Kiểm nhận hàng khi chuyển kho trên phần mềm Sapo OmniAI

Tính năng Kiểm nhận khi chuyển kho giúp bạn đối chiếu số lượng thực tế nhận được so với phiếu chuyển, đồng thời ghi nhận hàng thiếu hoặc hỏng một cách minh bạch. Việc này đảm bảo số liệu tồn kho giữa các chi nhánh trên hệ thống luôn chính xác và đồng bộ.

Bước 1: Mở phiếu chuyển cần kiểm nhận

Tại trang quản trị Sapo OmniAI, bạn thực hiện theo các bước sau:

1. Trên thanh menu bên trái màn hình quản trị bạn nhấn chọn Quản lý kho > Chuyển kho.
2. Tìm và chọn phiếu chuyển đang có trạng thái Đang chuyển.
3. Tại mục Sản phẩm chuyển trong chi tiết phiếu, hệ thống cung cấp 02 lựa chọn:
   • Đã nhận đủ hàng chuyển: Hệ thống mặc định bạn nhận đủ 100% số lượng hàng gửi, bỏ qua bước kiểm đếm. > Trên cửa sổ Nhận đủ hàng chuyển bạn nhấn chọn Xác nhận nhận hàng để hoàn tất.
   • Kiểm số lượng hàng nhận: Bạn cần kiểm đếm thực tế từng sản phẩm và chuyển sang bước 2.

Bước 2: Kiểm số lượng hàng nhận

Tại màn hình Kiểm số lượng hàng nhận, bạn có thể lựa chọn nhập liệu thủ công hoặc sử dụng máy quét mã vạch (Barcode) để thao tác nhanh hơn.

1. Nhập liệu thủ công

1. Tìm sản phẩm cần kiểm: Tại khung Sản phẩm chuyển, bạn dùng ô tìm kiếm để lọc nhanh sản phẩm trong phiếu.
2. Nhập số lượng: Ở mỗi dòng sản phẩm, bạn nhập con số chính xác vào hai cột:
   • SL nhận (Thực nhận): Số lượng hàng thực tế bạn đếm được và chấp nhận nhập kho.
   • SL từ chối/thiếu: Số lượng hàng bị lỗi, hỏng, thiếu hoặc bạn quyết định từ chối nhận.

2. Sử dụng máy quét Barcode để kiểm nhận (Khuyên dùng)

2.1. Thao tác quét

Thực hiện quét mã vạch trên sản phẩm. Hệ thống sẽ tự động cộng dồn số lượng vào cột SL nhận.

2.2. Quy tắc ghi nhận khi quét Barcode

• Sản phẩm thường: Mỗi lần quét tính là +1.
• Trùng Barcode: Hệ thống ưu tiên ghi nhận đủ cho dòng nằm trên trước.
• Sản phẩm quy đổi: Quét mã vạch của cả thùng/lốc.
• Sản phẩm Lô (Date): Quét mã vạch chung của sản phẩm, hệ thống tự tăng số lượng lần lượt vào từng lô.
• Sản phẩm quy đổi có gốc là sản phẩm lô: Quét mã SP gốc hoặc mã Pack, hệ thống tự quy đổi và ghi nhận vào các lô thành phần.

2.3. Các lỗi thường gặp khi quét

• Sai Barcode: Thông báo: "Không có sản phẩm trong phiếu chuyển có mã barcode {mã_số}".
• Quét quá số lượng cho phép: Thông báo: "Chỉ có thể nhận tối đa bằng số lượng chuyển".

Bước 3: Xác nhận hoàn tất và xử lý chênh lệch

Sau khi đã kiểm đếm xong toàn bộ sản phẩm:

1. Nhấn nút Xác nhận nhận hàng.
2. Trạng thái phiếu chuyển sẽ đổi sang Đã nhận.
3. Xử lý hàng thiếu/hỏng: Nếu bạn có nhập số lượng tại cột SL từ chối/thiếu, một cửa sổ Xác nhận nhận hàng vào kho sẽ hiện ra để bạn chọn hướng xử lý:
   • Cộng lại kho chuyển: Số lượng từ chối sẽ được cộng lại về tồn kho của Kho gửi.
   • Không cộng lại kho chuyển: Số lượng từ chối bị hủy bỏ, không hoàn lại kho gửi.

Cập nhật dữ liệu tồn kho sau kiểm nhận

Ngay sau khi bạn hoàn tất thao tác, hệ thống sẽ tự động cập nhật:

• Tại Kho nhận: Tăng Tồn kho, giảm Đang về kho.
• Tại Kho chuyển (Nếu chọn "Trả về kho chuyển"): Tăng Tồn kho.