1. Thêm sản phẩm quy đổi vào phiếu kiểm kho

• Bước 1: Tại giao diện tạo phiếu kiểm kho, bạn tìm đến mục Thêm sản phẩm.
• Bước 2: Trong danh sách sản phẩm hoặc ô tìm kiếm, bạn chọn sản phẩm có đơn vị quy đổi mà bạn muốn đưa vào phiếu kiểm.

2. Nhập số lượng thực tế và hiểu giao diện hiển thị

Sau khi thêm sản phẩm quy đổi vào phiếu, giao diện sẽ hiển thị các thông tin một cách đặc thù để bạn dễ dàng thao tác và theo dõi:

2.1. Dòng sản phẩm gốc (hiển thị ở trên cùng, không có nền màu):

• Dòng này cho biết tổng số lượng sản phẩm được tính theo đơn vị cơ bản nhất (ví dụ: 1 chai nước). Khi điều chỉnh kho, hệ thống sẽ tính và cân bằng số lượng theo đơn vị này.
• Các đơn vị đóng gói lớn hơn, như 1 thùng chứa nhiều chai, chỉ là cách tính tạm thời và sẽ được quy đổi về đơn vị cơ bản để quản lý chính xác
• Thông tin hiển thị:
• • Tên sản phẩm gốc.
  • Tồn chi nhánh (theo đơn vị gốc): Số lượng sản phẩm gốc đang được ghi nhận trong hệ thống tại chi nhánh kiểm kho.
  • Tồn thực tế (theo đơn vị gốc): Số lượng hệ thống sẽ tự động tính toán và hiển thị tổng số lượng sản phẩm gốc dựa trên số lượng thực tế bạn nhập cho các đơn vị quy đổi ở dưới. Đây là con số dùng để so sánh và cân bằng kho.
  • SL chênh lệch (theo đơn vị gốc): Số lượng chênh lệch giữa "Tồn chi nhánh" và "Tồn thực tế".
  • Giá trị chênh lệch = Số lượng chênh lệch (theo đơn vị gốc ) * Giá vốn
  • Lý do: chọn 1 trong các lý do khi có chênh lệch: Khác, Hư hỏng, Thất lạc, Sản xuất thêm, Nhận hàng trả lại, Sản phẩm khuyến mại, Khớp với thực tế, Điều chuyển

2.2. Các dòng sản phẩm quy đổi (hiển thị bên dưới dòng sản phẩm gốc, nền màu xám):

• Mỗi dòng này đại diện cho một đơn vị quy đổi cụ thể của sản phẩm gốc (bao gồm cả chính đơn vị gốc nếu bạn cũng kiểm theo đơn vị đó).
• Ví dụ: nếu sản phẩm gốc là "Nước ngọt (chai)", các dòng quy đổi có thể là "Nước ngọt (chai)", "Nước ngọt (lốc 6 chai)", "Nước ngọt (thùng 24 chai)".
• Bạn nhập số lượng thực tế: Tại cột "Tồn thực tế"  của mỗi dòng đơn vị quy đổi, bạn điền số lượng bạn đếm được trong kho theo đúng đơn vị đó. Ví dụ, bạn đếm được 5 thùng và 10 chai lẻ.
  • Dòng "Nước ngọt (thùng 24 chai)": nhập 5.
  • Dòng "Nước ngọt (chai)": nhập 10.
• Hệ thống tự động tính toán: Ngay khi bạn nhập số lượng cho một đơn vị quy đổi, hệ thống sẽ tự động:
  • Quy đổi số lượng đó ra đơn vị gốc.
  • Cập nhật lại tổng Tồn thực tế (theo đơn vị gốc) ở dòng sản phẩm gốc phía trên.

• Nếu bạn sử dụng file Excel để kiểm kho, hãy nhập SKU hoặc Barcode của từng sản phẩm quy đổi (ví dụ: SKU của "Thùng Coca", SKU của "Lốc Coca", SKU của "Chai Coca") cùng với số lượng thực tế bạn đếm được của đơn vị quy đổi đó.
• Khi bạn tải file Excel này lên hệ thống, phần mềm sẽ tự động xử lý, nhận diện và hiển thị thông tin trên phiếu kiểm theo cấu trúc "sản phẩm gốc - các sản phẩm quy đổi" như đã mô tả ở trên.
• Xem thêm hướng dẫn chi tiết nhập file qua bài viết Cập nhật chỉnh sửa tồn kho hàng loạt bằng file Excel 

Tương tự như nhập file Excel, khi bạn quét mã vạch:

• Bạn có thể quét mã vạch của từng đơn vị quy đổi (ví dụ: quét mã vạch của thùng, sau đó quét mã vạch của lốc, rồi của chai).
• Hệ thống sẽ ghi nhận số lượng cho từng đơn vị quy đổi bạn quét.
• Trên phiếu kiểm, thông tin cũng sẽ được tự động tính toán và hiển thị theo cấu trúc "sản phẩm gốc - các sản phẩm quy đổi".