữ liệu xuất: Nhấp vào dòng chữ màu xanh Tùy chọn trường dữ liệu xuất để mở rộng danh sách cấu hình. Tại đây, bạn chọn tích hoặc bỏ tích các nhóm thông tin muốn đưa vào file Excel bao gồm:

Thông tin đơn hàng: Mã đơn trả hàng, mã đơn gốc, ngày tạo, trạng thái đơn, lý do trả hàng.
Thông tin khách hàng: Tên khách hàng, số điện thoại, email cửa hàng/email tài khoản khách hàng, địa chỉ.
Thông tin sản phẩm: Tên sản phẩm, mã SKU, số lượng hoàn trả, giá trị, tổng tiền hoàn.
Thông tin kho & nhân viên: Chi nhánh nhận hàng, nhân viên thực hiện đơn.

Sau khi thiết lập xong, nhấn Xuất file để hệ thống tiến hành xử lý và tải file về thiết bị, hoặc nhấn Hủy để đóng cửa sổ.

Bước 4: Nhận file đã xuất

File danh sách đơn hàng được xuất dưới định dạng Excel (.xlsx). Bạn có thể nhận file bằng một trong hai cách:

Qua email: Hệ thống tự động gửi một email chứa đường dẫn tải xuống về địa chỉ email của tài khoản đang thực hiện thao tác xuất. Bạn chỉ cần truy cập vào email để tải file dữ liệu về máy.
Qua thông báo trên hệ thống: Nhấp vào biểu tượng hình Chuông thông báo ở góc trên bên phải màn hình quản trị, nhấp vào thông báo dữ liệu mới xuất để tải file về.

Lưu ý:

Quy tắc tách dòng tài chính: Mỗi dòng trong file Excel xuất ra sẽ thể hiện chi tiết theo từng sản phẩm. Nếu cùng một đơn trả hàng nhưng có nhiều sản phẩm khác nhau hoặc các mức giá bán khác nhau, hệ thống sẽ tự động tách thành các dòng riêng biệt (chung Mã đơn trả và Mã đơn gốc) để đảm bảo tính chính xác khi tính toán dữ liệu tài chính.
Dữ liệu thời gian thực: File xuất phản ánh dữ liệu tại đúng thời điểm bạn thực hiện xuất, không tự động cập nhật khi có thay đổi sau đó.
Nếu không áp dụng bộ lọc ở Bước 2, hệ thống sẽ mặc định xuất toàn bộ đơn trả hàng hiện có.
Nếu không nhìn thấy nút Xuất file, do tài khoản của bạn chưa được phân quyền Xem đơn trả hàng. Hãy liên hệ quản trị viên để được cấp quyền.

Mẹo:

Kết hợp file xuất đơn trả với file xuất đơn hàng để tính tỷ lệ trả hàng theo từng sản phẩm hoặc từng chi nhánh, giúp bạn có góc nhìn toàn diện hơn về chất lượng vận hành.
Sử dụng file dữ liệu xuất ra cho các mục đích: Đối chiếu & kiểm soát tình hình trả hàng, phân tích lý do trả hàng, theo dõi tiến độ xử lý, đối chiếu kế toán & hoàn tiền, đánh giá hiệu suất nhân viên, hoặc lên kế hoạch nhập hàng.

Bảng mô tả chi tiết các trường thông tin khi xuất file

Trường thông tin	Ý nghĩa
Mã đơn trả hàng	Mã định danh duy nhất của đơn trả hàng.
Chi nhánh trả hàng	Chi nhánh nơi khách yêu cầu trả hàng.
Kênh bán hàng	Kênh phát sinh đơn hàng cần trả (POS, Online, Shopee,...).
Gian hàng	Gian hàng cụ thể trên kênh bán (Shopee Mall, TikTok Shop,...).
Mã đơn hàng	Mã đơn hàng gốc phát sinh trả hàng.
Trạng thái đơn trả hàng	Trạng thái tổng thể của đơn trả (Đã hủy / Đã lưu trữ / Đang xử lý / Đã gửi yêu cầu / Đã hoàn thành).
Trạng thái hoàn trả	Tình trạng hoàn tiền hoặc hoàn hàng (Chưa hoàn trả / Hoàn trả một phần / Đã hoàn trả).
Trạng thái nhận hàng	Tình trạng nhận lại hàng từ khách (Chưa nhận hàng / Nhận hàng một phần / Đã nhận hàng).
Trạng thái nhập kho	Tình trạng nhập lại hàng trả về kho (Chưa nhập kho / Nhập kho một phần / Đã nhập kho / Không nhập kho).
Ghi chú	Ghi chú nội bộ liên quan đến đơn trả.
Ngày trả lại hàng	Ngày khách thực hiện trả hàng.
Ngày hủy	Ngày hủy đơn trả (nếu có).
Ngày tạo	Thời điểm tạo đơn trả hàng trên hệ thống.
Ngày hoàn thành	Thời điểm hoàn tất xử lý đơn trả.
Mã SKU	Mã SKU của sản phẩm trả.
Tên sản phẩm	Tên sản phẩm khách yêu cầu trả.
Tên phiên bản	Biến thể sản phẩm (Size / Màu sắc).
Số lượng trả hàng	Số lượng khách yêu cầu trả.
Giá bán	Đơn giá bán sản phẩm.
Lý do trả hàng	Lý do khách trả hàng (Sai size, lỗi sản phẩm,...).
Số lượng đã nhận hàng	Số lượng thực tế đã nhận lại.
Số lượng đã hoàn trả	Số lượng đã hoàn tiền/hàng.
Tổng số lượng trả hàng	Tổng sản phẩm trong đơn trả.
Tổng giảm giá sản phẩm hoàn trả	Giá trị giảm giá sản phẩm được hoàn. Công thức: (Giảm giá trên từng sản phẩm trả x Số lượng sản phẩm trả tương ứng)
Tổng giảm giá đơn hàng hoàn trả	Giá trị giảm giá toàn đơn được hoàn. Công thức: (Giá bán của sản phẩm sau giảm giá x Số lượng trả hàng / Tổng giá trị sản phẩm trong đơn sau khi trừ giảm giá sản phẩm ) x Tổng giá trị giảm giá đơn hàng
Tổng thuế hoàn trả	Giá trị thuế được hoàn lại. Công thức: (Tiền thuế trên từng sản phẩm trả x Số lượng sản phẩm trả tương ứng)
Tổng tiền hoàn trả	Số tiền hệ thống ghi nhận bắt buộc phải trả lại cho khách đối với dòng sản phẩm này. Công thức: (Giá bán x Số lượng trả hàng) - Tổng giảm giá sản phẩm hoàn trả - Tổng giảm giá đơn hàng hoàn trả + Tổng thuế hoàn trả
Tổng giá trị trả hàng	Tổng giá trị đơn trả hàng (đã bao gồm thuế). Công thức: (Giá bán x Số lượng trả) - Tổng giảm giá đơn hàng hoàn trả + Thuế VAT (nếu có)
Tổng tiền hoàn	Số tiền thực tế hoàn cho khách (Mặc định bằng 0. Chỉ nhảy số khi nhân viên bấm "Thanh toán" hoàn tiền thành công cho khách). Công thức: Tổng giá trị trả hàng - Tổng giảm giá sản phẩm hoàn trả - Tổng giảm giá đơn hàng hoàn trả + Tổng thuế hoàn trả
Trạng thái vận chuyển hàng trả lại	Tình trạng vận chuyển hàng trả (Đang hoàn hàng / Đã giao người bán / Trả lại thất bại / Thất lạc / Không cần trả lại).
Mã vận đơn trả hàng	Mã vận đơn của đơn vị vận chuyển.
Đối tác vận chuyển	Đơn vị vận chuyển thực hiện (GHN, GHTK,...).
ID tham chiếu	ID liên kết với hệ thống ngoài.
Tên khách hàng	Tên khách thực hiện trả hàng.
Email	Email khách hàng.
Số điện thoại	Số điện thoại khách hàng.
Địa chỉ	Địa chỉ khách hàng.
Chi nhánh nhận hàng	Chi nhánh nhận hàng trả về.
Ngày nhận hàng	Ngày chi nhánh nhận hàng.
Nhân viên nhận hàng	Nhân viên tiếp nhận hàng trả.
Nhân viên xử lý hoàn tiền	Nhân viên thực hiện hoàn tiền.
Nhân viên tạo trả hàng	Nhân viên tạo đơn trả hàng trên hệ thống.

Trợ lý Sapo