Xem, lọc, xuất file, xoá lô, bỏ lưu kho lô trên màn danh sách lô và hạn sử dụng

Việc theo dõi và quản lý sản phẩm theo lô và hạn sử dụng (HSD) là rất quan trọng để kiểm soát chất lượng hàng hóa, tồn kho và tránh lãng phí. Trang "Danh sách lô - HSD" trên Sapo cung cấp cho bạn một công cụ tập trung để xem, lọc, tìm kiếm và thực hiện các thao tác quản lý đối với tất cả các lô hàng có hạn sử dụng trong kho của bạn.

Xem danh sách tất cả các lô hàng, trạng thái (còn hạn, hết hạn, sắp hết hạn) và tồn kho của từng lô tại các chi nhánh.
Dễ dàng lọc ra các lô sắp hết hạn hoặc đã hết hạn để có kế hoạch xử lý kịp thời.
Tìm kiếm lô hàng cụ thể theo mã lô hoặc lọc theo nhiều tiêu chí khác nhau.
Lấy báo cáo chi tiết về tình trạng lô - HSD dưới dạng file Excel để phân tích hoặc lưu trữ.
Xóa hoặc bỏ lưu kho nhiều lô hàng cùng lúc để dọn dẹp dữ liệu.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn cần có quyền Xem sản phẩm và Xem tồn kho để truy cập vào trang này. Các quyền Sửa tồn kho sẽ cần thiết cho thao tác Bỏ lưu kho hoặc Xóa lô.
Xem hướng dẫn phân quyền tại đây

Trên trang quản trị Sapo, trên thanh menu bên trái, truy cập vào mục Quản lý kho -> Tồn kho > chọn mục Danh sách lô - HSD ở góc trên bên phải màn hình

1. Xem thông tin Danh sách lô - HSD

Bước 1: Chọn chi nhánh

Nếu cửa hàng của bạn có nhiều chi nhánh, tại đầu mục màn Danh sách lô - HSD ở góc trên bên trái, bạn thực hiện chọn chi nhánh để xem danh sách lô đang lưu kho tại chi nhánh đó.
Nếu cửa hàng chỉ có 1 chi nhánh, bạn có thể bỏ qua bước này.

Bước 2: Xem thông tin

Trang danh sách sẽ hiển thị các cột thông tin cơ bản về các lô hàng tại chi nhánh đã chọn, trong đó Mã lô, Sản phẩm là thông tin chính, cố định.
Bạn có thể điều chỉnh cột hiển thị bằng cách nhấn vào biểu tượng cài đặt cột (⚙️) để chọn hoặc bỏ chọn các cột thông tin bạn muốn hiển thị trong danh sách.
Các thông tin chính của một lô hàng:

Thông tin	Mô tả
Mã lô	Mã định danh duy nhất của lô hàng.
Sản phẩm	Tên sản phẩm và phiên bản cụ thể chứa lô hàng này.
SKU	Mã SKU của phiên bản sản phẩm.
Barcode	Mã Barcode của phiên bản sản phẩm.
Đơn vị tính	Đơn vị tính của sản phẩm.
Ngày tạo	Ngày lô hàng này được tạo trên hệ thống Sapo.
Ngày sản xuất	Ngày sản xuất được ghi nhận cho lô hàng này.
Hạn sử dụng	Ngày hết hạn được ghi nhận cho lô hàng này.
Trạng thái	Tình trạng hạn sử dụng của lô: Còn hạn hoặc Hết hạn.
Sắp hết hạn	Cho biết lô có đang trong diện cảnh báo sắp hết hạn hay không (Có / Không). - Có: Lô còn hạn VÀ (Số ngày đến hạn ≤ Số ngày cảnh báo đã cài đặt). - Không: Lô hết hạn HOẶC còn hạn nhưng chưa đến ngày cảnh báo HOẶC sản phẩm không cài đặt cảnh báo.
Số ngày đến hạn	Số ngày còn lại tính từ hôm nay đến ngày hết hạn. Nếu lô đã hết hạn, giá trị là 0.
Tồn kho	Số lượng tồn kho thực tế của lô hàng này tại chi nhánh đang xem.

2. Tìm kiếm và lọc lô sản phẩm

Để dễ dàng tìm kiếm và quản lý, bạn có thể sử dụng các công cụ sau:

2.1. Thực hiện tìm kiếm nhanh

Tại khung tìm kiếm, nhập Mã lô bạn muốn tìm vào ô tìm kiếm và nhấn Enter hoặc chờ hệ thống tự tìm kiếm và trả về kết quả theo thông tin đã nhập

2.2. Lọc danh sách lô theo các điều kiện

Bước 1: Chọn điều kiện lọc

Hệ thống đã hiển thị các điều kiện lọc nhanh ở ngoài màn hình gồm Trạng thái, Hạn sử dụng, Tồn kho để bạn có thể lựa chọn điều kiện lọc thu hẹp danh sách lô hàng
Ngoài ra bạn có thể bấm vào nút Bộ lọc khác để hiển thị đầy đủ các điều kiện và lựa chọn thêm các điều kiện khác.
Các tiêu chí lọc bao gồm:
- Trạng thái (Còn hạn / Hết hạn)
- Hạn sử dụng (Chọn ngày/ khoảng ngày cụ thể)
- Tồn kho
  - Có quản lý số lượng tồn kho > Nhập khoảng giá trị tồn kho cần lọc
  - Không quản lý số lượng tồn kho
- Ngày tạo (Chọn ngày/ khoảng ngày cụ thể)
- Ngày sản xuất (Chọn ngày/ khoảng ngày cụ thể)
- Sắp hết hạn (Có / Không)

Bước 2: Xem kết quả lọc

Nhấn nút Lọc để xem kết quả.

2.3 Lưu bộ lọc

Hệ thống đã tạo sẵn 2 bộ lọc Còn hạn, Hết hạn, để thêm bộ lọc mới bạn thực hiện theo các bước:

Bước 1: Lọc danh sách lô theo điều kiện từ hướng dẫn mục 2.2
Bước 2: Bấm nút Lưu bộ lọc
Bước 3: Trên khung popup Lưu bộ lọc mới, bạn nhập tên bộ lọc
Bước 4: Nhấn Lưu để hoàn tất. Bộ lọc được lưu sẽ hiển thị ở dạng Tab (thẻ) ngay dưới tên trang Danh sách lô - HSD cạnh bộ lọc Còn hạn, Hết hạn

3. Xuất file danh sách lô

Bạn có thể xuất dữ liệu danh sách lô ra file Excel để lưu trữ hoặc phân tích.

Bước 1: Truy cập tính năng xuất file

Trên trang Danh sách lô - HSD, nhấn nút Xuất file.

Bước 2: Chọn điều kiện xuất

Trên cửa sổ Xuất file bạn thực hiện

Chọn chi nhánh: Lựa chọn chi nhánh bạn muốn xuất dữ liệu lô.
Chọn danh sách muốn xuất: Có thể là Tất cả danh sách lô hoặc Danh sách lô trên trang này hoặc [Số lượng] lô phù hợp kết quả tìm kiếm
Tuỳ chọn trường dữ liệu xuất: bấm vào mục này và tích chọn các cột dữ liệu bạn muốn có trong file xuất.

Bước 3: Xuất file

Nhấn nút Xuất file
Hệ thống sẽ xử lý và gửi file Excel về email của tài khoản bạn đang đăng nhập và thông báo trên phần mềm.

4. Xóa lô / bỏ lưu kho lô (Hàng loạt)

Bạn có thể xóa các lô không cần thiết hoặc bỏ lưu kho lô tại một chi nhánh cụ thể.

Bước 1: Chọn lô sản phẩm

Trên trang Danh sách lô - HSD bạn đảm bảo đã chọn đúng chi nhánh cần thao tác xoá/bỏ lưu kho lô
Tích chọn vào ô vuông ở đầu dòng của một hoặc nhiều phiên bản sản phẩm/ sản phẩm có chứa lô hàng bạn muốn thực hiện điều chỉnh

Bước 2: Chọn xoá hoặc bỏ lưu kho lô

Chọn thao tác mong muốn Bỏ lưu kho lô hoặc Xóa lô
Hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ xác nhận. Đọc kỹ thông báo và nhấn xác nhận bằng nút Bỏ lưu kho lô hoặc Xoá lô để thực hiện.

Lưu ý:

Để Bỏ lưu kho lô, bạn cần có quyền Sửa tồn kho tại chi nhánh đang thao tác.
Bạn không thể bỏ lưu kho của lô mặc định do lô mặc định bắt buộc phải lưu kho tại tất cả chi nhánh
Để Xóa lô, bạn cần có quyền Sửa tồn kho tại tất cả các chi nhánh đang lưu lô đó.
Bạn không thể xóa lô cuối cùng của một sản phẩm