Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo
Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo

Nhập hàng bằng file Excel trên Sapo Omni

Để giúp quá trình nhập hàng diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn, phần mềm hỗ trợ tính năng nhập hàng bằng file Excel. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn cần nhập số lượng lớn hàng hóa, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót so với việc nhập thủ công.

Điều kiện tiên quyết:

Bước 1: Tải file mẫu nhập hàng

  • Trên trang quản trị Sapo, chọn Nhập hàng > Nhập file (góc trái màn hình).
  • Hộp thoại Nhập file đơn nhập hàng sẽ mở ra.
  • Nhấn “Tại đây” để tải file mẫu về máy tính.

Bước 2: Điền thông tin vào file Excel

Nếu bạn đang nhập hàng cho 1 số lượng lớn sản phẩm, bạn có thể tải file dữ liệu trên trang danh sách sản phẩm và lấy nhanh các thông tin từ file danh sách. Xem thêm hướng dẫn xuất file sản phẩm tại đây.

Mở file Excel và nhập thông tin theo hướng dẫn dưới đây:

1. Thông tin chung về đơn nhập hàng

Trường dữ liệu Bắt buộc? Mô tả
Mã đơn nhập Không Nếu để trống, hệ thống sẽ tự động sinh mã.
Mã chính sách giá Không Cần nhập chính xác mã chính sách giá trên Sapo. Nếu để trống, hệ thống sẽ lấy giá từ cột Giá nhập. Xem thêm hướng dẫn Thêm chính sách giá cho sản phẩm tại đây
Thẻ tags Không Nếu có nhiều thẻ, cách nhau bằng dấu phẩy.
Ghi chú Không Ghi chú cho cả đơn nhập, tối đa 255 ký tự.
Tham chiếu Không Nhập nếu cần.

2. Thông tin sản phẩm trong đơn nhập

Trường dữ liệu Bắt buộc? Mô tả
Mã SKU Có Nhập chính xác mã SKU sản phẩm. Nếu để trống, cần nhập Mã Barcode.
Mã Barcode Không Nếu cửa hàng có nhiều sản phẩm trùng mã barcode, hệ thống sẽ lấy sản phẩm có thời gian tạo gần nhất.
Số lượng Có Phải nằm trong khoảng 0 < n < 999,999.
Mã Lô Có (nếu là sản phẩm Lô HSD) Bắt buộc nếu sản phẩm có quản lý Lô HSD.
Ngày sản xuất Có (nếu là sản phẩm Lô HSD) Định dạng dd/mm/yyyy.
Ngày hết hạn Có (nếu là sản phẩm Lô HSD) Định dạng dd/mm/yyyy.
Serial/Imei Có (nếu là sản phẩm Serial/Imei) Nếu có nhiều số Imei, cách nhau bằng dấu phẩy.
Đơn giá Có Chỉ nhập số nguyên trong khoảng 0 - 99,999,999. Nếu để trống, hệ thống sẽ lấy giá nhập mặc định trên hệ thống.
Chiết khấu sản phẩm Không Nhập một trong hai loại (%) hoặc giá trị. Nếu điền cả hai, hệ thống ưu tiên giá trị.
Thuế Không Nhập giá trị từ 0 đến 100. Nếu đã áp dụng thuế trong cấu hình, có thể bỏ trống.
Ghi chú sản phẩm Không Tối đa 500 ký tự.

3. Thông tin tổng đơn nhập hàng

Trường dữ liệu Bắt buộc? Mô tả
Chi phí tổng đơn Không Nếu có nhiều chi phí, mỗi chi phí sẽ nằm trên một dòng.
Chiết khấu tổng đơn Không Nhập một trong hai loại (%) hoặc giá trị. Nếu điền cả hai, hệ thống ưu tiên giá trị.

Bước 3: Nhập file Excel lên hệ thống

  • Trên trang quản trị Sapo, chọn Nhập hàng > Nhập file (góc trái màn hình).
  • Hộp thoại Nhập file đơn nhập hàng sẽ mở ra.
  • Chọn Chi nhánh và Nhà cung cấp.
  • Nhấn vào “Kéo thả file vào đây hoặc tải lên từ thiết bị” để tải file lên.
  • Nhấn Nhập file để hệ thống xử lý dữ liệu.
  • Sau khi nhập file thành công, đơn nhập sẽ hiển thị trạng thái “Đang giao dịch” và chưa nhập kho.

Bước 4: Kiểm tra và xử lý đơn nhập hàng

  • Sau khi tải file lên thành công, bạn có thể mở đơn nhập hàng để kiểm tra và hoàn tất bằng cách:
  • Click vào đơn nhập hàng vừa tạo để xem chi tiết.
  • Chọn một trong các hành động sau:
Hành động Mô tả
Hủy (góc phải màn hình) Hủy đơn nhập hàng nếu không nhập nữa
Sửa đơn (góc phải màn hình) Chỉnh sửa thông tin đơn nhập nếu cần.
Nhập hàng (góc phải màn hình) Xác nhận nhập hàng và cộng số lượng tồn kho.
Nhập hàng & In mã vạch Xác nhận nhập kho và chuyển sang màn hình in mã vạch (Xem hướng dẫn in mã vạch tại đây).
NHẬP HÀNG
Trường nhập Validate Báo lỗi
Mã đơn nhập hàng - Giới hạn 50 ký tự - Không được trùng tiền tố OSN mặc định của hệ thống
Mã chính sách giá check trùng mã chính sách giá trên hệ thống nếu để trống thì tạo đơn chính sách giá là chính sách giá nhập mặc định, nếu vừa nhập mã cs giá vừa nhập đơn giá ở line trên file thì ưu tiên lấy giá trị đơn giá nhập trên file Mã chính sách giá chưa có trên hệ thống
Mã SKU check trùng mã SKU trên hệ thống, nếu trường này trống thì check mã Barcode, nếu điền cả 2 thì chỉ check SKU Không tồn tại sản phẩm mã [SKU] trên hệ thống
Mã Barcode Check trùng mã Barcode trên hệ thống (trong TH sản phẩm ko nhập mã SKU) Không tồn tại sản phẩm mã [mã Barcode] trên hệ thống check thấy trên hệ thống có > 1 mã barcode trùng với mã trên file ==> lấy sản phẩm mã barcode có id lớn hơn
Tên sản phẩm -
Số lượng - nhập số - max 999,999, min >=0 - nhập lẻ tối đa 3 số thập phân => nếu nhập nhiều hơn 3 số thập phân hệ thống xử lý tự làm tròn đến số thứ 3 Số lượng đặt phải nhập số trong khoảng từ 0 đến 999,999
Mã lô - Tối đa 20 ký tự - Không chứa ký tự đặc biệt Mã lô phải dưới 20 ký tự và không chứa ký tự đặc biệt
Ngày sản xuất - Định dạng dd/mm/yyyy Ngày sản xuất chưa nhập đúng định dạng dd/mm/yyyy
Ngày hết hạn - Định dạng dd/mm/yyyy - Nếu nhập mã lô thì bắt buộc nhập trường này mới tạo lô thành công Ngày hết hạn chưa nhập đúng định dạng dd/mm/yyyy Dòng [STT] Chưa nhập Ngày hết hạn
Serial/Imei - Không chứa ký tự đặc biệt - Tối đa 50 ký tự Mã serial không chứa ký tự đặc biệt và chỉ tối đa 50 ký tự
Đơn giá - Nhập số - max 99,999,999,999, min >= 0 - không nhập số lẻ - Nếu để trống thì lên hệ thống ghi nhận = chính sách giá nhập mặc định, điền 0 thì ghi nhận = 0 - ko phải định dạng số => Đơn giá phải nhập số - Nhập ko trong khoảng 0=<x=<99,999,999,999 => [STT line]. Đơn giá sản phẩm phải trong khoảng từ 0 đến 99,999,999,999
Chiết khấu (%) - Nhập từ 0 - 100 - Bỏ trống ghi nhận = null, giao diện hiển thị 0 (dev tự xử lý)
Chiết khấu (VND) - Nhập số - max 99,999,999,999, min >= 0 - không nhập số lẻ (dev tự xử lý)
Thuế (%) - Nhập từ 0 - 100 - Bỏ trống ghi nhận = null, giao diện hiển thị 0 (dev tự xử lý)
Ghi chú sản phẩm - Giới hạn 255 ký tự (dev tự xử lý)
Chiết khấu tổng đơn (%) - Nhập từ 0 - 100 - Bỏ trống ghi nhận = null, giao diện hiển thị 0 (dev tự xử lý)
Chiết khấu tổng đơn (VND) - Nhập số - max 99,999,999,999, min >= 0 - không nhập số lẻ (dev tự xử lý)
Tên chi phí - Tối đa 255 ký tự - Điền giá trị chi phí thì bắt buộc phải điền tên chi phí
Giá trị chi phí - Nhập số - max 99,999,999,999, min >= 0 - không nhập số lẻ - Nếu điền tên chi phí thì bắt buộc điền giá trị chi phí
Thẻ tag Không quá 100 tag mỗi đơn, mỗi tag không được quá 255 ký tự (dev tự xử lý)
Ghi chú đơn nhập - Giới hạn 255 ký tự (dev tự xử lý)
Tham chiếu đơn nhập - Giới hạn 255 ký tự
  • Nhập file excel
  • Input:
  • Chọn thông tin trong popup nhập:
  • Chọn chi nhánh: gọi toàn bộ các chi nhánh ra drop-down để chọn, nếu chỉ có 1 CN để CN mặc định
  • Chọn NCC: Gọi toàn bộ danh sách NCC khi mở drop-down, hỗ trợ tìm kiếm trong dropdown
  • Tải file mẫu:
Mã đơn nhập Thẻ tags
Mã chính sách giá Ghi chú
Tham chiếu đơn nhập
Thông tin sản phẩm Chi phí tổng đơn Chiết khấu tổng đơn
Mã SKU Mã Barcode Tên sản phẩm Số lượng Nhập lô Serial/Imei Đơn giá Chiết khấu sản phẩm Thuế (%) Ghi chú sản phẩm Tên chi phí Giá trị chi phí % VND
Mã lô Ngày sản xuất Ngày hết hạn % VND
PVN01 Ví dụ sản phẩm lô 5 LOTS112233 20/08/2020 20/08/2021 10000000 10 10 Hàng dễ vỡ phí giao hàng 30000 10
10 LOTS11223344 18/08/2020 18/08/2021 1000000 10
PVN02 Ví dụ Sản phẩm serial 1 112233, 4455667 10000000 100000 Hàng dễ vỡ phí bốc hàng 20000
PVN03 8934602001078 Ví dụ Sản phẩm thường 7 1500000 5

Mã đơn nhập: Trường không bắt buộc. Nếu để trống, đơn nhập sẽ lấy mã hệ thống tự sinh. Vui lòng điền mã đơn nhập vào ô kế bên phải
Mã chính sách giá: Trường không bắt buộc. Cần nhập chính xác mã chính sách giá trên Sapo. Nếu để trống khi tạo đơn nhập sẽ lấy giá người dùng cung cấp trên cột "giá nhập", khi nhập mã sẽ lấy theo giá có sẵn trên Sapo ứng với mã người dùng nhập. Vui lòng điền mã chính sách giá vào ô kế bên phải.
Thẻ tags: Nhập nhiều thẻ tag, mỗi thẻ tag nhau bởi dấu phẩy.
Ghi chú: Ghi chú cho cả đơn nhập. Nhập tối đa 255 ký tự
Mã SKU: Trường SKU sản phẩm bắt buộc nhập chính xác. Nếu để trống cần phải nhập mã Barcode sản phẩm
Mã Barcode: Nếu mã SKU trống, cần phải nhập mã Barcode. Nếu cửa hàng có nhiều sản phẩm trùng mã Barcode Sapo sẽ lấy sản phẩm tạo gần nhất.
Số lượng: Trường bắt buộc nhập. Chỉ được nhập số trong khoảng 0 <n< 999,999
Serial/Imei: Nhập mã serial/imei, ngăn cách với nhau bằng dấu phẩy ','
Đơn giá: Chỉ được nhập số, trường hợp để trống sẽ lấy đơn giá = 0
Chiết khấu sản phẩm:
Chỉ cần nhập một trong hai loại giá trị theo % hoặc theo VND
Trường hợp nhập cả hai cột trên cùng một hàng, Sapo sẽ lấy giá trị tiền
Thuế (%)
Chỉ được nhập số trong khoảng 0 < n <=100
Nếu Áp dụng thuế theo cấu hình sản phẩm, không cần nhập giá trị thuế
Ghi chú sản phẩm: Ghi chú cho từng sản phẩm. Tối đa 500 ký tự

Chi phí tổng đơn: Mỗi dòng trên cột chi phí tổng đơn sẽ tạo ra một chi phí trên đơn nhập hàng. Có thể tạo ra nhiều dòng chi phí
Chiết khấu tổng đơn:
Chỉ cần nhập một trong hai loại giá trị theo % hoặc theo VND
Trường hợp nhập cả hai cột trên cùng một hàng, Sapo sẽ lấy giá trị tiền

  • Tải file lên
  • Ouput:
  • Hệ thống check các variant thoả mãn điều kiện có thể nhập lên:
  • Khớp SKU hoặc mã Barcode trên hệ thống
  • Có Số lượng đặt
  • File nhập thành công: tự động tạo đơn nhập hàng. Đơn đặt hàng nhập = file có status = pending, trên giao diện là Chưa nhập hàng
  • File nhập không thành công: trả lý do về mail / về chi tiết ở mục Xuất/Nhập file

File validate + báo lỗi:

Trường nhập Validate Báo lỗi
Mã đơn nhập hàng - Giới hạn 50 ký tự - Không được trùng tiền tố OSN mặc định của hệ thống
Mã chính sách giá check trùng mã chính sách giá trên hệ thống nếu để trống thì tạo đơn chính sách giá là chính sách giá nhập mặc định, nếu vừa nhập mã cs giá vừa nhập đơn giá ở line trên file thì ưu tiên lấy giá trị đơn giá nhập trên file Mã chính sách giá chưa có trên hệ thống
Mã SKU check trùng mã SKU trên hệ thống, nếu trường này trống thì check mã Barcode, nếu điền cả 2 thì chỉ check SKU Không tồn tại sản phẩm mã [SKU] trên hệ thống
Mã Barcode Check trùng mã Barcode trên hệ thống (trong TH sản phẩm ko nhập mã SKU) Không tồn tại sản phẩm mã [mã Barcode] trên hệ thống check thấy trên hệ thống có > 1 mã barcode trùng với mã trên file ==> lấy sản phẩm mã barcode có id lớn hơn
Tên sản phẩm -
Số lượng - nhập số - max 999,999, min >=0 - nhập lẻ tối đa 3 số thập phân => nếu nhập nhiều hơn 3 số thập phân hệ thống xử lý tự làm tròn đến số thứ 3 Số lượng đặt phải nhập số trong khoảng từ 0 đến 999,999
Mã lô - Tối đa 20 ký tự - Không chứa ký tự đặc biệt Mã lô phải dưới 20 ký tự và không chứa ký tự đặc biệt
Ngày sản xuất - Định dạng dd/mm/yyyy Ngày sản xuất chưa nhập đúng định dạng dd/mm/yyyy
Ngày hết hạn - Định dạng dd/mm/yyyy - Nếu nhập mã lô thì bắt buộc nhập trường này mới tạo lô thành công Ngày hết hạn chưa nhập đúng định dạng dd/mm/yyyy Dòng [STT] Chưa nhập Ngày hết hạn
Serial/Imei - Không chứa ký tự đặc biệt - Tối đa 50 ký tự Mã serial không chứa ký tự đặc biệt và chỉ tối đa 50 ký tự
Đơn giá - Nhập số - max 99,999,999,999, min >= 0 - không nhập số lẻ - Nếu để trống thì lên hệ thống ghi nhận = chính sách giá nhập mặc định, điền 0 thì ghi nhận = 0 - ko phải định dạng số => Đơn giá phải nhập số - Nhập ko trong khoảng 0=<x=<99,999,999,999 => [STT line]. Đơn giá sản phẩm phải trong khoảng từ 0 đến 99,999,999,999
Chiết khấu (%) - Nhập từ 0 - 100 - Bỏ trống ghi nhận = null, giao diện hiển thị 0 (dev tự xử lý)
Chiết khấu (VND) - Nhập số - max 99,999,999,999, min >= 0 - không nhập số lẻ (dev tự xử lý)
Thuế (%) - Nhập từ 0 - 100 - Bỏ trống ghi nhận = null, giao diện hiển thị 0 (dev tự xử lý)
Ghi chú sản phẩm - Giới hạn 255 ký tự (dev tự xử lý)
Chiết khấu tổng đơn (%) - Nhập từ 0 - 100 - Bỏ trống ghi nhận = null, giao diện hiển thị 0 (dev tự xử lý)
Chiết khấu tổng đơn (VND) - Nhập số - max 99,999,999,999, min >= 0 - không nhập số lẻ (dev tự xử lý)
Tên chi phí - Tối đa 255 ký tự - Điền giá trị chi phí thì bắt buộc phải điền tên chi phí
Giá trị chi phí - Nhập số - max 99,999,999,999, min >= 0 - không nhập số lẻ - Nếu điền tên chi phí thì bắt buộc điền giá trị chi phí
Thẻ tag Không quá 100 tag mỗi đơn, mỗi tag không được quá 255 ký tự (dev tự xử lý)
Ghi chú đơn nhập - Giới hạn 255 ký tự (dev tự xử lý)
Tham chiếu đơn nhập - Giới hạn 255 ký tự
iconTrợ lý Sapo
icon
icon
Đóng