Quản lý danh sách tồn kho sản phẩm trên Sapo OmniAI

Trang Tồn kho là công cụ trung tâm giúp bạn nắm bắt chính xác số liệu hàng hóa theo thời gian thực. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng các tính năng trên trang Tồn kho để quản lý hiệu quả, tránh thất thoát và đưa ra quyết định kinh doanh tối ưu.

Điều kiện tiên quyết:

Bạn có quyền truy cập Quản lý kho. Xem thêm cấu hình quản lý kho tại đây.
Cần có sản phẩm đã được tạo trên hệ thống và có phát sinh các giao dịch kho (nhập hàng, bán hàng, chuyển hàng).

Bước 1: Truy cập trang Quản lý tồn kho

Để bắt đầu, bạn truy cập vào trang quản lý tồn kho theo các bước sau:

Tại menu quản trị Sapo, trên thanh menu bên trái bạn chọn Quản lý kho.
Hệ thống đã mặc định chọn mục Tồn kho. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình danh sách tồn kho của tất cả sản phẩm.

Bước 2: Thực hiện các thao tác quản lý tồn kho

1. Tìm kiếm và Lọc sản phẩm

Để nhanh chóng tìm thấy sản phẩm cần kiểm tra, bạn có thể sử dụng các công cụ tìm kiếm và bộ lọc mạnh mẽ.

1.1. Lọc theo chi nhánh

Nếu bạn quản lý nhiều cửa hàng, hệ thống cho phép xem tồn kho của một chi nhánh cụ thể. Tại tiêu đề trang Quản lý kho: [tên chi nhánh] ở góc trên bên trái, bạn nhấp vào và chọn chi nhánh muốn xem.

Lưu ý:

Nếu chi nhánh bạn chọn đã hết hạn, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo: "Chi nhánh đã hết hạn. Vui lòng liên hệ 1900 6750 để gia hạn hoặc xoá dữ liệu kho nếu không dùng nữa tại đây".
Nhấn chọn tại đây để chuyển về màn cấu hình chi nhánh. Xem thêm hướng dẫn cấu hình chi nhánh tại đây.

1.2. Tìm kiếm nhanh

Tại thanh tìm kiếm, bạn có thể nhập Mã SKU, Tên sản phẩm, hoặc Barcode để tìm kiếm tức thì.

1.3. Lọc nhanh theo trạng thái (Tabs)

Phía trên thanh tìm kiếm là các tab lọc nhanh theo trạng thái tồn kho của sản phẩm:

Tất cả: Hiển thị toàn bộ sản phẩm không phân biệt trạng thái.
Còn hàng: Chỉ hiển thị các sản phẩm có tồn kho lớn hơn 0. Tự động áp dụng bộ lọc "Tồn kho: 0.001 - không giới hạn".
Hết hàng: Chỉ hiển thị các sản phẩm có tồn kho bằng hoặc nhỏ hơn 0 (bao gồm cả tồn âm). Tự động áp dụng bộ lọc "Tồn kho: không giới hạn - 0".

1.4. Sử dụng Bộ lọc nâng cao

Để có kết quả tìm kiếm chính xác hơn, bạn nhấp vào nút Bộ lọc khác và kết hợp nhiều điều kiện:

Lọc theo khoảng số lượng: Nhập khoảng giá trị "Từ - Đến" cho các trường như Tồn kho, Có thể bán, Đang giao dịch, Đang về kho.
Lọc theo thuộc tính sản phẩm: Chọn từ danh sách có sẵn của Loại sản phẩm, Nhãn hiệu, Tag.
Lọc theo hình thức quản lý: Lọc các sản phẩm được quản lý theo Lô - Hạn sử dụng.

Nhấn chọn Lọc, hệ thống sẽ trả về kết quả theo điều kiện bạn đã chọn.

2. Lưu bộ lọc

Sau khi đã thiết lập một bộ lọc phức tạp và cần dùng lại nhiều lần, bạn có thể lưu lại bằng cách:

Nhấp vào nút Lưu bộ lọc.
Tùy chọn Lưu bộ lọc mới hoặc Lưu vào bộ lọc đã có.
Nhập tên bộ lọc hoặc Chọn bộ lọc.
Nhấn Lưu để hoàn tất.

Mẹo:

Việc lưu lại các bộ lọc thường dùng (ví dụ: "Sản phẩm sắp hết hàng tại Chi nhánh X", "Hàng nhập trong tuần") sẽ giúp bạn truy cập dữ liệu nhanh chóng chỉ với một cú nhấp chuột.

3. Tùy chỉnh hiển thị danh sách tồn kho

Bạn hoàn toàn có thể cá nhân hóa giao diện danh sách tồn kho để chỉ hiển thị những thông tin mình quan tâm.

Tại danh sách sản phẩm, nhấp vào biểu tượng cài đặt (⚙️).
Một cửa sổ "Điều chỉnh cột hiển thị" sẽ hiện ra. Tại đây, bạn tích để chọn những cột muốn hiển thị và bỏ tích những cột muốn ẩn đi. Bạn cũng có thể di chuyển vị trí các trường thông tin cho phù hợp với nhu cầu quản lý.
Nhấn Lưu để áp dụng thay đổi. Nếu muốn quay về giao diện mặc định, nhấn Quay về mặc định.

Chi tiết các trường thông tin như sau:

Ảnh: Hình ảnh phiên bản sản phẩm.
Sản phẩm (Cố định): Tên sản phẩm/phiên bản sản phẩm. Bạn có thể nhấn vào tên sản phẩm để xem thông tin chi tiết.
SKU: Mã SKU của sản phẩm.
Barcode: Mã vạch của sản phẩm.
Đơn vị tính:
Quản lý lô - HSD:
Tồn kho: Số lượng sản phẩm thực tế đang có trong kho. (Tồn kho = Có thể bán + Đang giao dịch + Đang đóng gói + Không thể bán)
Có thể bán: Số lượng sản phẩm hiện có thể tạo đơn bán được.
Đang giao dịch: Số lượng sản phẩm đang nằm trong đơn hàng đã tạo, đã được cam kết cho các đơn hàng nhưng chưa xử lý đóng gói.
Đang đóng gói: Số lượng sản phẩm đang nằm trong đơn hàng đã được yêu cầu đóng gói và đang trong quá trình chuẩn bị giao cho đơn vị vận chuyển/tự vận chuyển, nhưng chưa hoàn tất bàn giao.
Đang về kho: Số lượng hàng đang chuẩn bị về kho.
Vị trí lưu kho: Mã vị trí lưu kho của sản phẩm.
Giá bán: Giá bán của sản phẩm.
Giá vốn: Giá vốn của sản phẩm.
Không thể bán: Số lượng tồn kho những đang được giữ hàng không được bán.

Mẹo:

Bạn có thể bấm vào mũi tên bên cạnh các số lượng Đang giao dịch, Đang đóng gói, Đang về kho để xem các giao dịch mà sản phẩm đang ở trạng thái tương ứng.

4. Thao tác xuất file tồn kho

Tính năng này cho phép bạn xuất dữ liệu ra file Excel để lưu trữ, làm báo cáo hoặc phân tích sâu hơn.

5. Thao tác nhập file tồn kho

Tính năng cho phép bạn sử dụng file Excel để cập nhật hàng loạt các thông tin số lượng tồn kho và vị trí sản phẩm, giúp tiết kiệm tối đa thời gian và hạn chế sai sót so với việc chỉnh sửa thủ công từng sản phẩm. Xem thêm hướng dẫn nhập file tồn kho tại đây.

6. Xem danh sách lô HSD

Tính năng Danh sách lô - HSD giúp bạn có thể xem, lọc, tìm kiếm và thực hiện các thao tác quản lý đối với tất cả các lô hàng có hạn sử dụng trong kho. Xem thêm hướng dẫn thao tác trên màn danh sách lô - HSD tại đây.