Nhập và xuất file chuyển kho trên phần mềm Sapo OmniAI

Việc luân chuyển hàng hóa số lượng lớn giữa các chi nhánh sẽ trở nên nhanh chóng và chính xác hơn với tính năng Nhập/Xuất file Chuyển kho. Bài viết này hướng dẫn bạn cách tạo phiếu chuyển hàng loạt và trích xuất dữ liệu dễ dàng trên Sapo OmniAI.

Điều kiện tiên quyết:

Cấu hình kho: Đã bật tính năng Quản lý kho đầy đủ trong phần Cấu hình quản lý kho.
Chi nhánh: Hệ thống phải có từ 02 chi nhánh trở lên.
Phân quyền: Tài khoản nhân viên cần được cấp quyền truy cập nhập/xuất chuyển kho.

1. Nhập file chuyển kho

Tính năng này giúp bạn tạo phiếu chuyển kho nhanh chóng thông qua file Excel thay vì nhập thủ công từng sản phẩm.

Bước 1: Mở cửa sổ nhập liệu

Tại trang quản trị Sapo, bạn vào mục Quản lý kho > chọn Chuyển kho.
Tại góc trên bên phải màn hình, nhấn nút Nhập file.

Bước 2: Tải file mẫu và điền thông tin

Tại cửa sổ hiện ra, nhấn Tải file dữ liệu mẫu về máy tính.
Mở file Excel vừa tải và điền thông tin theo quy tắc sau:
- Mã SKU: Bắt buộc nhập. Mã này phải tồn tại và đang được quản lý kho tại chi nhánh chuyển.
- Mã phiếu chuyển kho: Không bắt buộc. Nếu để trống, hệ thống tự sinh mã. Lưu ý: Chỉ nhập ký tự thuộc bảng mã Basic Latin (chữ cái tiếng Anh, số).
- Mã lô (Đối với sản phẩm có Lô - HSD):
  - Mỗi mã lô nằm trên một hàng riêng biệt.
  - Mã lô không nhập quá 50 ký tự.
- Số lượng chuyển: Nhập số lượng tương ứng với từng dòng sản phẩm hoặc từng lô.
- Các trường khác (Mã Barcode, Tên sản phẩm): Không bắt buộc nhập.

Bước 3: Tải file lên hệ thống

Bạn quay lại màn hình Sapo, chọn Chi nhánh chuyển và Chi nhánh nhận hàng.
Kéo thả file Excel đã điền vào khung hoặc nhấn tải lên từ thiết bị.
Nhấn nút Nhập file để bắt đầu xử lý.

Lưu ý:

Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ trả kết quả trong mục thông báo (hình quả chuông) và gửi email chi tiết đến tài khoản của bạn. Hãy kiểm tra email để xem danh sách các dòng lỗi (nếu có).
Phiếu chuyển kho tạo sau khi nhập file thành công ở trạng thái "Chờ chuyển".

2. Xuất file chuyển kho

Tính năng này cho phép bạn trích xuất dữ liệu phiếu chuyển kho ra file Excel để lưu trữ hoặc đối soát.

Bước 1: Chọn tính năng xuất file

Truy cập vào Quản lý kho > Chuyển kho.
Tại góc phải màn hình, nhấn nút Xuất file.

Bước 2: Cấu hình thông tin xuất

Tại hộp thoại xuất file, bạn cần lựa chọn các tiêu chí sau:

Phạm vi dữ liệu (Số lượng xuất):
- Tất cả phiếu chuyển kho: Xuất toàn bộ phiếu đang có trên hệ thống.
- Phiếu chuyển kho trên trang này: Chỉ xuất danh sách phiếu đang hiển thị ở trang hiện tại.
- Phiếu chuyển kho phù hợp kết quả tìm kiếm: Chỉ xuất các phiếu thỏa mãn bộ lọc bạn đang áp dụng.
Loại file xuất:
- File tổng quan: Chỉ chứa thông tin chung của phiếu (Mã phiếu, Chi nhánh, Trạng thái, Người tạo, Ngày tháng...).
- File chi tiết: Chứa đầy đủ thông tin đến từng sản phẩm bên trong phiếu (Mã SKU, Tên sản phẩm, Số lượng, Mã lô, Hạn sử dụng...).
Tùy chọn trường dữ liệu: Bạn có thể nhấn vào Tùy chọn trường dữ liệu xuất để tích chọn hoặc bỏ chọn các cột thông tin cụ thể muốn hiển thị trong file Excel (Ví dụ: Giá bán, Ngày hết hạn, Ghi chú...).

Bước 3: Hoàn tất

Nhấn nút Xuất file để hệ thống tiến hành trích xuất và tải file về máy tính của bạn.

Trợ lý Sapo