Tạo phiếu kiểm hàng bằng file Excel trên Sapo Omni

Tính năng Kiểm hàng bằng file Excel giúp bạn kiểm kê số lượng sản phẩm hàng loạt nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và hạn chế tối đa sai sót trong quá trình xử lý kho.

Điều kiện tiên quyết:

Phân quyền tài khoản: Tài khoản của bạn cần được phân quyền Kiểm hàng trên hệ thống Sapo (Xem chi tiết phân quyền nhân viên tại đây).
Phiên bản áp dụng: Áp dụng cho quản trị phần mềm phiên bản Sapo Omni (bạn có thể kiểm tra logo ở góc trên cùng bên trái thanh menu).
Giới hạn tính năng: Chưa hỗ trợ kiểm hàng đối với các sản phẩm quản lý theo Serial/Imei.

Bước 1: Mở giao diện nhập file Excel phiếu kiểm hàng

Trên thanh menu bên trái trang quản trị Sapo, bạn chọn Sản phẩm > Kiểm hàng.
Tại màn hình Kiểm hàng, bạn nhấp chọn nút Nhập file ở phía trên góc trái. Hộp thoại Nhập file phiếu kiểm hàng sẽ hiển thị.

Bước 2: Tải file mẫu

Tại hộp thoại Nhập file phiếu kiểm hàng, bạn nhấp vào liên kết "tại đây" tại dòng Tải file mẫu nhập phiếu kiểm hàng để tải file Excel chuẩn về máy tính.

Lưu ý:

File nhập có dung lượng tối đa là 5MB và không quá 5000 bản ghi.

Bước 3: Nhập thông tin vào file Excel

Bạn mở file Excel vừa tải về và điền thông tin vào các cột tương ứng:

Mã phiếu: Không bắt buộc.
Mã SKU*: Bắt buộc.
Tên sản phẩm: Không bắt buộc.
Mã lô: Không bắt buộc.
Tồn thực tế: Nhập số lượng kiểm kho thực tế (nếu để trống, hệ thống sẽ mặc định hiểu là 0).
Lý do: Không bắt buộc.
Ghi chú: Không bắt buộc.

Mẹo:

Bạn có thể xuất danh sách sản phẩm từ mục Sản phẩm để sao chép nhanh cột Mã SKU vào file kiểm hàng (Xem hướng dẫn xuất file sản phẩm tại đây).

Bước 4: Nhập file vào hệ thống

Quay lại hộp thoại Nhập file phiếu kiểm hàng trên Sapo.
Tại mục Chi nhánh kiểm, bạn nhấn vào khung chọn để chọn đúng chi nhánh cần kiểm kho.
Kéo thả file Excel đã chuẩn bị vào khung "Kéo thả file vào đây hoặc tải lên từ thiết bị" (hoặc nhấp vào để chọn file).
Nhấn nút Nhập file để hệ thống xử lý.

Sau khi nhập thành công, hệ thống hiển thị thông báo và phiếu kiểm hàng mới sẽ xuất hiện ở danh sách với trạng thái Đang kiểm kho.

Mẹo:

Bạn có thể kiểm tra trạng thái tiến trình bằng cách chọn [Tên tài khoản] (góc trên bên phải màn hình) > Lịch sử xuất nhập file. Nếu xuất hiện trạng thái Thất bại, hãy rê chuột vào chữ "Thất bại" để xem chi tiết nguyên nhân lỗi.

Bước 5: Kiểm tra phiếu đã nhập và cân bằng kho

Tại danh sách Kiểm hàng, nhấp vào mã phiếu vừa tạo để kiểm tra lại chi tiết danh sách và số lượng tồn thực tế.
Nhấn nút Cân bằng kho để hoàn tất quá trình kiểm hàng và cập nhật tồn kho mới.

Trợ lý Sapo